Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно вносить сведения о работе в обособленном (филиальном) подразделении организации в трудовую книжку работника, какие нормативные акты регулируют этот процесс и какие типовые формулировки рекомендуется использовать.
Что такое обособленное подразделение?
Обособленное (филиальное) подразделение – это часть юридического лица, расположенная в другом месте (городе, регионе) и имеющая собственный бухгалтерский и/или кадровый учет, но не являющаяся самостоятельным юридическим лицом. ОСП оформляется в установленном порядке в ФНС и указывается в уставных документах организации.
Ключевые признаки ОСП
- Наличие отдельного адреса и, как правило, собственного расчётного счёта;
- Регистрация в налоговых органах (ФНС) как обособленного подразделения;
- Возможность самостоятельного начисления и выплаты заработной платы (при наличии соответствующих полномочий).
Нормативно‑правовая база
Основные документы, регулирующие порядок внесения записей в трудовую книжку в случае работы в ОСП:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 66, 67, 68, 69;
- Приказ Минтруда России от № 129н «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
- Постановление Президиума Верховного Суда РФ от № 15 «Об особенностях учёта при преобразовании обособленного структурного подразделения в филиал» (вопросы трансформации ОСП);
- Методические рекомендации ФНС по оформлению обособленных подразделений;
- КонсультантПлюс, «Свод правил заполнения трудовой книжки», 2026 год.
Когда необходимо вносить запись в трудовую книжку?
Запись в трудовую книжку делается в следующих случаях:
- При приёме работника на работу в обособленное подразделение;
- При переводе работника из одного ОСП в другое (в том же юридическом лице);
- При изменении должности, но с сохранением работы в том же ОСП;
- При прекращении трудовых отношений (увольнение, расторжение договора) в ОСП;
- При оформлении совместительства в ОСП (если в трудовой книжке ранее не было записи о совместительстве).
Как правильно оформить запись в трудовой книжке
Приём на работу в обособленное подразделение
Запись делается в графе «Сведения о работе» (раздел 3) в следующей форме:
Принят(а) на работу (дата) в должность «наименование должности» в обособленном подразделении «полное наименование ОСП, адрес» (при необходимости указать код ОСП).
Пример:
Принят на работу в должность «менеджер по продажам» в обособленном подразделении «ООО «Ритейл», филиал в г. Санкт‑Петербург, ул. Невский, д. 10».
Перевод из одного ОСП в другое
Для перевода используется приказ о переводе, в котором указывается:
- Дата приказа;
- ФИО работника;
- Текущее должностное наименование и ОСП;
- Новое должностное наименование и ОСП;
- Ссылка на запись в трудовой книжке (UUID‑кода в СЗВ‑ТД, если используеться электронная система).
Запись в трудовой книжке выглядит так:
Переведён(а) из обособленного подразделения «ООО «Ритейл», филиал в г. Москва» в обособленное подразделение «ООО «Ритейл», филиал в г. Санкт‑Петербург» с .
Изменение должности в рамках того же ОСП
Если меняется только должность, но место работы (ОСП) остаётся тем же, запись делается без указания нового ОСП:
Повышен(а) в должности с «старой должности» на «новую должность» в обособленном подразделении «ООО «Ритейл», филиал в г. Санкт‑Петербург» с .
Прекращение трудовых отношений в ОСП
Запись в графе «Сведения о работе» (раздел 3) и в графе «Основание прекращения трудовых отношений» (раздел 4) должна содержать:
Уволен(а) по собственному желанию (или по соглашению сторон, по сокращению штата и т.д.) с в обособленном подразделении «ООО «Ритейл», филиал в г. Санкт‑Петербург».
Совместительство в обособленном подразделении
Если в трудовой книжке ранее не было записи о совместительстве, в графе 3 указывают:
Принят(а) на работу (дата) в должность «должность» в обособленном подразделении «наименование ОСП» с (дата начала совместительства) по (дата окончания совместительства) работал(а) в качестве совместителя.
Технические нюансы при работе с СЗВ‑ТД
При заполнении формы СЗВ‑ТД (Сведения о заработной плате и выплатах) для каждого ОСП необходимо:
- Указать UUID мероприятия – одинаковый для всех записей о переводе между ОСП;
- Отразить в отдельном блоке каждое ОСП, указав даты начала и окончания работы в конкретном подразделении;
- При наличии полномочий у ОСП по начислению и выплате заработной платы – в СЗВ‑ТД указывается код ОСП, а не головного офиса.
Это позволяет автоматически сформировать корректные сведения о трудовой деятельности в электронных трудовых книжках.
Практический образец приказа о переводе в другое ОСП
ПРИКАЗ № ___ от «__» __________ 2026 г. О переводе (переводе) Иванова И.И. из обособленного подразделения «ООО «Ритейл», филиал в г. Москва, ул. Ленина, д. 5 в обособленное подразделение «ООО «Ритейл», филиал в г. Санкт‑Петербург, ул; Невский, д. 10. В соответствии с Трудовым кодексом РФ, ст. 71, и локальными нормативными актами организации ПРИКАЗЫВАЮ: Перевести Иванова Ивана Ивановича из ОСП «Москва» в ОСП «Санкт‑Петербург» с . Сохранить прежний штатный номер, должностные обязанности и оклад, если иное не предусмотрено коллективным договором. Оформить запись в трудовой книжке согласно образцу: «Переведён(а) из обособленного подразделения «ООО «Ритейл», филиал в г. Москва» в обособленное подразделение «ООО «Ритейл», филиал в г. Санкт‑Петербург» с ». Уведомить бухгалтерию ОСП «Санкт‑Петербург» о переводе для начисления заработной платы. Контроль исполнения приказа возлагается на руководителя отдела кадров. Генеральный директор ___________________ (подпись) / Ф.И.О.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли указывать в трудовой книжке название головного офиса?
Если в трудовом договоре указано конкретное обособленное подразделение, в записи указывается именно его название. Указание головного офиса допускается только в случае, когда в договоре указано лишь название организации без уточнения подразделения.
Как оформить запись, если у ОСП нет собственного расчётного счёта?
Отсутствие отдельного счёта не влияет на форму записи. Важно указать полное официальное название ОСП и его адрес, как они указаны в уставных документах и в ФНС.
Можно ли объединить записи о приёме и переводе в одну строку?
Нет. Каждое событие (приём, перевод, изменение должности, увольнение) фиксируется отдельной записью в соответствующей графе трудовой книжки.
Что делать, если работник одновременно работает в двух ОСП (совместительство)?
В трудовой книжке делается отдельная запись о совместительстве в графе 3. При этом в графе 4 указывается основание прекращения совместительства (например, «по соглашению сторон»).
Как оформить запись при преобразовании ОСП в филиал?
Согласно постановлению Президиума Верховного Суда РФ от № 15, если при преобразовании ОСП в филиал работники продолжают выполнять ту же функцию, запись в трудовой книжке не меняется – сохраняется прежняя запись о месте работы, только в справках (СЗВ‑ТД) указывается новый код филиала.
Корректное внесение записей о работе в обособленном подразделении – важный элемент кадровой документации, который гарантирует:
- Соответствие требованиям ТК РФ и Приказа Минтруда;
- Точность данных в СЗВ‑ТД и электронных трудовых книжках;
- Защиту прав работника при проверках и спорах.
Следуя рекомендациям, приведённым в данной статье, вы сможете избежать типичных ошибок и обеспечить надёжный учёт трудовых отношений в любой структуре организации.
Дата публикации: