Дата публикации: 06:36:39

Вопрос о том, можно ли вносить сведения о трудовой деятельности в несколько страниц (или несколько экземпляров) трудовой книжки, часто возникает у работодателей и кадровых специалистов. Ниже – подробный разбор правовых аспектов, порядка оформления и рекомендаций для HR‑специалистов.

Что говорит законодательство?

По Трудовому кодексу РФ и Постановлению Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», закон не запрещает наличие у одного физического лица нескольких трудовых книжек. Однако:

• Записи в каждой книжке должны вестись последовательно и в хронологическом порядке.
• Внести сведения в трудовую книжку (или её эквивалент) необходимо не позднее 5 дней со дня издания приказа, который является основанием для такой записи (п; 9 Порядка 320н).
• При расчёте страхового стажа для выплаты больничного листа учитываются все записи, представленные в любой из книжек.

Таким образом, если у сотрудника есть две (или более) трудовые книжки, они могут использоваться в рамках одной организации, но только при условии, что:

1. Записи в них вносятся последовательно и без дублирования дат.
2. Работодатель согласует с работником, в какой из книжек будет вноситься новая сведения.
3. Все записи фиксируются в электронной форме (при наличии электронной трудовой книжки) или в бумажном виде.

Как правильно оформить запись, если она «на двух страницах»?

Рассмотрим типовую ситуацию: работник был принят на основное место работы, а затем – на второе (дополнительное) место. Как оформить такие записи?

Порядок внесения сведений

• Определение основной книжки. При приёме на работу в организацию вносится запись в одну из трудовых книжек (обычно – в ту, которая будет использоваться как основная).
• Согласование с работником. Приёмный документ (приказ) подписывается работником, в котором указывается, в какой книжке будет фиксироваться данная информация.
• Заполнение даты. Дата заносится по правилам: дд.мм.гггг (двухзначный месяц, четырёхзначный год). Пример: .
• Последующие записи. При переходе на второе место работы запись вносится в ту же книжку, если она ещё не заполнена полностью, либо в другую книжку, если первая уже завершена.

Пример оформления

| № | Дата приёма | Должность | Наименование организации | Приказ № |
|---|------------|-----------|--------------------------|----------|
| 1 | | Инженер | ООО «Альфа» | № 101 |
| 2 | | Ведущий | ООО «Бета» (второе место)| № 57 |

В этом примере записи сделаны в одной книжке, но даты находятся в хронологическом порядке, что соответствует требованиям Порядка.

Кадровый ответственный: что делать, если обнаружено несколько книжек?

Если в процессе работы кадровый специалист обнаружил, что у сотрудника имеются две (или более) трудовые книжки, следует выполнить следующие действия:

1. Установить факт наличия нескольких книжек. Спросить у сотрудника, какие документы у него есть, и попросить предоставить копии.
2. Согласовать порядок заполнения. Определить, в какой книжке будет вестись текущая запись, и оформить соответствующее согласование (письмо‑согласование, подпись в приказе).
3. Внести запись в срок. Не позднее 5 дней со дня приказа оформить запись в выбранной книжке.
4. Обновить электронный кадровый портал. При наличии электронной трудовой книжки внести данные в систему, чтобы они учитывались при расчёте стажа.
5. Контролировать соблюдение требований. Периодически проверять, чтобы новые записи вносятся в правильном порядке и без дублирования.

Несоблюдение этих пунктов может привести к административным штрафам для работодателя (ст. 5.27 КоАП РФ – нарушение порядка ведения кадровой документации).

Как правильно рассчитывать страховой стаж при наличии нескольких книжек?

Согласно Постановлению Минтруда РФ, при расчёте страхового стажа для выплаты больничного листа учитываются все записи, представленные в любой из трудовых книжек сотрудника. Поэтому:

• Суммируются все отработанные годы, месяцы и дни, указанные в каждой книжке.
• Важно, чтобы периоды не пересекались (если они пересекаются, необходимо исключить дублирующиеся дни).
• Для расчёта используют формулу, установленную в Приказе Минтруда № 69, но с учётом всех подтверждённых записей.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли одновременно вести две бумажные трудовые книжки? Да, но записи должны быть в хронологическом порядке, а в одну из них – только после согласования с работником.
• Нужно ли оформлять отдельный приказ при переходе на вторую книжку? Не обязательно отдельный приказ, но в приказе, который уже есть, должна быть указана дата и номер записи, а также указано, в какой книжке будет фиксировано новое сведение.
• Что делать, если в книжке уже заполнена вся страница? Последняя запись в строке завершается, и новые данные вносятся в следующую строку той же страницы или в следующую страницу (при необходимости – в другую книжку).
• Как оформить электронную трудовую книжку, если у сотрудника несколько бумажных? Электронная система принимает данные из любой из бумажных записей, но в ней фиксируется только один набор сведений, соответствующий текущей книжке.

Запись в трудовой книжке «на двух страницах» (или в нескольких книжках) разрешена, однако требует строгого соблюдения следующих принципов:

1. Записи делаются в хронологическом порядке.
2. Работодатель и работник согласовывают, в какой книжке будет фиксироваться новая информация.
3. Внести запись необходимо не позднее 5 дней со дня издания приказа.
4. При расчёте стажа учитываются все подтверждённые записи из любой из книжек.
5. Кадровый специалист обязан контролировать соблюдение всех требований и своевременно устранять выявленные нарушения.

Соблюдение этих правил позволяет избежать административных штрафов, корректно рассчитывать социальные выплаты и поддерживать порядок в кадровой документации.

Автор: кадровый консультант, специалист по трудовому праву.