В современной практике ведения кадров внесение сведений об образовании и повышении квалификации в трудовую книжку регулируется рядом федеральных актов. Эта статья подробно разбирает, какие годы обучения фиксируются, какие документы используются и каким образом правильно оформлять такие записи.

Нормативные основания

Для правильного оформления записей в трудовой книжке используются следующие документы:

• Письмо Федеральной службы по труду и занятости от № ПГ/23192-6-1 «О внесении записи о курсах повышения квалификации в трудовую книжку» (Чимидова Е.)
• Роструд – разъяснения о старом порядке ведения трудовых книжек при внесении данных о времени обучения.
• Гарант‑Западная Сибирь – комментарии к изменениям в образцах трудовой книжки (2023‑2026 гг.)
• Справочный материал Системы Главбух и JURK.BY о заполнении графы «Образование».

Все перечисленные акты подтверждают, что внесение информации о времени обучения (курсах, школах, заочных формах) обязательна и должно быть выполнено до записи о приёме на работу.

Что именно фиксируется в трудовой книжке?

Образование

В ьном листе трудовой книжки предусмотрены две строки:

1. Строка 1 – Образование. Указывается уровень полученного образования (бакалавр, специалист, магистр, аспирантура).
2. Строка 2 – Специальность/направление. Описывается конкретная специальность или направление подготовки.

Запись вносится на основании документа об образовании (диплом, сертификат, выписка). При этом:

• Если образование получено в дневной форме во время трудовых отношений, отдельная запись о периоде обучения не требуется.
• При заочном обучении запись фиксируется отдельной строкой с указанием даты, номера и наименования документа.

Повышение квалификации

Внесенные сведения включают:

• Дата прохождения курса повышения квалификации.
• Наименование организации, где проходило обучение.
• Номер и дату выдачи сертификата.
• Краткое описание программы (например, «Курсы повышения квалификации по новым требованиям Трудового кодекса РФ»).

Эти данные оформляются в виде отдельной записи в разделе «Сведения о работе» или в «Вкладе» к трудовой книжке.

Порядок внесения записей

Согласно рекомендациям Системы Главбух и практическим примерам 2024‑2026 годов, алгоритм внесения выглядит так:

1. Получение документа. Работник предъявляет оригинал или заверенную копию диплома/сертификата.
2. Подготовка записи. Наниматель готовит форму записи, в которой указываются:
• Год начала и окончания обучения (например, 2023‑2025).
• Наименование учебного заведения.
• Форма обучения (очная, заочная).
• Уровень полученного образования (бакалавр, магистр и т.д.).
• Номер и дату выдачи документа.
3. Внесение записи. Запись вносится в соответствующее поле ьного листа или в отдельный раздел «Образование».
4. Утверждение и печать. После ввода данных наниматель ставит штамп организации и подпись ответственного лица.
5. Оформление вклада (при необходимости). Если оригинальный документ не помещается в книжку, вкладыш оформляется отдельным листом, подписывается и прикрепляется к книжке.

Важно помнить, что все записи должны быть сделаны до первой записи о приёме на работу (или до последующего трудоустройства, если меняется место работы).

Примеры оформления

Образец записи об образовании (бакалавр)

ьный лист
Строка 1: Образование – Бакалавр
Строка 2: Специальность – Управление
Дата получения – 
Номер диплома – 123456

Пример записи о повышении квалификации

Курсы повышения квалификации
Организация: ООО «Тренд-Консалтинг»
Дата прохождения: – 
Тема: «Новые нормы Трудового кодекса РФ»
Номер сертификата: С-2025-00123

Эти примеры можно использовать как образцы 2026 года, которые доступны для скачивания в открытом доступе.

Часто задаваемые вопросы

• Нужно ли указывать годы обучения, если образование получено заочно? – Да. Внести запись о времени обучения необходимо независимо от формы обучения.
• Можно ли исправить ошибку в уже сделанной записи? – Да. Для исправления используют отдельный листок‑вкладыш, который подписывается и ставится штампом.
• Какие документы требуются для внесения записи о повышении квалификации? – Сертификат, выданный после завершения курса, и программа обучения;
• Сколько времени у работодателя есть на внесение записи? – Запись должна быть произведена до или сразу после первого ввода данных о приёме на работу, иначе возможны задержки в документообороте.

Внедрение правильного подхода к записи об образовании и повышении квалификации в трудовую книжку позволяет:

1. Обеспечить полную и достоверную информацию о квалификации сотрудника.
2. Сократить риск ошибок при аудите и проверках со стороны контролирующих органов;
3. Упростить процесс оформления новых сотрудников и их дальнейшего профессионального развития.

Соблюдая требования Роструда, следуя рекомендациям Системы Главбух и используя актуальные образцы 2024‑2026 годов, работодатель гарантирует соответствие трудовой документации современным нормам.

Для более детального ознакомления с форматами и примерами рекомендуется обратится к официальным источникам: КонсультантПлюс, Гарант и специализированным кадровым порталам.