Внесение сведений об образовании в трудовую книжку — это один из первых и важнейших этапов оформления кадровых документов при приеме сотрудника на работу. Ошибки в этой части могут привести к проблемам при подтверждении стажа‚ назначении пенсии или при переходе на другую работу. В данной статье мы подробно разберем‚ где именно‚ на основании каких документов и каким образом вносятся данные об образовании‚ а также рассмотрим актуальные образцы записей для 2026 года.

Где вносится запись об образовании?

Согласно действующим правилам ведения трудовых книжек‚ сведения об образовании вносятся исключительно на ьном листе бланка. Для этого предназначены специальные строки:

• «Образование»;
• «Профессия‚ специальность».

Важно помнить: никакие записи об образовании не вносятся в разделы «Сведения о работе» или «Сведения о награждении». Вся информация фиксируется только при первичном заполнении трудовой книжки или при изменении уровня образования сотрудника.

Основания для внесения записей

Запись вносится только на основании оригиналов документов об образовании. Копии или заверенные копии не могут служить основанием для внесения данных‚ хотя их можно оставить в личном деле сотрудника для архива.

Кадровый работник обязан проверить:

1. Диплом о высшем или среднем профессиональном образовании;
2. Аттестат о среднем общем образовании;
3. Диплом о начальном профессиональном образовании.

Запись должна дословно соответствовать формулировкам‚ указанным в документе об образовании.

Как правильно заполнить строку «Образование»

В строке «Образование» указывается уровень полученного образования. В 2026 году используются следующие основные формулировки (в зависимости от документа):

• Высшее — если сотрудник окончил университет‚ академию‚ институт (бакалавриат‚ специалитет‚ магистратура);
• Среднее профессиональное — для окончивших колледжи‚ техникумы;
• Среднее общее, если у сотрудника есть только аттестат за 11 классов;
• Основное общее — если есть аттестат за 9 классов.

Примеры записей в строке «Образование»:

Пример 1 (Высшее):
Запись: Высшее

Пример 2 (Среднее профессиональное):
Запись: Среднее профессиональное

Пример 3 (Среднее общее):
Запись: Среднее общее

Как заполнить строку «Профессия‚ специальность»

В этой строке указывается точное название профессии или специальности‚ указанное в дипломе. Здесь важно не сокращать названия и не использовать разговорные варианты.

Образцы записей для разных уровней образования:

Для бакалавра

Если сотрудник окончил вуз по программе бакалавриата:

• Строка «Образование»: Высшее
• Строка «Профессия‚ специальность»: Бакалавр экономики (или иная специальность точно по диплому).

Для специалиста и магистра

Для окончивших специалитет или магистратуру:

• Строка «Образование»: Высшее
• Строка «Профессия‚ специальность»: Инженер-строитель или Магистр юриспруденции.

Для среднего профессионального образования

• Строка «Образование»: Среднее профессиональное
• Строка «Профессия‚ специальность»: Техник-механик или Повар‚ кондитер.

Что делать‚ если образование изменилось?

Часто встречается ситуация‚ когда сотрудник‚ уже имея запись в трудовой книжке (например‚ «среднее профессиональное»)‚ получает высшее образование. Как внести изменения?

Согласно инструкциям (в т.ч. данным с ресурсов JURK.BY и Системы Главбух):

1. Старая запись не зачеркивается и не удаляется.
2. Новая запись вносится через запятую после старой.
3. Аналогично заполняется строка специальности.

Пример дополнения записи:
Изначально было: Среднее профессиональное.
Сотрудник получил высшее образование. Запись станет: Среднее профессиональное‚ высшее.
В строке специальности: Техник‚ Бакалавр менеджмента.

Заверение записей

После внесения сведений об образовании на ьном листе необходимо:

• Указать дату заполнения (в специально отведенном месте‚ если бланк новый‚ или рядом с подписью).
• Поставить подпись лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек (кадровика или руководителя).
• Поставить печать организации (или штамп кадровой службы)‚ если она используется в организации.
• Поставить подпись самого работника‚ подтверждающую правильность внесенных данных.

Важные нюансы 2026 года

Несмотря на активное внедрение электронных трудовых книжек‚ бумажный документооборот сохраняется для определенных категорий работников и по их желанию. Правила заполнения бумажных бланков остаются строгими:

• Используются только чернила черного‚ синего или фиолетового цвета.
• Не допускаются сокращения (например‚ нельзя писать «высш.» вместо «высшее»).
• Запись вносится в день приема на работу‚ если трудовая заводится впервые‚ или в день предоставления диплома‚ если данные обновляются.

Частые ошибки‚ которых следует избегать:

1. Внесение записи на основании копий документов.
2. Использование сокращений в названии специальности.
3. Зачеркивание старой записи при получении нового образования (нужно просто дополнять).
4. Отсутствие подписи работника или печати организации на ьном листе.

Правильное заполнение трудовой книжки — это гарантия юридической чистоты трудового стажа вашего сотрудника. Следуя приведенным образцам и рекомендациям‚ вы избежите ошибок и обеспечите правильное ведение кадрового делопроизводства.