В современных реалиях многие работники стремятся увеличить свой доход или получить новый профессиональный опыт, устраиваясь на работу по совместительству. Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (ТК РФ), совместительство — это выполнение другой регулярной оплачиваемой работы в свободное от основной работы время. Одним из ключевых вопросов, который волнует как сотрудников, так и кадровиков, является вопрос внесения записей о такой работе в трудовую книжку.
Общие правила внесения записей о совместительстве
Существует важное правило, закрепленное в законодательстве: сведения в трудовую книжку работника о работе по совместительству вносятся работодателем по основному месту работы. Это означает, что организация, где сотрудник трудится по совместительству, не имеет права самостоятельно вносить записи в его трудовую книжку.
Основанием для внесения записи служит документ, подтверждающий факт работы по совместительству; Таким документом может быть:
- Справка с места работы по совместительству;
- Копия приказа о приеме на работу;
- Выписка из приказа;
- Иной подтверждающий документ, выданный работодателем по совместительству.
Для того чтобы основной работодатель внес запись, сотруднику необходимо написать соответствующее заявление и предоставить подтверждающий документ.
Виды совместительства и их отражение в трудовой книжке
Законодательство разделяет совместительство на два вида, и порядок внесения записей для них имеет свои нюансы.
Внешнее совместительство
Внешним совместительством считается ситуация, когда работник трудится у другого работодателя (в другой организации). В этом случае алгоритм внесения записи выглядит так:
- Работник берет по месту внешнего совместительства справку или копию приказа о приеме на работу.
- Предоставляет этот документ по основному месту работы вместе с заявлением.
- Кадровик по основному месту работы вносит запись в трудовую книжку с указанием того, что работа является совместительством.
Внутреннее совместительство
Внутреннее совместительство возникает, когда сотрудник берет дополнительную работу у того же работодателя, но по другой профессии или должности. Здесь процесс упрощен: работнику не нужно запрашивать справки у самого себя. Достаточно написать заявление на имя руководителя, и отдел кадров (или лицо, ответственное за ведение трудовых книжек) внесет запись, указав соответствующую должность и отметив, что это работа по внутреннему совместительству.
Переход на электронные трудовые книжки (ЕФС-1)
Важно отметить, что с 2020 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Как сообщали в ТАСС, к настоящему времени около 24 млн работников в России переведены на электронный формат ведения сведений о трудовой деятельности.
В связи с этим изменения коснулись и порядка подачи отчетности. Теперь работодатели ежемесячно подают сведения о кадровых изменениях (включая прием на работу по совместительству) в Социальный фонд России (СФР) по форме ЕФС-1.
Если сотрудник работает в организации как штатный сотрудник и как внутренний совместитель, и им было написано заявление на переход на электронную трудовую книжку, работодатель обязан:
- Вести сведения о его работе (как по основному месту, так и по совместительству) в электронном виде;
- Подавать объединенные или раздельные отчеты по форме ЕФС-1, в зависимости от специфики учета;
- Выдавать бумажную трудовую книжку на руки с записью о подаче сведений в электронном виде (если сотрудник выбрал ЭТК).
Для внешних совместителей, выбравших ЭТК, работодатель по совместительству также подает сведения в СФР по форме ЕФС-1. Эти данные автоматически учитываются в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица.
Законодательная база
Ведение трудовых книжек и внесение записей о совместительстве регламентируется:
- Трудовым кодексом РФ (в частности, статьей 66 ТК РФ, устанавливающей, что сведения о работе по совместительству вносятся по желанию работника);
- Федеральными законами, касающимися электронных трудовых книжек и персонифицированного учета;
- Внутренними локальными нормативными актами организации (Инструкция по кадровому делопроизводству, Правила ведения и хранения трудовых книжек).
Важные нюансы, о которых нужно помнить
Внесение записи — это право, а не обязанность. Запись о совместительстве вносится исключительно по желанию самого работника. Если сотрудник не просит об этом, работодатель по основному месту работы не имеет права вносить такие сведения самостоятельно.
Увольнение с совместительства. Если работник увольняеться с работы по совместительству, запись об увольнении также вносится по основному месту работы на основании приказа об увольнении с работы по совместительству.
Точность формулировок. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование работодателя (даже если это внутреннее совместительство, указывается текущая организация). В графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу по совместительству.
Правильное оформление записей о работе по совместительству — залог чистой трудовой истории сотрудника и отсутствия штрафов для работодателя. Главное правило, которое нужно запомнить: вносит запись только основной работодатель и только по заявлению работника. С переходом на электронный формат (ЕФС-1) процесс стал более прозрачным, однако бумажная трудовая книжка для тех, кто от нее не отказался, продолжает действовать, требуя неукоснительного соблюдения инструкций и норм Трудового кодекса РФ.