В этой статье мы подробно рассмотрим процесс внесения записей в трудовую книжку, как бумажную, так и электронную. Мы разберем основные правила, типы записей, порядок внесения изменений и распространенные ошибки. Информация актуальна на 22 мая 2026 года.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка – это документ, который содержит информацию о трудовой деятельности работника. Она является важным подтверждением стажа работы и может потребоваться при различных ситуациях, например, при оформлении пенсии или при трудоустройстве. С 1 января 2020 года действует Федеральный Закон, предусматривающий введение электронных трудовых книжек (ЭТК).

Виды трудовых книжек: бумажная и электронная

• Бумажная трудовая книжка: Традиционный вариант, выдаваемый работнику работодателем.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК): Ведется в электронном виде и хранится в Пенсионном фонде России (ПФР). ЭТК является равнозначным бумажной трудовой книжке.

Что записывается в трудовую книжку?

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

• Сведения о приеме на работу (дата, должность, название организации).
• Сведения о переводах на другую постоянную работу (дата, должность, название организации).
• Сведения об увольнении (дата, должность, название организации).
• Сведения о награждениях, поощрениях, премиях.
• Сведения о периодах, когда работник не работал (например, отпуск, больничный).
• Сведения о военной службе (при наличии).
• Сведения об образовании (при наличии).

Как вписывать записи в трудовую книжку (бумажную)?

Основание для записи: Запись в трудовую книжку вносится на основании приказа (распоряжения) работодателя или иного документа, подтверждающего факт трудового события.
Порядок внесения записи:

• Запись производится чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.
• Записи не допускаются сокращения. Например, вместо «приказ» пишется «приказ», вместо «распоряжение» ⏤ «распоряжение».
• Запись должна точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
• Запись производится не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа, а запись об увольнении – в день увольнения.
• Записи могут быть произведены с использованием технических средств (штамп, печать).

Пример записи:

Приказ № 123 от : Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность бухгалтера.

Бухгалтер

Как вписывать записи в электронную трудовую книжку (ЭТК)?

Внесение записей в ЭТК осуществляется работодателем через специальное программное обеспечение. Процесс аналогичен внесению записей в бумажную трудовую книжку, но осуществляется в электронном виде.

Как исправить ошибки в трудовой книжке?

Ошибки в трудовой книжке допускаются. Исправить ошибку можно только путем внесения поправки.

Порядок внесения поправки:

• Вносится запись о поправке, содержащая информацию об ошибке и правильном содержании записи.
• Поправка ставится в том же месте, где была допущена ошибка.
• Поправка подписывается руководителем организации и утверждается работодателем.
• В случае ошибки в дате, вносится запись о поправке с указанием правильной даты.

Важно: Не допускается зачеркивание или стирание ошибочных записей.

Как получить трудовую книжку?

• Бумажная трудовая книжка: Выдается работнику при увольнении. В случае утери трудовой книжки, можно получить дубликат.
• Электронная трудовая книжка: Работнику не выдается физический документ. Он может просматривать информацию о своей ЭТК через портал Госуслуг или сайт ПФР.

Где посмотреть электронную трудовую книжку?

Электронную трудовую книжку можно посмотреть на портале Госуслуг: [https://www.gosuslugi.ru/](https://www.gosuslugi.ru/)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли вносить записи о временных переводах? Да, с 1 сентября 2021 года в трудовую книжку вносятся записи о временных переводах, если они становятся постоянными.
• Нужно ли вносить записи о прохождении военной службы? Нет, работодатель не обязан вносить в трудовую книжку запись о прохождении военной службы.
• Можно ли вносить записи о работе на дому? Да, в трудовую книжку вносяться записи о работе на дому, если это предусмотрено трудовым договором.
• Как изменить записи о Ф.И.О. или дате рождения? Для изменения этих данных необходимо обратиться к работодателю и предоставить соответствующие документы (например, свидетельство о браке, свидетельство о перемене имени).

Юридические аспекты и частые ошибки

• Ответственность работодателя: Работодатель несет ответственность за правильность и своевременность внесения записей в трудовую книжку.
• Штрафы: За непредставление сведений о трудовой деятельности должностным лицам организаций предусмотрены штрафы.
• Частые ошибки:
• Неправильное оформление записей.
• Отсутствие оснований для внесения записей.
• Несоблюдение сроков внесения записей.
• Несоответствие записей тексту приказа (распоряжения).

Порядок ведения и хранения трудовых книжек

Порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден приказом Минтруда России от № 320н. В этом документе подробно описаны все правила ведения и хранения трудовых книжек.

Правильное ведение и заполнение трудовой книжки – важная задача для работодателя. Соблюдение правил и норм, описанных в этой статье, поможет избежать ошибок и проблем в будущем. В случае возникновения вопросов, рекомендуется обратиться к специалистам кадрового делопроизводства.
Важно: Информация в данной статье предоставлена исключительно в ознакомительных целях и не является юридической консультацией. Для получения квалифицированной юридической помощи рекомендуется обратиться к юристу.