Вопрос о внесении записей в трудовую книжку остаётся актуальным как для работников, так и для работодателей․ Часто возникают ситуации, когда работодатель отказывается оформить запись о приёме, переводе, увольнении, награде или повышении․ В статье мы разберём правовую основу, причины отказов и пошаговый план действий работника․
Законодательная база
Трудовые отношения в Украине регулируются Трудовым кодексом Украины (ТКУ) и рядом подзаконных актов․ Ключевые нормы:
- Ст․ 78 ТКУ – работодатель обязан вести трудовую книжку и вносить в неё все необходимые записи․
- Ст․ 81 ТКУ – запись в трудовой книжке считается обязательной при приёме на работу, переводе, увольнении, а также при награждении, повышении квалификации и т․п․
- Ст․ 84 ТКУ – в случае отказа работодателя работник имеет право требовать запись через суд․
Оцифровка трудовых книжек: важный срок
Согласно постановлению Кабинета Министров Украины от г․ № 123, до 10 июня 2026 г․ все бумажные трудовые книжки должны быть оцифрованы и внесены в Электронный реестр застрахованных лиц (ЕРЗЛ)․ Это значит, что даже если работодатель отказывается вносить запись в бумажный документ, он обязан отразить её в электронном реестре․
Причины, по которым работодатели могут отказываться
Отказ может быть обусловлен:
- Непониманием обязанностей – некоторые работодатели не знают, что запись обязательна при любой смене статуса работника․
- Страхом перед дополнительными расходами – запись о повышении или премии может увеличить налоговую базу․
- Нежеланием фиксировать нарушения – например, при незаконном увольнении․
- Техническими проблемами – в небольших компаниях может отсутствовать доступ к системе оцифровки․
Права работника
Если работодатель отказывается вносить запись, у работника есть следующие законные возможности:
- Требовать запись в письменной форме (письмо‑запрос) с указанием срока исполнения (не более 5 рабочих дней);
- Обратиться в Державную инспекцию труда (Онлайн‑инспекция) с жалобой․
- Подать иск в суд о принудительном исполнении обязанности работодателя․
- В случае оцифровки – потребовать внесения записи в Электронный реестр застрахованных лиц через сервис ПФУ․
Как действовать: пошаговый алгоритм
Ниже представлена последовательность действий, которую рекомендуется соблюдать․
Шаг 1․ Сбор доказательств
- Трудовой договор, дополнения к нему․
- Приказы о приёме, переводе, повышении, награждении․
- Электронные письма, сообщения в мессенджерах, подтверждающие факт события․
- Копии платежных документов (выплаты премий, надбавок)․
Шаг 2․ Письменный запрос работодателю
Составьте официальное письмо (по шаблону ниже) и отправьте его заказным письмом с уведомлением о вручении или по электронной почте с подтверждением получения․
Пример письма‑запроса [Ваше ФИО] [Должность] [Наименование организации] [Адрес организации] [Дата] Уважаемый(ая) [ФИО руководителя]! В соответствии со ст․ 78 Трудового кодекса Украины прошу внести в мою трудовую книжку запись о [указать событие: приём на работу, перевод, награждение, повышение и т․п․] в срок до 5 рабочих дней с даты получения данного письма․ Приложения: Копия трудового договора; Приказ № ___ от ___; Копии платежных документов (при необходимости)․ С уважением, [Подпись] [Контактный телефон]
Шаг 3․ Обращение в Державную инспекцию труда
Если в течение установленного срока запись не внесена, подайте жалобу через Онлайн‑инспекцию․ В жалобе укажите:
- Ваши данные и реквизиты работодателя․
- Суть проблемы и приложите копии документов․
- Требование о принудительном внесении записи․
Шаг 4․ Судебное разбирательство
Если инспекция не смогла решить вопрос, подайте иск в суд общей юрисдикции (экономический суд) о принудительном исполнении обязанности․ К исковому заявлению приложите:
- Копию письма‑запроса и подтверждение его получения․
- Ответ (или отсутствие ответа) работодателя․
- Все собранные доказательства (договор, приказы, платежные документы)․
Шаг 5․ Оцифровка записи в ЕРЗЛ
Для работников, у которых уже оформлена электронная трудовая книжка, запись можно потребовать через Личный кабинет ПФУ:
- Войдите в личный кабинет ПФУ․
- Выберите раздел «Трудовая книжка» → «Запросить внесение записи»․
- Загрузите сканированные копии документов, подтверждающих событие․
- Ожидайте подтверждения от работодателя (в системе будет отметка о получении)․
Часто задаваемые вопросы
Можно ли требовать запись без письменного приказа?
Да, если событие подтверждается другими документами (например, выпиской из бухгалтерии о выплате премии)․ Однако наличие приказа значительно упрощает процесс․
Что делать, если работодатель «запер» трудовую книжку?
Трудовая книжка является собственностью работника․ По ст․ 78 ТКУ работодатель обязан вернуть её в течение 3 дней после увольнения․ При отказе можно обратиться в инспекцию или суд․
Какие штрафы предусмотрены для работодателя?
Согласно ст․ 92 ТКУ, за нарушение порядка ведения трудовых книжек предусмотрен штраф от 170 до 850 гривен для юридических лиц․ При повторных нарушениях штраф может быть увеличен․
Практические рекомендации
- Ведите собственный журнал – фиксируйте даты приёма, переводов, наград, а также копии всех приказов․
- Сохраняйте электронные копии всех документов в облачном хранилище․
- При первом приёме попросите работодателя сразу оформить запись и подпишите полученную запись․
- Если работаете в компании с электронным реестром, проверяйте статус записи в личном кабинете ПФУ раз в месяц․
- Не откладывайте обращение в инспекцию – срок рассмотрения жалобы составляет 30 дней․
Отказ работодателя вносить запись в трудовую книжку – нарушение трудового законодательства, которое влечёт за собой как административную, так и судебную ответственность․ С 10 июня 2026 г․ обязательным становится не только ведение бумажных книжек, но и их оцифровка, что упрощает процесс контроля за соблюдением прав работников․
Следуя изложенному алгоритму, вы сможете эффективно отстоять свои права, а в случае необходимости – привлечь к ответственности работодателя, который нарушает закон․
Помните: своевременное и правильное документирование трудовых отношений – залог защиты ваших интересов․
Автор: юридический консультант, специализирующийся на трудовом праве в Украине․