Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. Правильное внесение сведений о работе в неё имеет важное значение для расчётов заработной платы, пенсионного обеспечения и подтверждения стажа. Ниже вы найдёте подробную инструкцию, образцы записей и ответы на часто задаваемые вопросы.

Общие принципы внесения записей

• Записи в трудовую книжку вносятся только в свободные строки раздела «Сведения о работе».
• Если свободных строк закончились, необходимо оформить вкладыш (бланк 2004 г.) и продолжать запись в нём.
• Внесение сведений о работе в раздел «Сведения о награждении» запрещено и подлежит исправлению.
• Сведения о взысканиях в трудовую книжку вносятся только в случае увольнения по дисциплинарному взысканию.
• При работе по совместительству сведения вносятся в трудовую книжку по месту основной работы.

Формат записи

Текст записи должен иметь следующий вид:

Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона 439-ФЗ).

В журнале учета движения трудовых книжек в графе «Расписка работника в получении трудовой книжки» ставится соответствующая пометка.

Внесение записей в бумажную трудовую книжку

Книга, заведённая до

Если трудовая книжка была заведена до , в неё вносится запись в свободную строку. При исчерпании свободных строк оформляется вкладыш (бланк 2004 г.). В дальнейшем сведения о работе вносятся в этот вкладыш.

Книга, заведённая после

Для новых сотрудников используется современная форма трудовой книжки. Записи вносятся в раздел «Сведения о работе» до того, как будет необходимо оформить вкладыш.

Пример записи

– 
 ФИО: Иванов Иван Иванович
 Должность: Менеджер по продажам
 Описание работы: Управление отделом продаж, анализ рынка, формирование коммерческих предложений.

Внесение сведений в электронную трудовую книжку (ЭТК)

Порядок добавления сведений

1. Подача письменного заявления в Пенсионный фонд РФ.
2. Предоставление подтверждающих документов (договор, приказ, справка).
3. Указание занимаемой должности и выполняемых функций.
4. Проверка внесенных сведений в системе.

Что делать, если ЭТК пуста

Если в электронной трудовой книжке нет данных о работе, работник должен:

• Подать заявление в Пенсионный фонд.
• Предоставить подтверждающие документы (договор, приказ, справка).
• Убедиться, что сведения корректно отражены в системе.

Пример записи в ЭТК

ФИО: Петрова Мария Сергеевна
Должность: Финансовый аналитик
Сведения о работе: Анализ финансовых показателей, подготовка отчётов, участие в бюджетном планировании.

Специальные случаи

Завершение работы и выдача вкладыша

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью: Выдан вкладыш и указываются серия и номер вкладыша.

Ошибки в записи

Внесение сведений о работе в раздел «Сведения о награждении» является нарушением правил и должно быть исправлено. Работодатель обязан внести корректную запись в раздел «Сведения о работе».

Образование и квалификация

Сведения о полученном образовании и квалификации вносятся в трудовую книжку на основании акта об окончании учебного заведения, диплома, сертификата.

Подготовка документов для внесения записей

• Приказ о приёме на работу (или о переводе).
• Договор о работе.
• Справка о работе по совместительству.
• Сертификаты и дипломы.
• Письменное заявление работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Правильное и своевременное внесение сведений о работе в трудовую книжку обеспечивает законность трудовых отношений, корректность расчётов и надёжность пенсионного обеспечения. Следуйте приведённым рекомендациям, чтобы избежать ошибок и недоразумений.

Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации, обратитесь к специалисту по кадрам или в отдел кадров вашего предприятия.