Вопросы, связанные с оформлением трудовых отношений в период ожидания ребенка и ухода за ним, остаются одними из самых актуальных для работодателей и сотрудников. В 2026 году, когда электронные трудовые книжки стали стандартом, а бумажный документооборот сохраняется для тех, кто вел их ранее, важно четко понимать: вносится ли запись о беременности в трудовую книжку? Разбираемся подробно, опираясь на актуальное законодательство и разъяснения юристов.

Главный принцип: Запись о самой беременности не вносится

Самое главное, что нужно помнить работнику и кадровику: факт беременности не отражается в трудовой книжке. В этом документе фиксируются только трудовые отношения: прием на работу, переводы, увольнения и награждения. Состояние здоровья или семейное положение сотрудника (в т.ч. беременность) является конфиденциальной информацией и не подлежит внесению в графу «Сведения о работе».

Однако, последствия беременности — такие как отпуск по беременности и родам и отпуск по уходу за ребенком — требуют обязательного документального оформления, но с важными нюансами.

Вносится ли запись об отпуске по беременности и родам?

Согласно сложившейся практике и нормам Трудового кодекса РФ, запись о предоставлении отпуска по беременности и родам (декретного отпуска) в трудовую книжку не вносится.

• Почему? Потому что в этот период трудовой договор с работницей не прерывается и не прекращается. Место работы за ней сохраняется в обязательном порядке (ст. 256 ТК РФ).
• Где это фиксируется? Информация об отпуске отражается в личной карточке работника (форма Т-2), в табеле учета рабочего времени и в приказе работодателя.
• Электронная трудовая (2026 год): В сведения о трудовой деятельности (электронную базу) запись о начале или окончании отпуска по беременности и родам также не передается. Работодатель формирует сведения только о приемах, переводах и увольнениях.

Что говорится в законе?

Статья 66 ТК РФ (ч. 3) указывает, что работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней. Однако порядок заполнения (Приказ Минтруда России от № 320н) не предусматривает специального кода или формулировки для фиксации периода временной нетрудоспособности, связанного с родами, как отдельного события в графе «Сведения о работе».

Важные нюансы оформления в 2026 году

Несмотря на отсутствие прямой записи о декрете, существуют смежные ситуации, где трудовая книжка или кадровые документы играют ключевую роль.

Перевод на легкий труд

Беременная сотрудница имеет право потребовать перевода на работу с более легкими условиями или сокращенным рабочим днем на основании медицинской справки.

Вносится ли запись в трудовую? Нет. Поскольку перевод носит временный характер, в трудовую книжку (как бумажную, так и электронную) изменения не вносятся. Все фиксируется дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом по организации.

Замещение декретницы

Если на место ушедшей в декрет сотрудницы принимают нового работника:

• С новым сотрудником заключается срочный трудовой договор.
• В трудовую книжку (или электронную базу) вноситься запись о приеме на работу.
• В графе «Основание» можно указать, что работник принят на время отсутствия основного сотрудника, но сама формулировка должности остается стандартной.
• При увольнении замещающего сотрудника (когда выйдет основная работница) вносится обычная запись об увольнении по истечении срока договора.

Электронная трудовая книжка

В 2026 году для большинства работников актуальна только электронная форма.

1. Работодатель обязан передавать сведения в Социальный фонд России (СФР) ежемесячно.
2. Сотрудники, находящиеся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком, продолжают числиться в штате.
3. Никаких специальных заявлений о выборе формы ведения книжки в 2026 году оформлять не нужно — процесс автоматизирован.
4. Важно: даже если сотрудник находится в длительном отпуске (по уходу за ребенком до 3 лет), трудовой договор действует, и он остается работником компании.

Какие документы нужны для оформления?

Хотя в трудовую книжку запись не делается, для законного оформления статуса беременной сотрудницы и ухода в отпуск необходимы:

• Медицинская справка о беременности: Выдается врачом при постановке на учет. Она является основанием для перевода на легкий труд, но не для записи в трудовой.
• Листок нетрудоспособности (электронный больничный): Выдается в 30 недель беременности. Именно на его основании издается приказ об отпуске по беременности и родам.
• Заявление на отпуск по уходу за ребенком: Пишеться после рождения ребенка для оформления отпуска до 1,5 или 3 лет.

Частые ошибки и заблуждения

Ошибка 1: Попытка внести запись «Находится в декретном отпуске» в бумажную трудовую.

Результат: Такая запись считается недействительной и может создать проблемы при подсчете стажа или оформлении пенсии в будущем. Ее придется признавать недействительной через издание нового приказа.

Ошибка 2: Увольнение беременной сотрудницы.

Результат: Категорически запрещено увольнять беременную женщину по инициативе работодателя (ст. 261 ТК РФ), за исключением случаев ликвидации организации. Запись об увольнении по собственному желанию возможна только при наличии заявления от сотрудницы.

Трудовая книжка (бумажная или электронная) фиксирует лишь факт того, что человек работает в организации. Периоды декрета сохраняют за работником место работы и трудовой стаж, но визуально в документе не выделяются. Все необходимые данные хранятся в приказах работодателя и базах данных Социального фонда, что гарантирует защиту прав матери и ребенка без лишнего бюрократического вмешательства в основной трудовой документ.