Внесение записи о награждении медалью в трудовую книжку — это не просто формальность, а важный элемент документального подтверждения профессиональных достижений сотрудника. Такая запись имеет юридическую силу, учитывается при аттестации, присвоении званий, повышении квалификации и даже при оформлении пенсии. В 2026 году порядок внесения таких записей регулируется Порядком ведения и хранения трудовых книжек, утверждённым Постановлением Правительства РФ от № 225 (с последними изменениями).
Когда вносится запись о награждении медалью?
Запись в трудовую книжку о награждении медалью обязательна, если:
- Медаль вручена за трудовые заслуги (например, за высокие показатели в производстве, внедрение инноваций, безупречную службу);
- Медаль присвоена государственными органами, органами местного самоуправления или организациями, имеющими право на учреждение наград (в т;ч. ведомственными наградами);
- Награждение оформлено официальным приказом работодателя или компетентным органом (например, Министерством, Федеральной службой, Администрацией субъекта РФ).
Важно! Запись не вносится за награды, не связанные с трудовой деятельностью (например, спортивные, творческие или общественные награды, если они не имеют прямого отношения к работе). Также не вносятся записи о благодарностях, грамотах или сертификатах — они фиксируются в личной карточке работника (форма Т-2), но не в трудовой книжке.
Как правильно оформить запись о награждении медалью?
Запись о награждении медалью вносится в раздел «Сведения о награждении» трудовой книжки. Этот раздел состоит из четырёх граф:
- Графа 1, порядковый номер записи (нумерация нарастающая с начала ведения трудовой книжки).
- Графа 2 — дата награждения (указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ).
- Графа 3 — наименование организации, вручившей награду (полное и сокращённое, если оно существует).
- Графа 4, основание для внесения записи: наименование и реквизиты приказа (номер и дата).
Образец записи о награждении медалью
Вот корректный образец записи в трудовой книжке о награждении медалью:
Графа 1: 17
Графа 2:
Графа 3: Министерство промышленности и торговли Российской Федерации (Минпромторг России)
Графа 4: Указом Минпромторга России от № 45/12-н за высокие достижения в области внедрения энергосберегающих технологий
Или в виде единой строки (как это часто делается в бумажных трудовых книжках):
17. . Министерство промышленности и торговли Российской Федерации (Минпромторг России). Награждён медалью «За трудовые заслуги» на основании Указа Минпромторга России от № 45/12-н.
Важные нюансы оформления
- Полное и сокращённое наименование — обязательно указываются оба, если сокращённое официально используется (например, «ОАО «Газпром», Газпром»).
- Название медали, должно быть указано точно, как в учредительном документе (например, «Медаль «За трудовые заслуги»», а не просто «медаль»).
- Основание — указывается только приказ (указ, распоряжение), на основании которого произведено награждение. Не указываются протоколы, ходатайства или решения комиссий, они являются внутренними документами.
- Дата — всегда дата вручения медали, а не дата приказа (если они различаются). Если медаль вручена позже приказа — указывается дата вручения.
- Подпись и печать — запись заверяется подписью ответственного лица (кадровика или руководителя) и печатью организации (если печать используется).
Что делать, если медаль вручена государственным органом, а не работодателем?
Даже если медаль вручена не вашим работодателем, а, например, Губернатором региона или Министерством, работодатель обязан внести запись в трудовую книжку по заявлению работника, приложив копию документа о награждении (например, копию приказа или удостоверения к медали).
Работник должен предоставить:
- Оригинал или заверенную копию удостоверения к медали;
- Копию приказа о награждении;
- Письменное заявление о внесении записи в трудовую книжку.
Работодатель вносит запись в течение 5 рабочих дней с момента получения документов.
Особенности внесения записи при награждении ведомственными медалями
Многие организации (например, Роспотребнадзор, ФСБ, МВД, РЖД, Роскосмос) имеют свои ведомственные награды. Примеры:
- Медаль «За безупречную службу» (МВД РФ);
- Медаль «За труды по укреплению обороноспособности страны» (Минобороны РФ);
- Медаль «За заслуги в развитии транспорта» (Росжелдор).
Запись в трудовую книжку вносится по тому же принципу:
Графа 1: 22
Графа 2:
Графа 3: Федеральная служба по надзору в сфере транспорта (Ространснадзор)
Графа 4: Приказом Рос Transнадзора от № 187-п за выдающиеся достижения в обеспечении безопасности железнодорожного транспорта
Что делать, если трудовая книжка электронная?
С 2021 года в России активно переходят на электронные трудовые книжки. В этом случае запись о награждении медалью также вносится в Единую информационную систему (ЕИС), но в более структурированном виде:
- Тип поощрения: «Награждение медалью»;
- Наименование награды: «Медаль „За трудовые заслуги“»;
- Организация-наградитель: «Минпромторг России»;
- Дата награждения: ;
- Номер и дата приказа: № 45/12-н от .
Электронная запись автоматически доступна работнику через личный кабинет на портале Госуслуг и Пенсионного фонда РФ.
Частые ошибки при внесении записи
- Указание только «медаль» без точного названия — недопустимо.
- Внесение записи без указания основания (приказа) — нарушение Порядка.
- Использование неофициальных сокращений (например, «Минпром» вместо «Минпромторг России») — ошибка.
- Запись о благодарности или грамоте в раздел «Награждение» — неправильно, это должно быть в личной карточке.
- Отсутствие подписи и печати — делает запись недействительной.
Запись о награждении медалью в трудовую книжку, это не просто формальность, а важный элемент профессиональной биографии работника. Правильно оформленная запись подтверждает его заслуги перед государством или организацией, повышает престиж в коллективе и может стать решающим фактором при продвижении по службе.
Рекомендация для кадровиков: всегда сверяйтесь с приказом о награждении, используйте официальные наименования, не допускайте сокращений без основания, и обязательно заверяйте записи подписью и печатью. При сомнениях — обращайтесь к Порядку ведения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ № 225 от ).
Правильно оформленная запись — это не только соблюдение закона, но и уважение к труду и достижениям сотрудника.