Увольнение сотрудника — это не только процедура расторжения трудового договора‚ но и момент финализации всех кадровых документов. Особое внимание в этот период уделяется трудовой книжке. Часто возникает вопрос: можно ли и нужно ли вносить запись о награждении работника непосредственно при увольнении‚ если ранее она не была внесена? И как правильно это сделать‚ чтобы не нарушить законодательство?
В данной статье мы подробно разберем правила внесения записей о поощрениях‚ особенности заполнения граф при увольнении и ответим на вопрос о необходимости заверения таких записей;
Нужно ли вносить запись о награждении при увольнении?
Согласно действующему порядку ведения трудовых книжек (в частности‚ Приказу Минтруда России)‚ в документ вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги. К таким награждениям относятся:
- Государственные награды;
- Почетные грамоты;
- Иные виды поощрений‚ предусмотренные законодательством РФ‚ коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка.
Важно: Если в период работы сотруднику было объявлено благодарственное письмо‚ вручена почетная грамота или выплачена премия за особые трудовые заслуги (согласно локальным актам)‚ и эта информация не была вовремя отражена в разделе «Сведения о награждении»‚ то работодатель обязан внести эту запись. Увольнение — это последний момент‚ когда текущий работодатель может и должен исправить упущение или внести запоздалую запись‚ так как после выдачи трудовой книжки на руки сделать это будет уже невозможно без привлечения нового работодателя или архива.
Порядок внесения записи: пошаговая инструкция
Запись о награждении вносится в раздел «Сведения о награждении». Не допускается вносить информацию о поощрениях в раздел «Сведения о работе». Если такая ошибка допущена‚ ее необходимо признавать недействительной и вносить корректные данные во вкладыш или на свободные страницы с соблюдением правил исправления.
Алгоритм действий кадровика при увольнении:
- Проверка оснований. Убедитесь‚ что имеется приказ (распоряжение) о награждении. Запись вносится только на основании официальных документов.
- Графа 1 (№ записи). Указывается порядковый номер записи. Нумерация в разделе о награждениях ведется отдельно от нумерации в разделе о работе‚ но если это первая запись в этом разделе‚ ставится «1».
- Графа 2 (Дата). Указывается дата награждения (дата приказа о поощрении)‚ а не дата увольнения и не дата внесения записи.
- Графа 3 (Сведения о награждении). Вносится полное наименование организации (как в разделе о работе)‚ затем пишется текст: «Награжден(а) [вид награды] за [причина]».
Пример: ООО «Вектор». Награжден почетной грамотой за многолетний добросовестный труд и высокие показатели в работе. - Графа 4 (Документ-основание). Указываются дата и номер приказа (распоряжения) о награждении.
Особенности заполнения при увольнении
Если запись о награждении вносится в день увольнения‚ она должна предшествовать записи об увольнении или располагаться непосредственно перед ней‚ если даты позволяют. Однако‚ поскольку даты награждения и увольнения могут отличаться‚ запись о награждении ставится в хронологическом порядке дат награждения.
Если вы вносите запись о прошлом награждении в день увольнения сотрудника:
- В графе 2 ставится дата самого награждения (прошлая).
- Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (при наличии) в момент увольнения.
Нужно ли заверять запись о награждении?
Это один из самых частых вопросов. В Порядке ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 320н) нет отдельного пункта‚ который обязывал бы заверять каждую запись о награждении сразу после ее внесения‚ как это делается с записями о приеме на работу.
Однако‚ существует общая норма (п. 36 Порядка)‚ которая гласит: при увольнении работника все записи‚ внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя‚ должны быть заверены.
Это означает‚ что:
- Если запись о награждении была внесена ранее‚ она заверяется в день увольнения вместе со всей остальной информацией.
- Если запись вносится непосредственно в день увольнения (как запоздалая)‚ она также подлежит заверению.
Как правильно заверить:
Под последней записью (в данном случае это может быть запись о награждении или следующая за ней запись об увольнении) указываются:
- Должность лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек;
- Его подпись;
- Расшифровка подписи;
- Дата заверения (дата увольнения);
- Печать организации (если работодатель использует печать в своей деятельности).
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
Не стоит забывать‚ что с 2020 года сведения о трудовой деятельности ведутся также в электронном виде. Информация о награждении должна быть отражена и в ЭТК.
Сроки передачи: Сведения о награждении вносятся в электронную базу не позднее 5 рабочих дней с даты издания приказа о награждении. Если запись вносится при увольнении ретроспективно‚ важно также обновить данные в системе СФР (Социального фонда России)‚ чтобы пенсионные права работника были учтены корректно.
Частые ошибки и как их избежать
- Внесение в раздел «О работе». Категорически нельзя писать о грамотах и премиях в разделе‚ предназначенном для приема‚ перевода и увольнения. Такие записи признаются недействительными.
- Отсутствие основания. Нельзя вносить запись о награждении «на словах». Обязательно должен быть приказ или распоряжение.
- Неверная дата. В графе 2 раздела о награждениях всегда указывается дата события (награждения)‚ а не дата внесения записи.
- Запись о взысканиях. Напоминаем‚ что сведения о дисциплинарных взысканиях (замечание‚ выговор) в трудовую книжку не вносятся. Исключение составляет только увольнение как вид дисциплинарного взыскания.
Внесение записи о награждении при увольнении — это важный этап‚ подтверждающий профессиональные заслуги сотрудника. Правильное оформление этого раздела трудовой книжки гарантирует работнику учет его достижений при назначении пенсии и получении льгот. Работодателю же грамотное ведение документации поможет избежать претензий со стороны трудовой инспекции и самого работника.
Помните: все записи‚ внесенные в трудовую книжку к моменту выдачи ее на руки работнику‚ должны быть заверены подписью уполномоченного лица и печатью организации.