Внесение записи о переводе работника на новую должность, это важный административный процесс, регулируемый трудовым законодательством Российской Федерации. Несмотря на постепенный переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК), с 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки остаются действительными для тех работников, которые не подали заявление о переходе на электронный формат. Поэтому у работодателей сохраняется обязанность корректно вести бумажные трудовые книжки, включая внесение записей о переводах.
Что такое перевод на другую должность?
Перевод на другую должность, это изменение трудовой функции работника без изменения его места работы (т.е. без смены организации или структурного подразделения). Это может быть:
- Повышение — переход на более высокую должность с увеличением обязанностей и, как правило, зарплаты;
- Перевод на равнозначную должность — например, с менеджера по продажам на менеджера по работе с клиентами;
- Понижение, переход на должность с меньшими обязанностями и/или зарплатой (требует согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных законом).
Важно: перевод не равен перемещению (который не меняет трудовую функцию) и не является изменением условий трудового договора (например, смена графика или оклада без смены должности).
Основания для перевода
Перевод на другую должность возможен только на основании:
- Согласия работника — в большинстве случаев перевод требует письменного согласия сотрудника (ст. 72 ТК РФ).
- Инициативы работодателя — только в случаях, прямо предусмотренных законом (например, временный перевод на другую работу в связи с производственной необходимостью, ст. 72.2 ТК РФ, или перевод по состоянию здоровья — ст. 73 ТК РФ).
- Соглашения сторон — если перевод связан с изменением условий трудового договора, необходимо заключить дополнительное соглашение.
Порядок внесения записи в трудовую книжку
Запись о переводе в трудовую книжку вносится в строгом соответствии с Положением о трудовой книжке (утв. Постановлением Правительства РФ от № 225). Ниже, пошаговая инструкция.
Шаг 1: Подготовка документов
- Заявление работника о согласии на перевод (если перевод инициирован работодателем);
- Приказ (распоряжение) работодателя о переводе работника на другую должность (форма № Т-5 или Т-5а);
- Дополнительное соглашение к трудовому договору (если изменяются условия труда).
Шаг 2: Выдача приказа
Приказ о переводе должен содержать:
- Наименование организации;
- Номер и дату приказа;
- ФИО работника, его должность и подразделение;
- Должность, на которую переводится работник;
- Основание перевода (например: «в соответствии с заявлением работника от » или «в связи с производственной необходимостью»);
- Дата вступления в силу перевода;
- Подпись руководителя и печать организации (если используется).
Шаг 3: Внесение записи в трудовую книжку
Запись вносится в раздел «Работа по месту основной работы» в следующем порядке:
- Дата перевода — указывается число, месяц и год, с которого работник приступил к новой должности (например: ).
- Содержание записи, формулировка должна быть точной и соответствовать формулировке в приказе. Примеры:
- Правильный вариант: «Принят на должность менеджера по продажам» — если работник впервые устраивается на эту должность в данной организации.
- Правильный вариант: «Переведён с должности старшего продавца на должность менеджера по продажам», если это именно перевод, а не прием на работу.
- Неправильный вариант: «Назначен менеджером по продажам» — термин «назначен» не используется в трудовых книжках.
Важно! Не допускаются сокращения, неофициальные формулировки, опечатки или использование аббревиатур (например, «мен. по прод.» — недопустимо).
- Номер и дата приказа — указывается номер приказа и его дата (например: «На основании приказа № 45 от »).
- Подпись ответственного лица — запись заверяется подписью сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек (обычно это кадровик или секретарь), и его расшифровкой (фамилия и инициалы).
- Печать организации — если организация использует печать, она ставится рядом с записью (в правом нижнем углу строки).
Пример записи в трудовой книжке:
Запись: Переведён с должности старшего продавца на должность менеджера по продажам
Основание: На основании приказа № 45 от
Подпись: И.И. Иванова
Печать: [печать организации]
Ошибки, которых следует избегать
- Внесение записи без приказа или без согласия работника (если требуется);
- Использование разговорных формулировок: «перевели на отдел продаж», «повысили»;
- Неправильное указание даты, запись должна соответствовать дате фактического начала работы на новой должности, а не дате издания приказа;
- Отсутствие подписи и расшифровки;
- Использование корректирующих средств (исправление белым корректором, зачёркивание, исправление чернилами) — это недопустимо. При ошибке вносится новая запись с пометкой «Запись недействительна» и указанием причины.
Что делать, если работник увольняется после перевода?
Если работник увольняется, в трудовой книжке указывается:
- Последняя занимаемая должность (на которую он был переведён);
- Причина увольнения (по собственному желанию, по инициативе работодателя и т.д.);
- Номер и дата приказа об увольнении.
Запись о переводе остаётся в трудовой книжке — она является частью истории трудовой деятельности работника и не стирается.
Особенности при переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 1 января 2026 года все работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде для новых сотрудников, а также для тех, кто подал заявление о переходе. Однако:
- Записи о переводах, сделанные в бумажной трудовой книжке до 2026 года, остаются в силе;
- При переходе на ЭТК информация о переводах переносится в электронный реестр автоматически (если работодатель вел бумажную книжку корректно);
- Для работников, продолжающих использовать бумажные книжки, правила внесения записей остаются неизменными.
Ответственность за нарушения
Неправильное ведение трудовой книжки — это нарушение трудового законодательства. За это предусмотрена административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
- Для юридических лиц, штраф от 30 000 до 50 000 рублей.
Кроме того, неправильная запись может привести к нарушению прав работника на подтверждение трудового стажа, что повлияет на начисление пенсии, отпускных, больничных и других выплат.
Внесение записи о переводе на новую должность в трудовую книжку — это не формальность, а важный юридический акт, подтверждающий профессиональный путь работника. Правильное оформление записи защищает как интересы сотрудника, так и репутацию работодателя. Соблюдайте алгоритм: согласие → приказ → дополнительное соглашение → точная запись → подпись → печать. Не допускайте ошибок, они могут стоить дорого.
Помните: каждая запись в трудовой книжке — это часть истории человека, а значит, она должна быть точной, честной и законной.