Перевод сотрудника на другую постоянную работу – один из ключевых кадровых процессов, который требует строгого соблюдения нормативных сроков. Внесение записи о переводе в трудовую книжку (ТК) регулируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ), Порядком 320н «Трудовая книжка» и рядом нормативно‑правовых актов. Ниже приведена подробная инструкция, как правильно оформить запись, какие сроки действуют и в каких случаях запись не требуется.
Правовое основание для внесения записи о переводе
- Статья 66 ТК РФ – определяет, какие сведения должны быть внесены в трудовую книжку.
- Статья 72.2 ТК РФ – регулирует порядок перевода работника.
- Порядок 320н «Трудовая книжка» – устанавливает сроки внесения записей.
- Письмо Роструда от ПГ/04192-6-1 – разъясняет порядок перевода и сроки внесения.
Сроки внесения записи о переводе
Запись о переводе в трудовую книжку должна быть внесена не позднее 5 рабочих дней со дня издания приказа (распоряжения) работодателя. Это правило закреплено в пункте 9 Порядка 320н.
Исключения:
- Если перевод осуществляется по причине простоя или иных чрезвычайных обстоятельств на срок до одного месяца и без согласия сотрудника, запись не делается.
- В случае временного перевода (период до 1 года) запись в ТК не вносится, если перевод не становится постоянным.
Процедура внесения записи
- Подготовка приказа. Работодатель издает приказ о переводе, подписывая его и печатая. Приказ должен точно соответствовать фактическим обстоятельствам и тексту ТК.
- Внесение записи. В течение 5 рабочих дней с даты издания приказа работодатель вносит запись в трудовую книжку:
- Указывается дата перевода.
- Указывается новое место работы (наименование организации, должность).
- Указывается причина перевода (если предусмотрено).
- Проверка. Сотрудник проверяет запись на точность и согласованность с приказом.
- Запись в электронную трудовую книжку (ЭТК). Сведения подаются в СФР в течение одного дня после издания приказа.
Что делать, если запись пропущена
Если запись о переводе пропущена работодателем, но обнаружена после увольнения сотрудника, необходимо:
- Составить заявление работодателя о внесении пропущенной записи.
- Подтвердить факт перевода (копия приказа).
- Внести запись в ТК в течение 5 рабочих дней с момента получения заявления.
- Сотруднику предоставить копию исправленной трудовой книжки.
Примеры оформления записей
Ниже приведены типовые примеры записей о переводе, которые можно использовать в трудовой книжке:
- Перевод на другую постоянную работу: «Переведен на должность [должность] в [название организации]».
- Временный перевод (не в ТК): «Временный перевод на должность [должность] в [название организации]» – не вносится в ТК, но фиксируется в служебной документации.
- Перевод после реорганизации: «Переведен в результате реорганизации на должность [должность] в [название организации]».
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли вносить запись о переводе позже 5 дней? Нет, это нарушение Порядка 320н. В случае пропуска работодателем может быть применена дисциплинарная ответственность.
- Что делать, если сотрудник не согласен с переводом? Перевод без согласия возможен только в случае временного перевода по чрезвычайным обстоятельствам. В остальных случаях требуется согласие работника.
- Нужно ли вносить запись о переводе в случае смены должности внутри одной организации? Нет, запись о переводе в ТК вносится только при переводе на другую постоянную работу.
- Какие документы нужны для внесения записи? Приказ о переводе, копия трудового договора (если он изменился), справка о предыдущем месте работы.
Сводная таблица сроков и требований
| Событие | Срок внесения записи | Требуемый документ |
|---|---|---|
| Перевод на другую постоянную работу | Не позднее 5 рабочих дней | Приказ о переводе |
| Временный перевод (до 1 года) | Не вносится в ТК | Приказ о переводе (фиксируется в служебной документации) |
| Перевод по реорганизации | Не позднее 5 рабочих дней | Приказ о переводе + справка о реорганизации |
| Увольнение | В день увольнения | Приказ об увольнении |
| Пропущенная запись | В течение 5 рабочих дней после обнаружения | Приказ о переводе + заявление о внесении пропущенной записи |
Соблюдение сроков внесения записи о переводе в трудовую книжку является обязательным элементом кадрового учета. Работодатель обязан:
- Вносить запись не позднее 5 рабочих дней с даты издания приказа.
- Подтверждать запись точным текстом приказа.
- Фиксировать сведения в электронную трудовую книжку в течение одного дня после издания приказа.
- В случае пропуска – оперативно исправлять ошибки и предоставлять сотруднику исправленный документ.
Соблюдение этих требований защищает права сотрудника и обеспечивает законность кадровых процедур в организации.