В данной статье подробно рассматривается, как индивидуальный предприниматель (ИП) должен оформлять записи в трудовых книжках своих сотрудников, какие особенности существуют при ведении трудовых книжек ИП, а также почему сама трудовая деятельность предпринимателя не отражается в его собственной трудовой книжке.

Содержание

1. Что такое трудовая книжка и её значение
2. Особенности ведения трудовых книжек у ИП
3. Запись о приёме на работу к ИП
4. Запись об увольнении сотрудника ИП
5. Может ли ИП внести запись о своей деятельности в трудовую книжку?
6. Оформление записи без печати ИП
7. Пошаговая инструкция оформления сотрудников ИП
8. Нормативная база (статьи ТК РФ и иные акты)
9. Часто задаваемые вопросы

Что такое трудовая книжка и её значение

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина, его стаж, должности, периоды работы и причины увольнения. Она необходима для:

• назначения пенсии и социальных выплат;
• подтверждения опыта при приёме на новую работу;
• получения различных социальных льгот и пособий.

Особенности ведения трудовых книжек у ИП

Индивидуальный предприниматель, несмотря на отсутствие юридического лица, выступает в роли работодателя и обязан вести трудовые книжки своих наёмных сотрудников в соответствии с Трудовым кодексом РФ. При этом существуют нюансы:

• Полное наименование работодателя – сокращения не допускаются. Например, запись должна выглядеть как «Индивидуальный предприниматель Васильев Владимир Васильевич», а не «ИП Васильев В.В.»;
• Срок ведения записи – если работа у ИП является основной деятельностью сотрудника, запись в трудовую книжку вносится только после того, как сотрудник проработал более пяти дней;
• Отсутствие печати – у ИП может не быть собственной печати, поэтому допустимо оформление записи без неё, но с обязательным указанием реквизитов ИП (ИНН, ОГРНИП) и подписи предпринимателя;
• Ведение учёта бланков трудовых книжек – регулируется статьёй 309 ТК РФ, которая обязывает работодателя (в т.ч. ИП) вести учёт выданных и полученных бланков трудовых книжек.

Запись о приёме на работу к ИП

При приёме сотрудника на работу индивидуальный предприниматель оформляет запись в трудовой книжке следующим образом:

1. В разделе «Сведения о работе» указывается порядковый номер записи;
2. В колонке «Дата» – день, месяц и год приёма на работу;
3. В колонке «Наименование организации, её структурное подразделение (если есть)» – полное наименование ИП без сокращений;
4. В колонке «Должность, профессия, специальность» – должность, на которую принят сотрудник;
5. В колонке «Приказ (распоряжение) о приёме» – номер и дата приказа о приёме на работу, изданного ИП;
6. Подпись индивидуального предпринимателя и расшифровка подписи (ФИО).

Пример записи:

Индивидуальный предприниматель Петров Иван Иванович Менеджер по продажам Приказ № 12 от _______________ / Петров И.И.

Запись об увольнении сотрудника ИП

При увольнении сотрудника запись оформляется аналогично приёму, но в разделе «Сведения о работе» указывается причина увольнения в соответствии с ТК РФ (например, «по собственному желанию», «по соглашению сторон», «в связи с сокращением штата» и т.д.). Обязательно указывается номер и дата приказа об увольнении.

Может ли ИП внести запись о своей деятельности в трудовую книжку?

Согласно разъяснениям Минтруда и судебной практике, индивидуальный предприниматель не является работником самого себя, поэтому:

• ИП не может заключить с собой трудовой договор;
• Запись о своей предпринимательской деятельности в трудовую книжку не вносится;
• Подтверждение стажа работы ИП осуществляется через уплаченные страховые взносы в ПФР (СФР), которые отражаются в индивидуальном лицевом счёте гражданина.

Это положение закреплено в статье 66 ТК РФ, которая определяет, что в трудовую книжку вносятся записи только о трудовой функции, выполняемой по трудовому договору.

Оформление записи без печати ИП

Если у индивидуального предпринимателя нет печати, запись в трудовой книжке всё равно считается действительной при соблюдении следующих условий:

• Указание полных реквизитов ИП (ФИО, ИНН, ОГРНИП);
• Подпись предпринимателя с расшифровкой;
• Дата записи;
• Номер и дата соответствующего приказа (о приёме, переводе, увольнении).

На практике многие ИП используют простую рукописную подпись, а отсутствие печати не является основанием для признания записи недействительной.

Пошаговая инструкция оформления сотрудников ИП

Для удобства приведем чек‑лист, который поможет индивидуальному предпринимателю правильно оформить трудовые отношения с работником;

1. Создать штатное расписание (если ещё нет сотрудников) – документ, отражающий должности, подразделения, оклады и т.д.
2. Подготовить трудовой договор – обязательный письменный документ, подписываемый обеими сторонами.
3. Сделать запись в трудовой книжке работника (если она у него есть) о приёме на работу, соблюдая правила полного наименования ИП и указания реквизитов.
4. Заполнить личную карточку работника – форма Т-2 или иная утверждённая форма.
5. Зарегистрироваться в едином Фонде пенсионного и социального страхования РФ (СФР) – если ещё не сделано, для уплаты страховых взносов за сотрудника.
6. Выдать копию приказа о приёме сотруднику под роспись.
7. Обеспечить учёт бланков трудовых книжек (журнал учёта) в соответствии со ст. 309 ТК РФ.
8. При увольнении – оформить запись об увольнении, выдать справку о доходах и форму 2-НДФЛ при необходимости.

Нормативная база (статьи ТК РФ и иные акты)

Основные положения, регулирующие ведение трудовых книжек ИП:

• Статья 66 ТК РФ – определяет, что в трудовую книжку вносятся сведения о работе, выполняемой по трудовому договору.
• Статья 309 ТК РФ – регламентирует учёт бланков трудовых книжек у работодателя (в т.ч. ИП).
• Письмо Минтруда от № 14-6/ООГ-4069 – разъясняет, что запись о предпринимательской деятельности не вносится в трудовую книжку.
• Федеральный закон № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» – подтверждает, что стаж работы ИП подтверждается страховыми взносами в ПФР (СФР).

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли ИП вести трудовую книжку, если у него нет сотрудников?

Нет. Трудовая книжка ведётся только в отношении наёмных работников. Сам ИП не является работником себя.

Можно ли использовать сокращение «ИП» в записи о работодателе?

Нет. Наименование должно быть полным: «Индивидуальный предприниматель Фамилия Имя Отчество».

Что делать, если у сотрудника нет трудовой книжки?

ИП обязан изготовить и выдать новую трудовую книжку (бланк) и внести первую запись о приёме на работу.

Нужно ли ставить печать ИП на запись в трудовой книжке?

Печать не обязательна. Достаточно подписи предпринимателя с указанием его реквизитов (ИНН, ОГРНИП).

Как подтвердить стаж работы ИП для пенсии?

Через индивидуальный лицевой счёт в СФР, где отражены уплаченные страховые взносы за периоды предпринимательской деятельности.

Ведение трудовых книжек индивидуальным предпринимателем имеет свои особенности, но в целом подчиняется общим нормам Трудового кодекса РФ. Главное – помнить о необходимости указывать полное наименование ИП без сокращений, оформлять записи только после пятидневной работы сотрудника, не пытаться внести запись о своей предпринимательской деятельности и правильно учитывать бланки трудовых книжек. Соблюдение этих правил гарантирует законность трудовых отношений и защищает права как работника, так и работодателя.

Если у вас остались вопросы по оформлению трудовых книжек ИП, рекомендуем обратиться к актуальным консультациям юристов или воспользоватся готовыми решениями от правовых систем (КонсультантПлюс, Гарант и др.).