Внесение записи о прохождении военной службы в трудовую книжку — обязательная процедура для бывших военнослужащих‚ устраивающихся на гражданскую работу. Этот процесс регулируется конкретными нормативными актами и имеет свои особенности. Неправильное оформление может привести к проблемам при подтверждении стажа.

Правовая основа

Основными документами‚ регулирующими этот вопрос‚ являются:

• Постановление Правительства РФ от № 225 — «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек…» (в ред. на 2026 г.).
• Федеральный закон от № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе».
• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек (утв. Минтрудом России).

Когда и куда вносится запись?

Запись вносится работодателем (нанимателем) по месту первого трудоустройства после увольнения с военной службы. Если это первая запись в книжке вообще‚ она станет первой.

Важный нюанс по порядку записей

Если период военной службы предшествует любой иной трудовой деятельности‚ запись о службе должна стоять первой в разделе «Сведения о работе». Это важно для правильного исчисления общего трудового стажа.

Как правильно оформить запись: пошаговая инструкция

Шаг 1: Определяем‚ какая запись нужна, одна или две

Это ключевой вопрос‚ который зависит от характера периода «службы».

Случай А: Единая запись (стандартная ситуация)

Если весь период (например‚ 2005-2017 гг.) в военном билете указан как «военная служба» (срочная служба‚ служба по контракту)‚ оформляется одна запись.

Случай Б: Две отдельные записи (обучение + служба)

Если часть периода (например‚ 2005-2009) была обучением в военном учебном заведении (военная академия‚ институт‚ училище) с присвоением специального звания (курсант‚ слушатель)‚ а остальное — непосредственная служба‚ то требуются две записи.

1. Первая запись (обучение): Указывается период обучения с основанием (диплом‚ справка‚ приказ).
   Пример: «Обучался в [название ВУЗа‚ например: Военная академия РВСН им. Петрова] с по . Основание: диплом об образовании № ХХХХХ».
2. Вторая запись (служба): Указывается период прохождения службы по контракту или срочной службы после окончания ВУЗа.
   Пример: «Проходил военную службу по контракту в [часть] с по . Основание: военный билет…».

Почему так важно? Период обучения в военном ВУЗе может учитываться в стаж по специальному правилу (как период обучения в гражданском ВУЗе)‚ а период службы — как военный стаж. Их нужно разделить.

Шаг 2: Заполняем графы трудовой книжки

Для первой записи (об обучении или службе) в классической бумажной книжке:

• Графа 1: Порядковый номер записи — «1».
• Графа 2: Дата записи, дата‚ когда работодатель вносит запись (обычно дата приема на работу).
• Графа 3: Текст записи‚ как в примерах выше. Указываем:
  — Кем и где служили/учились (должность/звание‚ наименование воинской части/учреждения);
  — Период (дата начала и окончания);
  — Основание (точные реквизиты документа: номер и дата военного билета‚ номер и дата приказа‚ номер диплома).
• Графа 4: Подпись работника и расшифровка. Важно: Подпись ставится после того‚ как запись сделана и работник с ней ознакомлен.

Особенности для электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2021 года в России активно внедряется ЭТК. Минтруд разъяснил‚ что:

• Запись о военной службе вносится в ЭТК на тех же основаниях‚ что и в бумажную.
• Данные берутся из тех же документов (военный билет‚ приказы).
• Если у работника есть и бумажная‚ и электронная книжка‚ запись делается в электронную. Бумажная‚ как правило‚ не ведется.
• При утере ЭТК или необходимости выдачи справки о стаже‚ подтверждающим документом для военной службы остаются оригиналы военного билета и приказов.

Какие документы предъявить работнику?

Для внесения записи работодатель вправе потребовать у нового сотрудника:

1. Военный билет (для прошедших срочную службу или службу по контракту) — основной документ.
2. Приказы о зачислении на службу и об увольнении/отчислении (если они есть у военнослужащего).
3. Диплом или справка об окончании военного учебного заведения (если было обучение).
4. Справку о периоде службы (может быть выдана по месту службы).

Типичные ошибки‚ которых следует избегать

• Неточное наименование воинской части. Указывайте полное официальное название‚ как в приказе.
• Указание только года без месяца и дня. Период должен быть указан точно: «с по ».
• Отсутствие ссылки на основание. Без номера и даты документа запись не считается подтвержденной.
• Смешивание периода обучения и службы в одну запись‚ если они должны быть разделены.
• Внесение записи после записи о приеме на первую гражданскую работу. Запись о службе должна стоять перед первой записью о работе.

Правильное оформление записи о военной службе в трудовой книжке — это гарантия того‚ что ваш стаж будет учтен корректно. Всегда опирайтесь на документы: военный билет‚ приказы‚ диплом. При наличии сложных периодов (обучение в академии + служба) — разделяйте записи. В случае сомнений уточняйте у кадровиков или в военном комиссариате‚ выдавшем документы. Помните‚ что эта запись — важная часть вашей трудовой биографии.