Вопрос о возможности внесения записи о работе по совместительству задним числом возникает у многих сотрудников и кадровых специалистов. Ниже подробно рассмотрены нормативные основания, порядок действий, необходимые документы и типичные ошибки, чтобы вы могли оформить такую запись корректно и в соответствии с законодательством РФ.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст. 66, ч; 3 и ч. 5 – регулирует ведение трудовых книжек и возможность внесения записей о работе по совместительству.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» – пункт 11 допускает внесение сведений о работе по совместительству.
• Приказ Минтруда России от № 320н – уточняет порядок внесения записей о совместительстве, включая возможность подачи заявления работником и внесения записи задним числом.
• Федеральный закон от № 79‑ФЗ (о электронных трудовых книжках) и связанный с ним отчет СЗВ‑ТД – регулируют электронный формат ведения трудовых книжек.

Из перечисленных актов следует, что запись о работе по совместительству может быть внесена только по заявлению сотрудника и исключительно у основного работодателя. При этом дата записи может быть указана задним числом, но не раньше фактической даты приема на работу по совместительству.

Кто может внести запись?

Согласно пункту 3 Правил ведения и хранения трудовых книжек, запись о работе по совместительству вносится:

• в трудовую книжку по месту основной работы;
• на основании заявления сотрудника;
• по документу, подтверждающему факт работы по совместительству (трудовой договор, приказ о приеме, выписка из трудовой книжки основного места и т.п.).

Если у сотрудника менялось основное место работы, запись о совместительстве должна быть внесена у того работодателя, который на момент подачи заявления является основным.

Условия и ограничения

• Заявление сотрудника должно быть оформлено в письменной форме (можно в электронном виде с ЭЦП). В заявлении указываются: ФИО, дата рождения, реквизиты трудовой книжки, сведения о месте совместительства (наименование организации, должность, период работы) и просьба внести запись.
• Подтверждающие документы: трудовой договор о совместительстве, приказ о приеме на работу по совместительству, выписка из трудовой книжки основного места (если требуется подтверждение периода), а также любые иные документы, подтверждающие факт выполнения работы (табели, акты сдачи‑приемки работы и т.д.).
• Дата записи может быть указана задним числом, но она не может быть раньше даты приема на работу по совместительству, указанной в подтверждающих документах. То есть, если вы приняты на совместительство , запись может быть сделана , или любой более поздней даты, но не .
• Запрещено вносить фиктивные записи, изменять уже существующие сведения без основания или ставить дату приема раньше фактического начала трудовой деятельности.

Пошаговая инструкция для работника

1. Подготовьте заявление о внесении записи о работе по совместительству. Укажите все requisites: ФИО, дата рождения, номер и серия трудовой книжки, место основной работы, сведения о совместительстве (организация, должность, период), просьба внести запись, дата и подпись.
2. Соберите подтверждающие документы:
   • трудовой договор о совместительстве (или его копия);
   • приказ о приеме на работу по совместительству;
   • выписка из трудовой книжки основного места (если требуется подтверждение периода);
   • иные документы (табели, акты, справки).
3. Обратитесь к кадровой службе вашего основного работодателя (тот, где вы работаете на основной ставке). Предоставьте заявление и пакет документов.
4. Кадровик проверяет документы на соответствие требованиям ТК РФ и Приказа № 320н, делает отметку о принятии на работу по совместительству в трудовую книжку (или в электронный трудовой реестр).
5. Получите заверенную копию записи (или выписку из электронной трудовой книжки) для личного архива.

Если вы ведете электронную трудовую книжку, кадровая служба внесет запись в систему и сформирует отчет СЗВ‑ТД за период, в котором произошла запись.

Образец записи в трудовой книжке (бумажный вариант)

Запись делается в разделе «Сведения о работе» (обычно после последней записи о основном месте работы). Ниже пример оформления:

Запись № 12
Дата приема на работу: 
Наименование организации: ООО «Альфа»
Должность, профессия: бухгалтер (совместительство)
Вид работы: совместительство
Основание: приказ № 45 от о приеме на работу по совместительству
Дата записи: 

Примечание: дата записи может совпадать с датой приема (как в примере) или быть более поздней, но не раньше .

Особенности электронной трудовой книжки и отчета СЗВ‑ТД

• В электронном виде запись о совместительстве формируется как отдельный элемент «Сведения о работе» с указанием того же набора реквизитов.
• После внесения записи работодатель обязан включить её в очередной отчет СЗВ‑ТД (форма ЕФС‑1) за месяц, в котором запись сделана.
• Сотрудник может получить выписку из ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через своего работодателя.
• Если у сотрудника ведется одновременно бумажная и электронная трудовая книжка (например, переходный период), запись должна быть внесена в оба варианта.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли внести запись о совместительстве, если основное место работы изменилось после периода совместительства?

Да, но обращаться нужно к текущему основному работодателю (тому, где вы работаете на основной ставке на момент подачи заявления). Он проверит документы и внесет запись в свою трудовую книжку.

Нужно ли уведомлять прежнего работодателя (где было совместительство) о внесении записи?

Нет, законодательство не требует уведомления бывшего работодателя. Запись вносится только у основного работодателя по заявлению сотрудника.

Можно ли ставить дату записи раньше даты приема по совместительству, если я хочу «подправить» трудовую книжку?

Нет. Это нарушит ст. 66 ТК РФ и может повлечь административную ответственность за недостоверные сведения в трудовой книжке.

Что делать, если основной работодатель отказывается вносить запись?

Сначала уточните причины отказа (отсутствие документов, ошибки в заявлении). Если отказ неправомерен, вы можете обратиться в трудовую инспекцию или суд с требованием восстановить нарушенное право.

Нужно ли платить пошлину за внесение записи?

Нет, внесение записи о работе по совместительству является бесплатным действием работодателя.

Таким образом, запись о работе по совместительству можно внести задним числом, но только при соблюдении следующих условий:

• заявление сотрудника;
• подтверждающие документы о факте работы по совместительству;
• обращение к основному месту работы (текущему основному работодателю);
• дата записи не раньше фактической даты приема на работу по совместительству.

Соблюдение этих правил гарантирует легитимность записи, исключает риски штрафов и обеспечивает корректный учет трудового стажа как для сотрудника, так и для Пенсионного фонда РФ. Если у вас остались вопросы, рекомендуется проконсультироваться с юристом по трудовому праву или специалистом кадровой службы вашей организации.