Вопрос о том, нужно ли вносить запись о прохождении военной службы в трудовую книжку, остаёться одним из самых актуальных для бухгалтеров, кадровиков и работодателей. Особенно часто он возникает при приёме на работу граждан, отслуживших по призыву или по контракту. В этой статье мы подробно разберём: кто обязан вносить запись, на каких основаниях, как правильно её оформить, и какие изменения произошли в 2024–2026 годах.

Обязательно ли вносить запись о военной службе в трудовую книжку?

Согласно Пункту 21 Подпункту «а» Правил ведения и хранения трудовых книжек, утверждённых Постановлением Правительства РФ от № 225, запись о прохождении военной службы вносится в трудовую книжку на основании документов, подтверждающих этот факт.

Однако здесь важно понимать ключевой нюанс:

• Военная служба — это не трудовая деятельность, а выполнение конституционной обязанности гражданина (ст. 59 Конституции РФ).
• Согласно Федеральному закону № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», основным документом, подтверждающим прохождение военной службы, является военный билет.
• Тем не менее, законодательство РФ прямо предусматривает возможность внесения записи о военной службе в трудовую книжку — и это не просто рекомендация, а обязанность работодателя при наличии соответствующего документа.

Важно! Несмотря на то, что военная служба не относится к трудовой деятельности, она засчитывается в страховой стаж для начисления пенсии. Поэтому запись в трудовой книжке имеет прямое значение для формирования пенсионных прав гражданина.

Кто должен вносить запись о военной службе?

Здесь возникает частая путаница. Многие считают, что запись должна быть сделана по месту прохождения службы, например, военкоматом или воинской частью. Это неверно.

Согласно официальным разъяснениям Минтруда России (Письмо от № 14-6/10/ООГ) и практике Роструда:

1. Первичная запись о военной службе в трудовую книжку вносится работодателем при первичном приёме на работу, если работник предоставил документ, подтверждающий прохождение службы (военный билет, справка из военкомата и т.п.).
2. Если запись не была сделана предыдущим работодателем — текущий работодатель обязан внести её по заявлению работника и при предъявлении документов.
3. Работодатель не вправе отказываться от внесения записи только потому, что «это должен был сделать другой работодатель».

Пример: Гражданин отслужил срочную службу с по , затем устроился на работу в ООО «Свет» в январе 2022 года, но не предоставил военный билет. В 2025 году он принёс военный билет. ООО «Свет» обязано внести запись о службе в трудовую книжку, даже если прошло более 3 лет.

Какие документы нужны для внесения записи?

Для внесения записи в трудовую книжку о прохождении военной службы работнику необходимо предоставить один из следующих документов:

• Военный билет (с отметкой о прохождении службы и датами призыва и увольнения);
• Справка из военкомата (о прохождении военной службы по призыву);
• Выписка из приказа о призыве и увольнении (для контрактников);
• Свидетельство об увольнении с военной службы (если военный билет отсутствует).

Важно: Копии документов заверять не обязательно — достаточно предъявить оригинал для сверки. Копия прилагается к личному делу работника.

Как правильно оформить запись в трудовой книжке?

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки. Порядок заполнения строго регламентирован:

1. Графа 1 — порядковый номер записи (следующий после последней записи о работе).
2. Графа 2, дата поступления на военную службу и дата увольнения с неё. Формат: ДД.ММ.ГГГГ.
3. Графа 3 — наименование службы с указанием вида и структуры. Примеры:

• Для призывников: «Служба в Вооружённых Силах Российской Федерации с по »
• Для контрактников: «Служба в Вооружённых Силах Российской Федерации по контракту с по »
• Для службы в других органах: «Служба в Федеральной службе войск национальной гвардии Российской Федерации с по »

4. Графа 4 — реквизиты документа, на основании которого внесена запись. Пример: «Военный билет № 123456, выдан г. военкоматом г. Москвы».

Внимание! Запись должна быть сделана чернилами чёрного, синего или фиолетового цвета, печатью работодателя и подписью ответственного лица (кадровика или руководителя).

Что изменилось в 2021–2026 годах?

С 1 сентября 2021 года вступили в силу изменения, связанные с переходом на электронные трудовые книжки. Однако это не отменило обязанность вносить записи о военной службе.

Ключевые изменения:

• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — в неё записи о военной службе не вносятся автоматически. ПФР не получает эти данные из воинских частей или военкоматов.
• Если работник оформил ЭТК, то запись о военной службе вносится только в бумажную трудовую книжку (если она у него есть) или в дополнительный лист ЭТК по заявлению работника.
• Согласно Письму Минтруда от , работодатель обязан внести запись о военной службе в ЭТК, если работник предоставил документы и заявил об этом письменно.
• С 2024 года Роструд активно проверяет наличие записей о военной службе при проверках пенсионного стажа. Отсутствие записи — основание для штрафа и риска уменьшения пенсии работника.

Последствия отсутствия записи

Пропущенная запись о военной службе может привести к серьёзным последствиям:

• Снижение размера пенсии — период службы не будет учтён в страховом стаже;
• Отсрочка выхода на пенсию — если стаж не дотягивает до необходимого минимума;
• Споры с ПФР — при подаче документов на пенсию придётся собирать дополнительные доказательства (архивные справки, выписки из приказов и т.д.);
• Штрафы для работодателя — за нарушение правил ведения трудовых книжек (ст. 5.27 КоАП РФ).

По данным Роструда, в 2023–2024 годах более 12% жалоб граждан на ПФР связаны именно с отсутствием записи о военной службе в трудовой книжке.

Образец записи в трудовой книжке (2026 год)

Вот корректный пример заполнения:

Примечание: Если служба проходила по контракту — обязательно указать «по контракту». Если служба в других ведомствах (МВД, ФСБ, Росгвардия) — указать полное наименование органа.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Можно ли внести запись о военной службе, если трудовая книжка уже заполнена?

Ответ: Да. Если на последней странице есть место — запись вносится туда. Если места нет — вносится на листе приложения к трудовой книжке, который заверяется печатью работодателя и подписью.

Вопрос 2: Нужно ли вносить запись, если работник уже получил пенсию?

Ответ: Да. Даже если работник вышел на пенсию, запись может быть внесена по его заявлению — для корректировки стажа и возможного перерасчёта пенсии.

Вопрос 3: Что делать, если военный билет утерян?

Ответ: Работник должен обратиться в военкомат по месту регистрации для получения дубликата военного билета или справки о прохождении службы. На основании этого документа запись вносится.

Вопрос 4: Можно ли внести запись в электронную трудовую книжку?

Ответ: Да, но только по заявлению работника и при наличии документов. Работодатель должен направить информацию в ПФР через форму СЗВ-ТД, указав в ней период службы (хотя форма СЗВ-ТД формально не предусматривает этого, Минтруд разрешил вносить в поле «Прочие сведения»).

В 2026 году работодатель обязан:

1. Запрашивать у новых сотрудников военный билет (или иной документ) при приёме на работу;
2. Вносить запись о военной службе в трудовую книжку (бумажную или электронную) при наличии документов;
3. Не отказывать в внесении записи даже если прошло много лет после службы;
4. Сохранять копии документов в личном деле работника;
5. Проверять наличие записи при каждом приёме на работу бывших военнослужащих.

Невнесение записи — это не просто формальность. Это нарушение прав работника на пенсию и потенциальный риск для работодателя. Правильное оформление — залог честного стажа, справедливой пенсии и отсутствия претензий со стороны контролирующих органов.

Рекомендация: Внедрите в кадровый регламент пункт: «При приёме на работу каждого гражданина мужского пола в возрасте 18–27 лет обязательно запрашивать военный билет и проверять наличие записи о военной службе в трудовой книжке».

Помните: одна правильно сделанная запись может спасти человеку десятки тысяч рублей пенсии.