Одной из наиболее частых и спорных ситуаций в кадровом делопроизводстве является вопрос о том, нужно ли вносить запись в трудовую книжку о временном исполнении обязанностей по вакантной должности. Многие работодатели и кадровые специалисты ошибочно полагают, что если сотрудник временно замещает отсутствующего коллегу, даже если должность официально вакантна — то такая информация должна быть зафиксирована в трудовой книжке. Однако это не соответствует требованиям трудового законодательства Российской Федерации.
Что такое вакантная должность?
Вакантная должность — это штатная единица, которая в данный момент не занята ни одним работником. То есть, в штатном расписании организация имеет такую должность, но на неё пока не назначен сотрудник. Вакансия может возникнуть по причине:
- увольнения предыдущего работника;
- отпуска по уходу за ребёнком;
- болезни или командировки;
- прекращения трудового договора по иным основаниям.
Важно понимать: вакантная должность — это не должность, которую можно «занимать» временно. Это пустая позиция, которая требует официального оформления для её заполнения, либо путём приёма на работу, либо путём перевода.
Можно ли исполнять обязанности по вакантной должности?
Да, можно — и это даже необходимо для бесперебойной работы организации. Однако не путайте временное исполнение обязанностей с замещением должности.
Согласно статье 60.2 Трудового кодекса РФ, работник может быть привлечен к выполнению дополнительной работы — в т.ч. обязанностей по вакантной должности — на основании:
- его письменного согласия;
- издания приказа работодателя;
- заключения дополнительного соглашения к трудовому договору.
Такой порядок называется совмещением профессий (должностей). При этом работник остаётся на своей основной должности и выполняет дополнительные функции в рамках своей штатной единицы.
Запись в трудовой книжке: что говорит закон?
Категорически запрещено вносить в трудовую книжку запись о временном исполнении обязанностей по вакантной должности, даже если это было оформлено приказом и сопровождалось доплатой.
Обоснование:
- Статья 66 ТК РФ устанавливает, что трудовая книжка, это документ, в который вносятся сведения только о фактическом приёме на работу, переводе на другую постоянную должность и увольнении.
- Постановление Правительства РФ № 225 от (об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек) чётко определяет, какие записи подлежат внесению: приём, перевод, увольнение. Временное исполнение обязанностей в этот перечень не входит.
- Инспекция труда и ФСС неоднократно подтверждали в разъяснениях, что запись о «и.о.» или «временно исполняющий обязанности» в трудовую книжку вносить нельзя — это нарушение формы и содержания документа.
Пример из практики: если сотрудник, работающий бухгалтером, временно исполнял обязанности начальника отдела кадров (должность которого вакантна), то в его трудовой книжке должна быть запись только о приёме на должность бухгалтера. Запись «и.о. начальника отдела кадров», недопустима.
Чем грозит неправильная запись?
Внесение не предусмотренной законом записи в трудовую книжку — это нарушение формы документа, которое может повлечь за собой:
- отказ в приёме на новую работу из-за «некорректной» трудовой книжки;
- проблемы при оформлении пенсии (если в трудовой книжке указаны несуществующие должности);
- штрафы со стороны Государственной инспекции труда (по ст. 5.27 КоАП РФ, до 50 000 рублей для юридического лица);
- осложнения при аудите или проверке трудовых отношений.
Также такие записи могут быть расценены как фальсификация документов, особенно если они используются для подтверждения стажа на руководящей должности.
Как правильно оформить временное исполнение обязанностей по вакантной должности?
Если должность вакантна, а её обязанности необходимо распределить, действуйте по следующему алгоритму:
Оформите дополнительное соглашение к трудовому договору
Укажите:
- период временного исполнения обязанностей (например, «с по «);
- объём дополнительной работы;
- размер доплаты (не менее 50% от оклада вакантной должности — по ст. 151 ТК РФ);
- обязанности, которые будут выполняться.
Издаёте приказ
Форма приказа может быть произвольной, но должна содержать:
- основание (дополнительное соглашение);
- ФИО работника, его основную должность;
- должность, по которой исполняются обязанности;
- период исполнения;
- размер доплаты.
Пример формулировки в приказе:
«Назначить Иванова И.И., бухгалтера, исполнять обязанности начальника отдела кадров с по в порядке совмещения профессий (должностей) с доплатой в размере 60% от оклада начальника отдела кадров.»
Не вносите запись в трудовую книжку
Все действия фиксируются в дополнительном соглашении и приказе. Эти документы хранятся в личном деле работника и являются достаточным подтверждением выполнения дополнительных обязанностей.
Что делать, если запись уже внесена?
Если в трудовую книжку уже внесена неправомерная запись (например, «и.о. начальника отдела»), её необходимо аннулировать в соответствии с правилами ведения трудовых книжек:
- Внести запись: «Запись о временном исполнении обязанностей по вакантной должности признана недействительной в связи с несоответствием требованиям ТК РФ».
- Запись должна быть заверена подписью руководителя и печатью организации (если есть).
- Все документы, подтверждающие неправомерность записи (разъяснения инспекции труда, копии приказов), приложить к личному делу.
Важно! Нельзя просто зачеркивать или стирать запись — это нарушение. Только официальное аннулирование с пояснением.
Когда запись в трудовую книжку всё же необходима?
Запись в трудовую книжку вносится только при постоянном переводе на новую должность — даже если она ранее была вакантной. Например:
- Работник был временно привлечен к выполнению обязанностей начальника отдела;
- После окончания срока вакансии руководство приняло решение назначить его на эту должность постоянно;
- Тогда оформляется приказ о переводе и дополнительное соглашение к трудовому договору;
- И только после этого в трудовую книжку вносится запись: «Принят на должность начальника отдела кадров».
Также запись вносится, если работник был принят на работу на время исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника — но в этом случае он принимается на конкретную должность по срочному трудовому договору (ст. 59 ТК РФ), и тогда запись о приёме и увольнении обязательна.
- Запись о временном исполнении обязанностей по вакантной должности в трудовую книжку вносить нельзя.
- Такие обязанности оформляются как совмещение профессий — на основании приказа и дополнительного соглашения.
- Все документы хранятся в личном деле работника — они имеют юридическую силу.
- Неправомерная запись в трудовой книжке — это нарушение, которое может повлечь штрафы и проблемы при трудоустройстве работника.
- Если запись уже внесена — её необходимо аннулировать официально, а не просто зачеркнуть.
- Для постоянного назначения на вакантную должность — оформляйте перевод, а не временное исполнение.
Помните: трудовая книжка — это не журнал учёта дополнительных обязанностей, а официальный документ о трудовой биографии работника. Вносите в неё только то, что прямо предусмотрено законом — и вы избежите рисков и ошибок.
Если вы сомневаетесь в правильности оформления — всегда обращайтесь к Трудовому кодексу РФ, Правилам ведения трудовых книжек и консультациям специалистов по кадровому делопроизводству. Лучше перестраховаться, чем получить штраф или судебный иск.