Внесение записи об образовании в трудовую книжку — важная процедура, которая подтверждает период получения работником профессионального образования. В Республике Беларусь этот процесс регламентирован строгими правилами. Неправильное оформление может привести к недочётам в кадровом делопроизводстве и проблемам для работника в будущем. Данная статья разбирает все ключевые аспекты на основе действующего законодательства.
Нормативная база
Основным документом, регулирующим порядок ведения трудовых книжек в РБ, является Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников (утверждена постановлением Министерства труда и социальной защиты РБ). Именно в ней содержатся все правила внесения записей об образовании.
Кто и когда вносит запись?
Важнейший принцип: Запись об обучении вносится нанимателем (работодателем) по месту текущей работы сотрудника. Это делается не в учебном заведении и не по инициативе работника, а на основании предоставленных им документов.
Запись вносится в тот момент, когда работник предоставляет нанимателю документ об образовании (диплом, справку об окончании). Обычно это происходит при приёме на работу или в период работы, если документ был получен позже.
На каком основании вносится запись?
Единственным основанием для внесения записи является документ государственного образца об образовании, выданный уполномоченным учреждением. К таким документам относятся:
- Диплом об окончании учреждения профессионально-технического, среднего специального, высшего или послевузовского образования.
- Свидетельство (справка) об окончании курсов повышения квалификации, переподготовки, стажировки.
- Документ об обучении (например, удостоверение о присвоении квалификации).
Запись делается на основании самого документа, а не на основании заявления работника;
Какое обучение подлежит записи?
В трудовую книжку вносятся сведения только о времени получения образования в дневной форме. Это ключевое ограничение.
Под дневной формой понимается очная форма обучения, при которой учебные занятия проводятся в основном в течение дня.
Уровни образования, которые отражаются:
- Профессионально-техническое (ПТУ).
- Среднее специальное (колледж, техникум).
- Высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура).
- Послевузовское (аспирантура, докторантура, ординатура).
- Дополнительное образование взрослых (курсы повышения квалификации, переподготовка, стажировка) в учреждениях образования.
Важно! Обучение в заочной или вечерней форме в трудовую книжку НЕ вносится. Это прямо предусмотрено законодательством. Также не вносится запись о неполном высшем образовании, поскольку такого уровня (как отдельного) в законодательстве РБ не предусмотрено.
Как выглядит запись? Что указывается?
Запись имеет стандартный формат и вносится в соответствующую графу трудовой книжки (обычно это графа 3 «Занимаемая должность (профессия), специальность, квалификация» или отдельная графа для образования, если она предусмотрена).
Примеры записей:
- «Окончил Белорусский государственный университет (дневная форма), специальность «Экономика», квалификация «Экономист» (с по ).»
- «Прошёл(ла) повышение квалификации по программе «Актуальные вопросы бухгалтерского учёта» в Белорусском институте повышения квалификации (с по ).»
- «Окончил(а) Минский государственный профессионально-технический колледж строителей, специальность «Маляр», квалификация «Маляр-штукатур» (с по ).»
В новой редакции Инструкции подчёркивается, что в графе, отражающей специальность/профессию, будут указываться сведения о квалификации в соответствии с документом об образовании.
Особые случаи и частые вопросы
Аспирантура, ординатура, магистратура
Запись об обучении в аспирантуре, докторантуре, магистратуре, клинической ординатуре вносится на тех же основаниях — на основании документа об окончании (например, диплома магистра или справки об окончании ординатуры). Указывается период обучения.
Иностранный диплом
Если документ об образовании выдан за рубежом, для внесения записи в трудовую книжку он должен быть нотариально заверен и легализован (апостилирован) в установленном порядке. Наниматель вправе запросить официальный перевод на белорусский или русский язык. Запись вносится на основании этого документа с указанием названия иностранного учебного заведения и специальности.
Невнесение записи предыдущим нанимателем
Это не основание для невнесения записи текущим нанимателем! Если работник предоставляет документ об образовании, полученном до приёма на текущую работу, и предыдущий наниматель не сделал соответствующую запись, текущий наниматель обязан внести её на основании этого документа. Ответственность за полноту трудовой книжки лежит на текущем работодателе.
Студенты и учащиеся, работающие по трудовому договору
Если студент дневной формы обучения работает у нанимателя по трудовому договору (это его основное место работы), то наниматель обязан по его заявлению и при предоставлении документа об обучении (справки из вуза/ссуза) внести запись об этом обучении в трудовую книжку.
Практический совет работнику: Самим следить за внесением записи. При предоставлении диплома или справки об окончании курсов стоит написать заявление на имя руководителя с просьбой внести соответствующую запись в трудовую книжку и приложить копию документа. После внесения обязательно проверьте правильность заполнения (ФИО, даты, название учебного заведения, специальность, квалификация).
Ответственность
Наниматель (кадровый специалист) несёт административную ответственность за ненадлежащее ведение трудовых книжек, включая невнесение обязательных записей об образовании. Для работника отсутствие такой записи может создать проблемы при трудоустройстве в будущем, так как работодатель не увидит подтверждения периода получения образования.
Запись об обучении в трудовой книжке в РБ — это строго регламентированная процедура. Её основанием является только документ об образовании дневной формы. Вносит запись исключительно наниматель по месту работы. Работнику важно иметь при себе оригиналы документов и контролировать их корректное отражение в трудовой книжке. Понимание этих правил помогает избежать ошибок как для работодателя, так и для сотрудника.