В современном управлении персоналом 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) играет ключевую роль в оформлении кадровой документации. Одним из важных документов в этом процессе является заявление о ведении трудовой книжки – как в бумажном, так и в электронном виде. Ниже приведена подробная инструкция по созданию, заполнению и использованию заявлений в 1С.

Что такое заявление о ведении трудовой книжки?

Заявление о ведении трудовой книжки – это документ, который подтверждает согласие работника на ведение сведений о трудовой деятельности в бумажной трудовой книжке (статья 66 ТК РФ) либо в электронном виде (статья 66.1 ТК РФ). В 1С это отдельный тип документа, который можно сформировать и распечатать в нужном формате.

Ключевые элементы заявления

• Представлено заявление о предоставлении данных о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 ТК РФ.
• Указание выбранного способа ведения: бумажный вариант, электронный вариант или комбинированный.
• Сведения о работнике: ФИО, дата рождения, должность, дата начала работы.
• Подпись работника и дата.
• Согласие на передачу сведений в электронную трудовую книжку (если применимо).

Как создать заявление в 1С:ЗУП

Ниже приведены пошаговые инструкции для разных версий 1С. В большинстве случаев процесс схож, но названия пунктов меню могут отличаться.

Открытие раздела «Кадровая документация»

1. Запустите 1С:ЗУП и войдите в режим «Кадры».
2. В главном меню выберите пункт «Кадровая документация» → «Заявления».
3. Нажмите кнопку «Создать» и выберите тип документа «Заявление о ведении трудовой книжки».

Заполнение полей заявления

1. В поле «Сотрудник» выберите нужного работника из справочника.
2. Укажите дату начала работы и текущую должность.
3. В разделе «Вид ведения» выберите:
   • «Бумажная» – если работник согласен вести трудовую книжку в бумажном виде.
   • «Электронная» – если работник согласен вести сведения в электронном виде.
   • «Комбинированная» – если работодатель ведет обе формы.
4. Укажите подпись работника (если документ будет распечатан).
5. Сохраните документ.

Печать заявления

После сохранения документа в 1С можно распечатать два варианта заявления:

• Для бумажной трудовой книжки (статья 66 ТК РФ).
• Для электронной трудовой книжки (статья 66.1 ТК РФ).

Выберите нужный шаблон в меню печати и отправьте документ на печать. Если работник согласен с электронным вариантом, можно сразу перейти к созданию заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

В 2025 году в России был введён обязательный переход на электронную трудовую книжку. Для этого в 1С необходимо выполнить несколько дополнительных шагов.

Создание заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности

1. В разделе «Кадровая документация» выберите тип документа «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
2. Заполните поля аналогично заявлению о ведении трудовой книжки.
3. Укажите, что работник согласен на передачу сведений в электронную трудовую книжку.
4. Сохраните документ.

Отправка заявления в соцфонд

После получения согласия от работника компания должна отчитаться в соцфонд. Для этого в 1С:Бухгалтерия или 1С:ЗУП в облаке формируется подраздел 1.1 раздела 1 ЕФС‑1.

1. Перейдите в модуль «Отчётность» → «ЕФС‑1».
2. Выберите подраздел 1.1 – «Поступления по заявлению о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
3. Заполните необходимые поля и отправьте отчет в соцфонд.

Уведомление работника

Перед подачей заявления работнику необходимо уведомить его о переходе на ЭТК. В 1С можно использовать готовый шаблон уведомления:

• «Уведомление работника с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку по почте» (редакция 1 от ).
• Скачайте образец заполнения в Word или PDF и распечатайте.

Практические рекомендации

• Проверяйте галочки в кадровой документации перед созданием заявления – это необходимо для корректного формирования электронных записей.
• Если работник работает без трудового стажа, обязательно создайте заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
• Сохраняйте копии всех заявлений в архиве 1С (в папке «Кадровая документация»).
• Периодически проверяйте, что сведения в бумажной и электронной трудовой книжке совпадают.
• При обновлении версии 1С (например, 8.5) проверьте наличие новых шаблонов заявлений и обновлений в модуле «Кадровая документация».

Пример заполнения заявления (в формате pre)

Заявление о ведении трудовой книжки

Я, _______________________________ (ФИО работника),
дата рождения: ___________________,
должность: _______________________,
дата начала работы: _______________,

согласен(на) на ведение сведений о трудовой деятельности в
[ ] бумажной трудовой книжке (ст. 66 ТК РФ)
[ ] электронной трудовой книжке (ст. 66.1 ТК РФ)
[ ] комбинированной форме.

Подпись работника: ___________________

Где можно скачать шаблоны?

• Официальный сайт 1С: 1c.ru – раздел «Документы».
• Бесплатные шаблоны в Word и PDF доступны на портале docformats.ru.
• Образцы заполнения 2026 г. доступны в разделе «Образцы документов» на сайте kadrovka.ru.

Заявления о ведении трудовой книжки в 1С – это фундаментальный элемент кадрового учета. Правильное оформление и своевременное подача заявлений позволяют избежать штрафов, обеспечивают прозрачность кадровой документации и облегчают взаимодействие с соцфондом. Следуйте приведённым шагам, используйте готовые шаблоны и регулярно обновляйте свои знания о законодательных изменениях.

Удачной работы в 1С и эффективного управления персоналом!