Оформление трудовых отношений с генеральным директором (руководителем) организации, это процесс, имеющий ряд юридических нюансов, отличающих его от приема на работу рядового сотрудника. Самое главное помнить, что от правильности внесения записей в трудовую книжку директора зависит легитимность его полномочий и отсутствие проблем при проверках или судебных разбирательствах. В данной статье мы подробно разберем, как правильно вносить записи о приеме, продлении полномочий и увольнении руководителя.
Основания для внесения записи о приеме на работу
Внесение записей в трудовую книжку должно строго соответствовать формулировкам распорядительных документов. Однако в случае с директором ситуация уникальна: он является единственным работником, который сам издает приказ о своем приеме на работу.
Существует два основных документа, которые могут служить основанием для внесения записи в графу 4 («Документ, на основании которого внесена запись»):
- Протокол общего собрания участников (акционеров) или решение совета директоров. Именно этот документ фиксирует волю собственников бизнеса о назначении конкретного лица на должность руководителя.
- Приказ (распоряжение) о приеме на работу. Этот документ издается уже самим назначенным директором на основании протокола. В приказе директор сам себе назначает дату вступления в должность и оклад.
Важно отметить, что в столбце 4 трудовой книжки в качестве основания можно указать реквизиты как приказа о приеме на работу, так и протокола (решения), содержащего решение о назначении. Выбор конкретного документа-основания остается за работодателем (в данном случае, за самим руководителем и собственниками), но чаще всего указывают приказ, так как он является непосредственным актом о приеме на работу.
Алгоритм действий при приеме директора
- Проведение общего собрания участников (акционеров) и оформление протокола о назначении директора.
- Издание приказа о вступлении в должность, который подписывает новый директор.
- Внесение записи в трудовую книжку в общем порядке, аналогичном записям для других сотрудников.
- Заверение записи подписью директора (как работодателя) и печатью организации (если она используется).
Образец формулировки записи о приеме
Запись вносится в раздел «Сведения о работе». Формулировка должна быть четкой и соответствовать штатному расписанию и приказу.
Пример записи:
- В графе 3: Принят на должность генерального директора.
- В графе 4: Приказ от № 1-к (или Протокол общего собрания участников от № 1).
Невероятно важно помнить, что после внесения записи она должна быть обязательно заверена. Когда трудовая книжка заполняется, необходимо также оформить личную карточку сотрудника (форма Т-2), даже если этот сотрудник является единственным руководителем.
Кто вносит запись и кто подписывает трудовую книжку?
Это один из самых частых вопросов в кадровой практике. Поскольку директор является единоличным исполнительным органом, он обладает полномочиями представлять организацию без доверенности.
Внести запись в трудовую книжку директора и заверить её могут:
- Сам генеральный директор. Он подписывает запись как представитель нанимателя.
- Иное уполномоченное лицо. Например, специалист по кадрам или главный бухгалтер, если на них оформлена соответствующая доверенность или их полномочия прописаны в должностных инструкциях и локальных актах, позволяющих вести трудовые книжки от имени организации.
Если в организации нет отдела кадров, директор вносит запись и подписывает её самостоятельно. В графе «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек» директор ставит свою подпись, а в графе «Подпись работника», также свою подпись как принятого сотрудника.
Особенности продления полномочий директора
Срок полномочий директора ограничен уставом общества (обычно 3 или 5 лет). По истечении этого срока необходимо либо переизбрать директора, либо продлить его полномочия.
Нужно ли вносить запись о продлении?
Если с директором заключается новый трудовой договор (или дополнительное соглашение к существующему с изменением срока действия) на новый срок, то запись о продлении (фактически о продолжении работы на тех же условиях, но с новым сроком договора) вносится в трудовую книжку. Основанием служит протокол собрания о переизбрании и приказ директора о продлении полномочий.
Если же трудовой договор был заключен на неопределенный срок, а в уставе просто меняются даты полномочий, то внесение записи о «продлении» не требуется, так как трудовые отношения не прерываются и не изменяются кардинально. Однако на практике, во избежание вопросов, часто вносят запись о переизбрании, если меняются существенные условия или истекает конкретный срок полномочий, указанный в первоначальных документах.
Увольнение генерального директора
Запись об увольнении вносится в трудовую книжку директора в последний день его работы. Основанием для увольнения может быть:
- Истечение срока трудового договора.
- Решение собственников (учредителей) о прекращении полномочий.
- Собственное желание директора.
- Соглашение сторон.
Запись вносится на основании протокола общего собрания об увольнении и приказа директора (или лица, временно исполняющего его обязанности, если директор уже не имеет полномочий подписывать документы) об увольнении. Запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации.
Частые ошибки при заполнении
Чтобы избежать проблем, избегайте следующих ошибок:
- Отсутствие основания. Запись внесена без ссылки на приказ или протокол.
- Неверная дата. Дата приема в трудовой книжке должна совпадать с датой начала работы, указанной в приказе.
- Отсутствие подписи или печати. Запись без заверения считается недействительной.
- Несоответствие формулировок. Название должности в трудовой книжке должно дословно совпадать с названием в приказе и штатном расписании.
Правильное ведение трудовой книжки генерального директора — это залог прозрачности корпоративного управления и защиты интересов как самого руководителя, так и компании. Всегда проверяйте соответствие дат и реквизитов документов перед внесением финальной записи.