Трудовая книжка остаётся основным документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина. При оформлении приёма на работу временно (по срочному договору, на замещение отсутствующего сотрудника, в порядке перевода и т.п.) важно соблюсти требования Трудового кодекса РФ и Приказа Минтруда России № 320н «О порядке ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности».

Что считается временным приёмом на работу?

• Приём на работу для замещения временно отсутствующего сотрудника (например, в отпуске, на больничном).
• Временный перевод сотрудника на другую должность или в другое структурное подразделение (ст. 72.1 ТК РФ).
• Приём на работу по совместительству, если основное место работы остаётся прежним.

Внесение записи в трудовую книжку производится только при оформлении постоянного трудового отношения. Если характер работы носит временный, но оформлен срочный трудовой договор, запись всё равно делается – она отражает факт приёма на работу, а не его продолжительность.

Порядок внесения записи о приёме на работу временно

1. Подготовка документов: приказ о приёме на работу (форма Т‑1 или иная, утверждённая организацией), трудовой договор, личная карточка сотрудника.
2. Заполнение разделов трудовой книжки: раздел «Сведения о работе» (обычно второй раздел).
3. Заполнение граф: согласно Приказу № 320н:
1. Графа 1 – порядковый номер записи.
2. Графа 2 – дата приёма на работу (число, месяц, год).
3. Графа 3 – наименование организации, структурного подразделения (если указано в трудовом договоре) и должность, которую занимает сотрудник.
4. Графа 4 – основание для внесения записи: номер и дата приказа о приёме на работу, а также реквизиты трудового договора (номер, дата).
4. Подпись и печать: запись заверяется подписью ответственного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печатью организации.
5. Внесение в электронный трудовой журнал (СЗВ‑ТД): при наличии возможности дублировать информацию в электронном виде.

Образец записи в трудовой книжке о приёме на работу временно

Принят на работу в отдел продаж на должность менеджера по работе с клиентами 
В соответствии с приказом № 45 от и трудового договора № 12/2026 от 
Подпись ___________________ М.И. Иванова 
Печать организации

Пояснения к образцу:

• Графа 1 – порядковый номер (в данном случае первая запись после предыдущей трудовой деятельности).
• Графа 2 – дата фактического начала работы.
• Графа 3 – указывается полное наименование структурного подразделения и должность, как указано в трудовом договоре.
• Графа 4 – реквизиты приказа и трудового договора, которые служат основанием для записи.

Особенности записи при разных видах временного приёма

Срочный трудовой договор

Если договор заключён на определённый срок (например, 6 месяцев), в графе 3 указывается должность и подразделение, а в графе 4 – номер и дата приказа о приёме на работу по срочному договору. Срок действия договора в трудовой книжке не отражается; он фиксируется только в самом договоре и в приказе.

Замещение отсутствующего сотрудника

В графе 3 после должности можно добавить примечание в скобках: «(замещение отсутствующего сотрудника И.П. Сидорова)». Это не обязательно по закону, но помогает кадровикам ориентироваться в кадровом учёте.

Временный перевод внутри организации

При временном переводе (ст. 72.1 ТК РФ) запись делается аналогично постоянному переводу: в графе 3 указывается новая должность и подразделение, в графе 4 – приказ о переводе. Если перевод признан постоянным позже, запись остаётся без изменений.

Совместительство

Запись о приёме на работу по совместительству вносится в трудовую книжку по основному месту работы только при наличии заявления сотрудника и приказа о приёме на работу по совместительству. В графе 3 указывается место работы (наименование организации) и должность, а в графе 4 – реквизиты приказа о приёме на работу по совместительству.

Чего следует избегать при оформлении записи

• Не указывать в графе 3 только «временная работа» без указания конкретной должности и подразделения.
• Не опускать графа 4 – без ссылки на приказ и трудовой договор запись считается недействительной.
• Не ставить дату приёма позже фактического начала работы – это может привести к спорам при расчёте стажа.
• Не забывать про подпись уполномоченного лица и печать; без них запись не имеет юридической силы.

Проверка правильности записи

После внесения записи рекомендуется:

1. Сверить даты и номера приказов с оригинальными документами.
2. Убедиться, что все графы заполнены без пропусков и исправлений.
3. При наличии ошибок аккуратно исправить их согласно инструкции по ведению трудовых книжек (зачёркнутым текстом с указанием правильной записи, подписью и печатью).
4. Сделать копию записи для личного дела сотрудника.

Правильное оформление записи в трудовой книжке о приёме на работу временно требует внимательного отношения к нормативным актам и аккуратности при заполнении граф. Следуя представленному алгоритму и используя приведённый образец, кадровик сможет избежать типичных ошибок и обеспечить достоверность трудового стажа сотрудника.

Если у вас остались вопросы по конкретным ситуациям (например, запись о приёме на работу в условиях удалённого труда или при совмещении нескольких должностей), рекомендуется обратиться к актуальным разъяснениям Роструда или воспользоваться системой «КонсультантПлюс» для получения свежих образцов и комментариев.