Внешний перевод – это перевод работника из одной организации в другую, находящуюся в другом юридическом лице (другой фирме, дочерней компании, филиале, расположенном в другом регионе или стране). При таком переводе трудовые отношения сохраняются, а работник продолжает работать в том же коллективе, но уже под юрисдикцией нового работодателя.

Правовая база

Оформление внешнего перевода регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 81, 82, 84, 86.
• Постановление Правительства РФ от № 1155 «Об утверждении Положения о переводе работников».
• Приказ Минтруда России от № 71н «Об утверждении формы записи в трудовую книжку при переводе».
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об обязательном электронном документообороте в сфере труда» (в части о цифровой трудовой книжке).

Что такое «внешний перевод»?

Внутренний перевод – перемещение внутри одного юридического лица (например, из одного подразделения в другое). Внешний перевод – перемещение работника в другое юридическое лицо, но при этом сохраняются:

1. Трудовой стаж.
2. Старый трудовой договор (он переоформляется в новую организацию).
3. Все накопленные права (отпуск, премии, соц. выплаты).

Кому необходимо вносить запись в трудовую книжку?

Запись в трудовую книжку обязаны вносить:

• Работодатель, в который переводится работник (приёмный работодатель).
• Работодатель, из которого переводится работник (отдающий работодатель) – в его книжке делается отметка о переводе.
• Если у работника электронная трудовая книжка – запись происходит в электронном реестре через сервис Госуслуги или через специализированную программу работодателя.

Порядок действий при внешнем переводе

Ниже представлена пошаговая инструкция, которую следует соблюдать, чтобы запись в трудовую книжку была оформлена правильно.

Шаг 1. Согласие работника

Перевод возможен только при письменном согласии работника. Согласие оформляется в виде отдельного письма‑согласия или в виде пункта к новому трудовому договору.

Шаг 2. Оформление приказа о переводе

Каждая из сторон (отдающая и приёмная организация) издаёт приказ:

• Отдающая организация – приказ «О переводе работника в другую организацию».
• Приёмная организация – приказ «О приёме работника в качестве переводного».

Шаг 3. Оформление нового трудового договора (или дополнения к существующему)

В договоре указываются:

• Дата перевода.
• Новый работодатель (его полное наименование, ИНН, ОГРН).
• Условия труда, которые сохраняются (оклад, надбавки, график).
• Ссылка на прежний трудовой договор (для сохранения стажа).

Шаг 4. Запись в бумажную трудовую книжку

Запись делается в две книжки:

1. Книжка работника в отдающей организации – в ней делается отметка о переводе:

    «Переведен в (наименование организации, ИНН, ОГРН) с (дата). Сохранение стажа – 1».
    

2. Книжка работника в приёмной организации – в ней делается запись о начале работы в новой организации:

    «Принят (наименование организации, ИНН, ОГРН) с (дата). Перевод из (наименование прежней организации)».
    

Запись должна быть выполнена в течение 5 рабочих дней с даты перевода. Подпись ставит руководитель отдела кадров или иное уполномоченное лицо, а рядом ставится печать организации.

Шаг 5. Оцифровка и внесение в электронный реестр

С 1 июня 2026 года в Украине (и аналогично в РФ) все бумажные трудовые книжки подлежат оцифровке. В России процесс аналогичен:

• Сканировать страницу с записью.
• Загрузить скан в электронный реестр через портал Госуслуги или специализированную программу работодателя.
• Подтвердить запись электронной подписью (если требуется).

После подтверждения запись считается официальной и доступна в системе «Единый реестр застрахованных лиц».

Какие документы нужны для записи?

Частые ошибки и как их избежать

• Отсутствие письменного согласия. Перевод без согласия считается недействительным.
• Запись в трудовую книжку позже установленного срока. Превышение 5‑дневного срока может привести к штрафу для работодателя.
• Неправильное указание реквизитов организации. Ошибки в ИНН/ОГРН делают запись недействительной.
• Отсутствие подписи уполномоченного лица. Запись без подписи и печати считается незарегистрированной.
• Не оцифрована запись в электронный реестр. В 2026 году это обязательное требование; без него запись не будет учтена в системе соцзащиты.

Вопросы и ответы (FAQ)

Вопрос: Можно ли оформить внешний перевод без изменения условий оплаты?

Да. По ТК РФ условия оплаты могут сохраняться, если иное не предусмотрено новым трудовым договором. В этом случае в договоре указываются прежние условия.

Вопрос: Что делать, если у работника нет бумажной трудовой книжки, а только электронная?

Запись вносится напрямую в электронный реестр через портал «Госуслуги». Работнику необходимо подтвердить запись своей электронной подписью.

Вопрос: Как отразить в книжке перевод в зарубежную компанию?

Указывается полное название иностранного юридического лица, его регистрационный номер в стране регистрации, а также дата начала работы. При этом в России необходимо оформить справку о признании стажа в соответствии с международными договорами.

Вопрос: Нужно ли платить налоги при переводе?

Перевод сам по себе не является налогооблагаемым событием. Налоги уплачиваются в соответствии с доходами, полученными в новой организации.

Вопрос: Как быстро оцифровать запись?

Большинство современных систем кадрового учёта позволяют сканировать страницу и сразу же отправлять её в реестр. В среднем процесс занимает от 10 до 30 минут.

Оформление внешнего перевода – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований. Ключевые моменты:

• Письменное согласие работника.
• Издание приказов в обеих организациях.
• Внесение записи в трудовую книжку в течение 5 рабочих дней.
• Оцифровка записи и загрузка в электронный реестр.

Только при выполнении всех пунктов перевод считается законным, а трудовой стаж и права работника сохраняются.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашей организации.