В современной практике многих организаций часто возникает необходимость привлечения специалистов, не входящих в штатное расписание. Однако при оформлении таких сотрудников возникает множество вопросов, и один из главных — запись в трудовую книжку внештатным работникам. Чтобы разобраться в этом, необходимо четко понимать правовую природу внештатной работы и отличия от стандартных трудовых отношений.

Кто такой внештатный работник?

В российском законодательстве понятие «внештатный сотрудник» официально не закреплено. На практике под этим термином чаще всего скрываются два совершенно разных типа правовых отношений:

• Работник, принятый по срочному трудовому договору (временно, на сезон или для выполнения конкретной работы).
• Исполнитель по договору гражданско-правового характера (ГПХ).

От того, какой именно договор заключен с внештатным работником, напрямую зависит ответ на вопрос: нужно ли вносить запись в его трудовую книжку?

Внештатный работник по договору ГПХ: нужна ли запись?

Именно гражданско-правовой договор (подряда, оказания услуг) является наиболее частым форматом сотрудничества с внештатными сотрудниками. В этом случае отношения регулируются не Трудовым кодексом РФ, а Гражданским.

Особенности оформления по ГПХ:

1. Отсутствие приказа о приеме на работу. Издание приказа и запись в трудовой книжке в данном случае не производятся.
2. Отсутствие записи в трудовой книжке. По общему правилу, если человек выполняет работу по договору ГПХ, запись в трудовую книжку не вносится, так как эти отношения не являются трудовыми.
3. Стаж и пенсионные накопления. Несмотря на отсутствие записи, период работы по договору ГПХ входит в страховой стаж, так как заказчик обязан уплачивать за исполнителя страховые взносы в ПФР (если иное не предусмотрено законом).

Однако важно помнить: чтобы такое взаимодействие было законным и безопасным для работодателя, важно грамотно оформлять документы и не допустить переквалификации гражданско-правового договора в трудовой. Если проверяющие органы усмотрят в договоре ГПХ признаки трудовых отношений (например, соблюдение режима рабочего времени, получение зарплаты, подчинение правилам внутреннего трудового распорядка), работодателя обяжат внести запись в трудовую книжку, выплатить компенсации и штрафы.

Внештатный работник по срочному трудовому договору

Иногда внештатный сотрудник оформляется по трудовому договору, но с пометкой о временном характере работы. В этом случае действуют совершенно другие правила.

Правила внесения записи:

Согласно правилам ведения трудовых книжек, при поступлении работника на основное место работы на срок более чем 5 дней работодатель обязан внести в его трудовую книжку запись о приеме на работу. Это касается и тех, кто принят временно.

При заключении трудового договора с внештатным работником, работодатель издает соответствующий приказ о его приеме на работу, где должно быть указано (равно как и в самом договоре), что работник принят временно. Также надлежащим образом оформляется трудовая книжка.

Как правильно внести запись?

1. В графе 2 ставится дата приема на работу.
2. В графе 3 делается запись о принятии в соответствующее структурное подразделение с указанием должности.
3. В графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Важно: Срочность договора в самой записи о приеме на работу обычно не указывается (за исключением случаев, когда это прямо предписано инструкцией, например, при избрании на определенный срок). Однако при увольнении запись должна содержать ссылку на статью ТК РФ, по которой расторгается срочный договор (например, п; 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — истечение срока трудового договора).

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и внештатные сотрудники

С 1 января 2020 года действует Федеральный Закон, предусматривающий введение электронных трудовых книжек (ЭТК). В соответствии с ним, все основные сведения о работнике, его трудовой деятельности и стаже работы формируются работодателем в электронном виде и передаются для хранения в ПФР.

Как это влияет на оформление внештатников?

• Если внештатник работает по трудовому договору: Работодатель обязан ежемесячно подавать на него отчеты по форме ЕФС-1 (сведения о трудовой деятельности) в Социальный фонд России (ранее ПФР). Таким образом, его электронный стаж будет формироваться корректно.
• Если сотрудник работает по договору ГПХ: Запись в бумажную трудовую книжку не вносится, сведения в ЭТК также не передаются (так как это не трудовые отношения). Однако страховые взносы начисляются, и эти периоды будут учтены при назначении пенсии на основании данных персонифицированного учета.

Перед выдачей бумажной трудовой книжки работнику, который перешел на ЭТК, нужно сделать в ней соответствующую запись о переходе на электронную трудовую книжку и заверить ее подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью работодателя (кадровой службы) при наличии.

Обязанность завести и заполнить трудовую книжку лежит на нанимателе только в рамках трудовых отношений. Принимая на работу внештатного работника, необходимо четко определить юридическую природу сотрудничества:

1. Договор ГПХ, запись в бумажную трудовую книжку не вносится, сведения в электронную трудовую книжку не подаются. Издание приказа о приеме не требуется.
2. Срочный трудовой договор — запись в трудовую книжку вносится в обязательном порядке (если работа длится более 5 дней и является основной), издается приказ, сведения передаются в форме ЕФС-1 для ЭТК.

Грамотное разграничение этих понятий позволит работодателю избежать штрафов со стороны трудовой инспекции, а работнику — обеспечить правильное формирование своего трудового стажа.