Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. В ней фиксируются все ключевые события трудовой деятельности: прием на работу, переводы, увольнения и, при желании сотрудника, — работа по совместительству. Однако правила внесения записей о совместительстве имеют свои особенности, которые часто вызывают вопросы у кадровиков и самих работников. В этой статье мы подробно разберем, когда, как и на основании каких документов вносить запись о совместительстве в трудовую книжку, с учетом актуальных требований законодательства на 2026 год.

Обязательно ли вносить запись о совместительстве?

Важно помнить: законодательство РФ не предусматривает обязательного требования вносить записи о работе по совместительству в трудовую книжку. Это право, а не обязанность работодателя, и, что еще важнее, право самого работника.

Согласно п. 4 ст. 66 Трудового кодекса РФ и разъяснениям Минтруда России (Письмо от № 14-6/ООГ-1867), запись о совместительстве вносится только по письменному заявлению работника. Если сотрудник не подал заявление, запись вносить нельзя, даже если он работает по совместительству уже несколько лет.

Кто вносит запись о совместительстве?

Запись о работе по совместительству в трудовую книжку вносится только по месту основной работы. Это ключевое правило, которое часто нарушается.

• Внешний совместитель (работает в другой организации) — запись вносится его основным работодателем на основании документа, подтверждающего факт работы и увольнения по совместительству.
• Внутренний совместитель (работает в той же организации, но по другой должности) — запись вносится кадровой службой той же организации, где он работает по основному месту;

Важно! Работодатель по совместительству (побочный работодатель) не вправе вносить записи в трудовую книжку работника. Он может лишь выдать необходимые документы для передачи основному работодателю.

Какие документы нужны для внесения записи?

Для того чтобы основной работодатель смог внести запись о совместительстве, работник должен предоставить следующие документы:

1. Заявление о внесении записи в трудовую книжку о работе по совместительству (в произвольной форме).
2. Копия приказа о приеме на работу по совместительству (с печатью и подписью руководителя побочного работодателя).
3. Копия приказа об увольнении с работы по совместительству (если запись вносится после увольнения).
4. Справка о работе по совместительству (по форме, установленной побочным работодателем, с указанием должности, периода работы и подтверждением прекращения трудовых отношений).

Документы должны быть заверены печатью и подписью руководителя организации, где работник работал по совместительству. Копии должны быть заверены надлежащим образом (нотариально или визой организации-источника).

Когда вносить запись: до увольнения или после?

На практике существует два подхода, но наиболее рациональный и рекомендуемый — вносить запись после увольнения с работы по совместительству.

Почему именно после увольнения?

• Это позволяет внести одну запись вместо нескольких: прием — перевод — увольнение.
• Снижается риск ошибок при частых изменениях (например, если сотрудник меняет должность или график совместительства).
• Упрощается документооборот: все данные подтверждаются одним приказом об увольнении и справкой.
• Избегается дублирование записей, если работник возвращается на ту же должность по совместительству позже.

Если работник хочет внести запись во время работы по совместительству, это тоже возможно. В этом случае в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу по совместительству. При последующем увольнении — отдельная запись об увольнении. Но такой подход увеличивает объем документооборота и риск ошибок.

Как правильно оформить запись: образцы для бумажной и электронной трудовой книжки

Запись вносится в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными Постановлением Правительства РФ от № 225.

Образец записи при приеме на работу по совместительству (в течение трудовой деятельности):

Графа 1 (порядковый номер): 15
Графа 2 (дата):
Графа 3 (содержание): Принят на работу по совместительству на должность бухгалтера-экономиста в отдел бухгалтерии
Графа 4 (основание): Приказ № 45-к от

Образец записи об увольнении с работы по совместительству:

Графа 1 (порядковый номер): 16
Графа 2 (дата):
Графа 3 (содержание): Уволен с работы по совместительству на должность бухгалтера-экономиста в отдел бухгалтерии по собственному желанию
Графа 4 (основание): Приказ № 78-к от

Образец итоговой записи (после увольнения с совместительства):

Графа 1 (порядковый номер): 15
Графа 2 (дата):
Графа 3 (содержание): Работал по совместительству на должности бухгалтера-экономиста в отдел бухгалтерии с по
Графа 4 (основание): Приказ № 78-к от , справка № 12/2026 от

Важно! В графе 3 обязательно указывается, что работа осуществлялась по совместительству. Это критически важно для будущего подтверждения стажа.

Особенности для внутреннего и внешнего совместительства

Что делать, если запись не была внесена?

Если работник обнаружил, что запись о совместительстве отсутствует в трудовой книжке, он имеет право:

• Написать заявление на имя руководителя по месту основной работы с просьбой внести запись.
• Предоставить все подтверждающие документы (приказы, справки, трудовые договоры).
• Требовать внесения записи в течение 5 рабочих дней с момента подачи заявления (ст. 66 ТК РФ).

Если работодатель отказывает — работник может обратиться в трудовую инспекцию или в суд. Отсутствие записи может повлиять на подтверждение стажа при назначении пенсии.

Ошибки, которых следует избегать

Неправильное оформление записи в трудовой книжке — одна из частых причин отказа в назначении пенсии. Вот основные ошибки:

• Внесение записи без заявления работника — незаконно.
• Внесение записи побочным работодателем — нарушение процедуры.
• Отсутствие указания «по совместительству» в графе 3 — риски при подтверждении стажа.
• Внесение записи без подтверждающих документов — основание для признания записи недействительной.
• Внесение записей не в хронологическом порядке — нарушение порядка ведения трудовой книжки.

1. Запись о совместительстве — не обязательна, но вносится по заявлению работника.
2. Вносить запись может только основной работодатель, а не работодатель по совместительству.
3. Лучше вносить запись после увольнения с совместительства — это упрощает документооборот и снижает риски ошибок.
4. Обязательно указывать слово «по совместительству» в графе 3.
5. Требуются подтверждающие документы: приказы и справки от побочного работодателя.
6. Все записи должны быть в хронологическом порядке и заверены печатью и подписью.

Правильно оформленная запись в трудовой книжке — это не просто формальность. Это гарантия подтверждения трудового стажа, права на пенсию и защита интересов работника в будущем. Поэтому кадровым службам следует относиться к этому процессу с максимальной ответственностью, а работникам — не забывать подавать заявления и сохранять все документы, подтверждающие работу по совместительству.

Совет работникам: если вы работаете по совместительству — не ждите, пока вас «сами вспомнят». Напишите заявление, соберите документы и инициируйте внесение записи. Это ваше право — и ваша будущая пенсия зависит от этого.