Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. В неё вносятся сведения о приёме на работу, переводах, увольнениях, а также о некоторых иных обстоятельствах, влияющих на трудовые отношения. Вопрос о том, следует ли фиксировать в трудовой книжке информацию о судимости, часто возникает у кадровых специалистов и у самих работников. Ниже подробно рассмотрим нормативную базу, практику внесения записей и особенности электронной и бумажной форм трудовой книжки.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 65 определяет, что трудовая книжка ведётся в соответствии с требованиями законодательства и содержит сведения о работе сотрудника.
• Федеральный закон № 432-ФЗ «О трудовой книжке» (в ред. от ) – регламентирует порядок ведения бумажных и электронных трудовых книжек, перечисляет обязательные сведения.
• Постановление Правительства РФ от № 225 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и выдачи справок о трудовой деятельности» – уточняет, какие записи допустимы в трудовой книжке.
• Уголовный кодекс РФ (УК РФ) – статьи о судимости, погашении и снятии судимости (ст. 86 УК РФ).

Ни в одном из указанных нормативных актов нет прямого указания о необходимости вносить в трудовую книжку запись о наличии или отсутствии судимости. Сведения о судимости относятся к личной, не трудовой информации и не влияют на основания для приёма, перевода или увольнения, за исключением случаев, когда судимость непосредственно связана с выполнением конкретных трудовых функций (например, работа с несовершеннолетними, управление транспортными средствами и т.п.).

Когда запись о судимости может появиться в трудовой книжке?

Хотя судимость сама по себе не является обязательным сведениям для трудовой книжки, в определённых ситуациях работодатель всё же может сделать запись, связанную с уголовным наказанием. Это происходит в следующих случаях:

1. Увольнение по основанию, связанному с отбыванием наказания (например, статья 81 ТК РФ – увольнение по инициативе работника в связи с осуждением к лишению свободы). В этом случае в графе «Основание увольнения» указывается соответствующий пункт ТК РФ, а в графе «Примечание» могут быть добавлены сведения о сроке и виде наказания.
2. Наложение дисциплинарного взыскания в виде ограничения права занимать определённую должность (например, лишение права работать с несовершеннолетними). Тогда в трудовой книжке делается запись о ограничении права, а не о самой судимости.
3. Внесение записи по инициативе работника (например, для подтверждения периода отбывания наказания при последующем трудоустройстве). Такая запись не является обязательной, но допустима, если работник предоставил соответствующие документы (справку из уголовно‑исправительной системы) и попросил их отразить в трудовой книжке.

Важно: даже если запись делается, она оформляется не как «судимость», а как факт отбывания наказания или ограничения права, связанного с этим наказанием.

Как правильно оформить запись об отбывании наказания в трудовой книжке?

Если работодатель решает внести такую запись (по соглашению с работником или в связи с увольнением), следует соблюдать общие правила ведения трудовой книжки:

• В графе «Дата» указывается дата события (например, дата увольнения или дата начала отбывания наказания).
• В графе «Сведения о работе» (или в графе «Примечание» для электронной книжки) пишется формулировка, например:

Уволен по инициативе работника в связи с осуждением к лишению свободы на 2 года 11 месяцев по ст. 264.1 УК РФ (с г.).

• Если речь идёт о ограничении права, запись может выглядеть так:

Ограничено право занимать должность, связанную с работой с несовершеннолетними, на срок 3 года в связи с осуждением по ст. 151 УК РФ.

Все записи должны быть заверены подписью уполномоченного лица и печатью организации (для бумажной книжки) либо электронной подписью (для электронной трудовой книжки).

Электронная трудовая книжка (ЭТК) и судимость

С 2021 года ведение трудовых книжек перешло в электронный формат для большинства работников. В ЭТК допустимы те же виды записей, что и в бумажной книжке, включая сведения об увольнении по основанию, связанному с отбыванием наказания. Однако:

• Прямой графы «Судимость» в электронной книжке нет.
• Информация о судимости может быть отражена только в рамках разрешенных сведений (дата, основание увольнения, примечание).
• Работник имеет право потребовать внесения сведений о периоде отбывания наказания, если это необходимо для подтверждения трудового стажа (например, при восстановлении на работе после отбывания наказания).

Таким образом, в ЭТК судимость не фиксируется как отдельный пункт, но может косвенно появиться в комментариях к записи об увольнении или ограничении права.

Практические рекомендации для кадровых служб

1. Не вносить судимость как самостоятельную запись. Это противоречит правилам ведения трудовой книжки и может быть расценено как нарушение конфиденциальности личных данных.
2. Если увольнение связано с отбыванием наказания, оформить запись согласно ст. 81 ТК РФ. Указать основание увольнения, срок и вид наказания в примечании.
3. При ограничении права занимать определённую должность сделать запись об ограничении права (ссылка на соответствующий нормативный акт или приговор суда).
4. При запросе работника о внесении сведений о периоде отбывания наказания – проверить наличие документов (справка из УИС, копия приговора) и, если они подтверждают факт, внести запись в графе «Примечание» с указанием дат и основания.
5. Соблюдать конфиденциальность. Любая информация о судимости относится к персональным данным, защищённым Федеральным законом «О персональных данных». Её обработка возможна только с согласия сотрудника или в случаях, прямо предусмотренных законом (например, при проверке при приёме на работу в определённые сферы).
6. Для электронной трудовой книжки использовать те же принципы, что и для бумажной: запись делается в поле «Примечание» к соответствующему событию (увольнение, перевод, ограничение права).

Судимость сама по себе не вносится в трудовую книжку ни в бумажном, ни в электронном виде. Трудовая книжка предназначена для отражения исключительно трудовой деятельности: приёма, переводов, увольнений, а также иных обстоятельств, прямо влияющих на трудовые отношения (например, ограничения права занимать определённую должность). Информация о судимости может появиться в трудовой книжке только косвенно – как часть записи об увольнении по основанию, связанному с отбыванием наказания, или как примечание об ограничении права, связанном с судимостью. При этом необходимо строго соблюдать требования законодательства о защите персональных данных и оформлять записи в accordance с установленными правилами ведения трудовых книжек.

Если у вас остались вопросы по конкретной ситуации (например, как оформить запись при увольнении осуждённого или как запросить справку о судимости для трудоустройства), рекомендуется обратиться к юристу или специалисту по кадровому делопроизводству, который сможет дать рекомендации, учитывающие актуальную судебную практику и изменения в нормативных актах.