Вопрос о том, нужно ли вносить в трудовую книжку сведения о работе по гражданско-правовому договору (ГПХ), — один из самых частых среди бухгалтеров и кадровиков․ Ответ на него зависит от нескольких факторов, главным из которых является формат трудовой книжки (бумажная или электронная) и дата заключения договора․
Бумажная трудовая книжка: ГПХ не отражается
Если речь идет о классической бумажной трудовой книжке, то правило остается неизменным: сведения о договорах ГПХ в нее не вносятся․
Это связано с фундаментальной разницей в природе правоотношений:
- Трудовой договор подразумевает прием на работу по штатному расписанию, подчинение правилам внутреннего трудового распорядка и гарантии, предусмотренные ТК РФ․
- Договор ГПХ (подряда, оказания услуг, авторский) регулируется гражданским законодательством․ Исполнитель не является работником, он выполняет конкретное задание за оговоренную плату и не подчиняется режиму рабочего времени работодателя․
Поскольку бумажная трудовая книжка является документом, отражающим именно трудовой стаж, записи о гражданско-правовых отношениях в ней недопустимы․
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новые правила с 2026 года
Ситуация кардинально изменилась для тех, кто перешел на электронную трудовую книжку․ С 30 декабря 2025 года вступили в силу поправки, согласно которым в ЭТК начали вноситься сведения о некоторых гражданско-правовых договорах․
Однако здесь есть важные нюансы:
- Не все ГПХ попадают в ЭТК․ Подлежат отражению только те договоры, по которым заказчик обязан уплачивать взносы на обязательное пенсионное страхование (ОПС)․ Если договор ГПХ заключен с лицом, не подлежащим ОПС (например, с индивидуальным предпринимателем или самозанятым), сведения в ЭТК не подаются;
- Предмет договора․ Как правило, речь идет о договорах подряда, оказания услуг, авторских договорах, по которым исполнитель — физическое лицо (не ИП и не самозанятый)․
Почему коллеги часто ошибаются?
Недавно мы провели викторину в Красном уголке бухгалтера на тему трудовых книжек дистанционщиков, и большинство коллег выбрали неверный вариант ответа именно в части ГПХ․ Многие по привычке отвечают, что ГПХ нигде не фиксируется, забывая о нововведениях в электронной трудовой книжке с конца 2025 года․ Это приводит к ошибкам в отчетности и штрафам от контролирующих органов․
Какие именно сведения о ГПХ вносятся в ЭТК?
Заказчик (организация или ИП) обязан подавать в СФР информацию о заключении, изменении и расторжении договоров ГПХ с физическими лицами․ В электронной трудовой книжке отражаются:
- Дата начала действия договора ГПХ;
- Дата окончания действия договора (или срок выполнения работ/оказания услуг);
- Сведения о заказчике (наименование, ИНН, СНИЛС и т․д․);
- Основание прекращения договора (если применимо)․
Что делать, если у работника бумажная книжка?
Если сотрудник сохранил бумажную трудовую книжку и не перешел на электронный формат, записи о его работе по ГПХ в бумажный бланк не вносятся․ Однако это не значит, что стаж не учитывается․
Заказчик в любом случае сдает соответствующую отчетность (ЕФС-1) в Социальный фонд России․ Таким образом, период работы по ГПХ будет учтен при расчете пенсии на основании данных персонифицированного учета, даже если в бумажной трудовой об этом ни слова․
- В бумажную трудовую книжку сведения о работе по ГПХ не вносятся никогда․
- В электронную трудовую книжку (ЭТК) сведения о ГПХ вносятся с 30 декабря 2025 года․
- В ЭТК отражаются только те договоры ГПХ, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы на ОПС․
- Информация в СФР подается в обязательном порядке, что гарантирует включение периода работы по ГПХ в пенсионный стаж исполнителя․
Будьте внимательны при оформлении отношений с исполнителями и не забывайте о новых правилах ведения электронных трудовых книжек!