Вопрос о том, нужно ли вносить запись в трудовую книжку при внутреннем совмещении, часто возникает у руководителей и самих сотрудников. Ответ зависит от текущего законодательства, формы оформления трудовых отношений (бумажный или электронный трудовой договор) и от того, к какому типу совмещения относится позиция сотрудника.
Что такое внутреннее совмещение?
Внутреннее совмещение – это форма труда, при которой сотрудник, уже имеющий основное место работы в организации, берёт на себя дополнительные обязанности в пределах одной организации. Такое совмещение может быть:
- временным (например, на период отпуска или болезни коллеги);
- постоянным (при условии наличия необходимости в дополнительных ресурсах).
Важно отметить, что внутреннее совмещение не подразумевает изменения работодателя – сотрудник остаётся в той же организации, где и по основной работе.
Обязательность записи в трудовой книжке
Согласно действующему Т трудовому кодексу РФ, внесение записи о совместительстве в трудовую книжку не является обязательным требованием. Однако практика оформления такой записи имеет свои нюансы:
- Бумажный вариант: При приёме на работу по внутреннему совместительству работодатель обычно оформляет соответствующее трудоустройство и вносит запись в трудовую книжку, чтобы зафиксировать факт совмещения.
- Электронный вариант: При переходе на электронные трудовые книжки запись также может быть внесена, но делается она одной и той же организацией, в которой сотрудник работает по основному месту.
Таким образом, запись в книжке может быть сделана, но не обязана. Главное – наличие трудового договора, в котором указано, что сотрудник работает по совместительству, и соблюдение всех требований трудового законодательства.
Как правильно оформить запись?
Если решается зафиксировать факт внутреннего совмещения в трудовой книжке, следует соблюдать следующие шаги:
- Подготовка заявления от сотрудника. Заявление может быть произвольной формы и направлено руководителю отдела кадров или специалисту, ответственному за ведение трудовых книжек.
- Согласование с руководителем. Руководитель организации ставит отметку о том, что сотрудник работает по внутреннему совместительству, и указывает, что это только в свободное от основной работы время.
- Внесение записи. В трудовую книжку в соответствующее поле вносится запись о приёме на работу по совместительству, указывая дату, должность и условия совмещения.
- Обновление электронного документа (если используется электронная книжка). Система автоматически отразит изменения, но запись должна быть инициирована той же организацией, где сотрудник работает по основной работе.
Что говорит практика и консультанты?
По информации из открытых источников (КонсультантПлюс, Портал Кадровик‑практик, e‑xecutive.ru и др.), в 2021‑2026 годах появилось несколько типовых ситуаций:
- Запись в книжке может быть сделана в любом из вариантов оформления – как в бумажном, так и в электронном.
- Некоторые организации используют два варианта записи: 1) Принят на работу по совместительству в отдел; 2) Запись в книжке о внутреннем совместительстве.
- В некоторых случаях, особенно при внешнем совместительстве, работник может работать одновременно в нескольких организациях, и тогда запись в книжке делается в том месте, где он официально трудоустроен.
Согласно рекомендациям КонсультантПлюс, заявление о внесении записи в трудовую книжку не является обязательным, однако без такой записи может возникнуть сложность при проверках и при оформлении документов, связанных с отпуском, больничным и др.
Особенности оформления в разных формах трудовой документации
5.1 Бумажный вариант
В бумажной форме запись вносится вручную или печатным способом в соответствующее поле «Запись о совместительстве». При этом в трудовом договоре указывается, что сотрудник работает только в свободное от основной работы время.
5.2 Электронный вариант
При использовании электронных трудовых книжек запись о внутреннем совместительстве вносится в систему одной и той же организации, где сотрудник работает по основной должности. Это упрощает контроль за совместительством и позволяет автоматизировать расчёт рабочего времени.
- Получить от сотрудника заявление (необязательно, но рекомендуется);
- Получить согласие руководителя;
- Внести запись в соответствующее поле трудовой книжки (бумажной или электронной);
- Указать, что совмещение осуществляется в свободное от основной работы время.
Соблюдение этих рекомендаций поможет избежать проблем при проверках трудовой инспекции и обеспечит корректное оформление всех трудовых отношений в организации.