С 1 января 2021 года в России началась масштабная цифровизация кадрового документооборота. Ключевым элементом этого процесса стал реестр сведений о трудовой деятельности (РСТД), который ведёт Пенсионный фонд России (ПФР). Этот реестр фактически стал основой для электронной трудовой книжки (ЭТК). Но что же происходит с традиционными бумажными трудовыми книжками и как должен вести их учёт ответственный работодатель? Давайте разберёмся подробно.
Что такое «реестр записи трудовых книжек» на практике?
Под этим термином чаще всего понимают не единый государственный реестр, а внутренний корпоративный журнал (реестр) учёта движения трудовых книжек, который обязан вести каждый работодатель. Это документ, фиксирующий все операции с бумажными трудовыми книжками (ТК) сотрудников:
- Поступление чистого бланка (при приёме на работу без ТК).
- Выдача ТК сотруднику для ознакомления.
- Возврат ТК от сотрудника после внесения записи.
- Оформление дубликата ТК или вкладыша.
- Передача ТК при увольнении.
- Пересылка ТК в архив.
Важно: Этот журнал ведётся для бумажных носителей и не заменяет собой государственный реестр ПФР.
Два ключевых документа: их различия и связь
Следует чётко разделять два понятия:
Государственный реестр сведений о трудовой деятельности (РСТД)
Ведётся Пенсионным фондом России. Сюда работодатель ежемесячно (до 15-го числа следующего месяца) обязан передавать сведения о приёме, увольнении, переводах, отпусках и иных событиях, влияющих на трудовой стаж. Эти данные формируют электронную трудовую книжку (ЭТК) работника.
- Где смотреть: через Личный кабинет на сайте ПФР или через портал Госуслуг.
- Что содержит: всю историю трудовой деятельности с 2017 года (а при добровольном занесении – и более ранние данные), включая записи, сделанные после .
Журнал (реестр) учёта движения бумажных трудовых книжек
Ведётся работодателем на бумажном или электронном носителе (Excel, Google Sheets, 1С). Это внутренний оперативный документ для контроля за физическими экземплярами ТК.
- Срок хранения: 50 лет (как и все кадровые документы, согласно ТК РФ).
- Ответственность: за нарушение правил ведения – административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.
Главный вопрос 2026 года: «Сканировать ли записи после ?»
Дата 10 июня 2021 года стала поворотной: с неё работодатели обязаны передавать данные в ПФР в электронном виде. Возникла путаница: нужно ли оцифровывать (сканировать) записи, которые уже есть в бумажной ТК, но были внесены после этой даты?
Ответ Пенсионного фонда (ПФУ) однозначен: ДА, сканировать ВСЕ записи, включая те, что сделаны после .
Почему? Государственный реестр (ЭТК) формируется на основе данных, переданных работодателем. Однако если у работника есть бумажная ТК с записями, которые по какой-то причине не были переданы в ПФР (например, ошибка в отчётности), эта информация в его ЭТК отсутствует. Сканирование и прикрепление всех записей к личному делу в электронном виде обеспечивает:
- Полноту данных: у работника будет актуальная и полная история в одном месте.
- Юридическую защиту: на случай спора о стаже или условиях труда у работодателя будет подтверждающий документ.
- Упрощение архивации: в будущем можно будет отказаться от хранения бумажных носителей, если будут надёжные электронные копии.
Как правильно вести внутренний реестр (журнал) учёта ТК в 2026 году: пошаговая инструкция
Рекомендуется вести реестр в виде таблицы (Excel, Google Sheets, 1С). Вот минимальный набор обязательных колонок:
Образец таблицы «Реестр учёта трудовых книжек»
| № п/п | ФИО сотрудника | Номер трудовой книжки (если есть) | Дата приёма на работу / поступления ТК на предприятие | Дата выдачи ТК сотруднику (на ознакомление) | Дата возврата ТК от сотрудника | Дата и суть внесённой записи (приём, перевод, увольнение и т.д.) | Дата сканирования записи (оцифровки) | Дата получения выписки из ЭТК из ПФР (для сверки) | Примечания (например, «все записи внесены и отсканированы», «требуется дубликат») |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Петр Сергеевич | 123456 | Принят на работу в должность менеджера | Запись в ЭТК совпадает |
Ключевые действия для кадровика/бухгалтера:
- При приёме: если у нового сотрудника есть бумажная ТК, сразу внесите первую запись о приёме, отсканируйте её страницу и внесите факт в реестр.
- При любом событии: перевод, отпуск, увольнение – сразу вносите запись в ТК, сканируйте страницу и фиксируйте это в реестре.
- Сверка: периодически (раз в квартал) запрашивайте выписку из ЭТК через Личный кабинет ПФР для каждого сотрудника и сверяйте данные. Отмечайте дату сверки в реестре.
- Архивация: отсканированные копии всех страниц ТК храните в структурированном электронном архиве (по папкам с ФИО или табельными номерами). Бумажные ТК после оцифровки можно передавать в общий архив, но сам журнал учёта должен оставаться у ответственного лица.
В 2026 году работа с трудовыми книжками требует двойного подхода:
- Для государства: своевременная и точная передача данных в реестр ПФР (ЭТК).
- Для компании: скрупулёзное ведение внутреннего журнала учёта движения бумажных ТК и обязательная полная оцифровка всех записей, независимо от даты их внесения.
Самое главное помнить: Журнал учёта – это ваш оперативный инструмент контроля. Электронная трудовая книжка в ПФР – это официальный стажевой документ. Их данные должны полностью совпадать. Любое расхождение – это риск претензий от работника или проверяющих органов. Начните вести реестр сегодня, если ещё не делали этого, и проверьте историю по всем сотрудникам через Личный кабинет ПФР.
Статья подготовлена на основе актуальной практики и разъяснений Пенсионного фонда России (ПФР) по состоянию на май 2026 года.