Вопрос хранения трудовых книжек в филиалах организаций — один из ключевых в кадровом делопроизводстве. Несоблюдение правил хранения может привести к административной ответственности, потере документов или нарушению прав работников. В этой статье мы разберем, где и как должны храниться трудовые книжки сотрудников филиала, какие требования предъявляет законодательство и как обеспечить их сохранность.
—
Нормативная база: что говорит закон?
Основные правила хранения трудовых книжек регулируются:
- Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 — «Правила ведения и хранения трудовых книжек»;
- Постановлением Правительства РФ от 1 марта 2008 г. № 132 — внесение изменений в правила;
- Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н — об утверждении правил ведения и хранения трудовых книжек;
- Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Правилами внутреннего трудового распорядка организации.
Важно! Трудовые книжки должны храниться в условиях, обеспечивающих их сохранность, конфиденциальность и доступность для работников при предъявлении соответствующих документов.
—
Где должны храниться трудовые книжки в филиале?
Согласно действующему законодательству, трудовые книжки могут храниться:
В головной организации
Если филиал не имеет статуса юридического лица, трудовые книжки сотрудников должны храниться в головной организации. Это связано с тем, что филиал не является самостоятельным работодателем и не может быть ответственным за ведение и хранение трудовых книжек.
В самом филиале (при наличии статуса юридического лица)
Если филиал зарегистрирован как юридическое лицо (например, в форме обособленного подразделения с правами юридического лица), он может хранить трудовые книжки на своей территории. Однако для этого необходимо:
- Назначить ответственное лицо за ведение и хранение трудовых книжек;
- Обеспечить условия хранения, соответствующие требованиям законодательства;
- Вести учет трудовых книжек в установленном порядке.
Важно! Даже если филиал хранит трудовые книжки, головная организация должна иметь доступ к этим документам и контролировать их ведение.
—
Требования к помещению и условиям хранения
Законодательство не устанавливает строгих требований к месту хранения (например, наличие несгораемого сейфа или решеток на окнах), но предъявляет общие требования к сохранности документов:
Общие требования
- Трудовые книжки должны храниться в запираемом металлическом шкафу или сейфе;
- Помещение должно быть защищено от несанкционированного доступа;
- Документы должны храниться в условиях, исключающих их порчу (влажность, температура, свет);
- Не допускается хранение трудовых книжек вместе с другими документами, не имеющими отношения к кадровому учету.
Дополнительные меры безопасности
Для обеспечения сохранности рекомендуется:
- Установить систему видеонаблюдения в помещении, где хранятся трудовые книжки;
- Вести журнал учета доступа к документам;
- Регулярно проводить проверки сохранности трудовых книжек;
- Хранить дубликаты трудовых книжек в архиве головной организации.
—
Учет трудовых книжек: что нужно знать?
Согласно п. 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек, работодатель обязан вести:
- Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- Журнал учета бланков трудовых книжек;
- Индивидуальные карточки учета трудовых книжек.
Важно! Книга учета должна быть:
- Пронумерована;
- Прошнурована;
- Заверена подписью руководителя;
- Скреплена сургучной печатью или опломбирована.
—
Что делать с невостребованными трудовыми книжками?
Если работник не забрал трудовую книжку при увольнении, она хранится у работодателя до востребования. Согласно п. 43 Правил ведения трудовых книжек:
- Трудовая книжка хранится в организации до предъявления работником соответствующего требования;
- О факте хранения необходимо уведомить работника;
- При ликвидации организации трудовые книжки передаются в архив или в орган местного самоуправления;
- Срок хранения невостребованных трудовых книжек — 75 лет, если делопроизводство завершено до 1 января 2023 года, и 50 лет — если после.
—
Ответственность за нарушение правил хранения
Несоблюдение требований к хранению трудовых книжек может привести к:
- Административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства) — штраф до 50 000 рублей для должностных лиц и до 200 000 рублей для юридических лиц;
- Потере документов и невозможности их восстановления;
- Судебным разбирательствам с бывшими сотрудниками.
—
Практические рекомендации для филиалов
Чтобы избежать ошибок при хранении трудовых книжек в филиале, следуйте этим советам:
- Уточните статус филиала — является ли он обособленным подразделением или юридическим лицом. От этого зависит, где должны храниться документы.
- Назначьте ответственное лицо — кадровика или сотрудника, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек.
- Обеспечьте надлежащие условия хранения — металлический шкаф или сейф, защищенное помещение, доступ только уполномоченных лиц.
- Ведите учет в строгом соответствии с законодательством — заполняйте книгу учета, ведите журнал движения трудовых книжек.
- Регулярно проверяйте сохранность документов — не реже одного раза в квартал проводите инвентаризацию.
- Уведомляйте работников о невостребованных трудовых книжках — направляйте уведомления по почте или лично под роспись.
- Соблюдайте сроки хранения — передавайте документы в архив при ликвидации или реорганизации организации.
—
Хранение трудовых книжек в филиале, ответственная задача, требующая соблюдения законодательных норм и внутренних правил организации. Независимо от того, где хранятся документы — в головной организации или в филиале, — главное требование — обеспечение их сохранности и доступности.
Следуйте рекомендациям, изложенным в этой статье, и вы сможете избежать ошибок, связанных с хранением трудовых книжек, а также защитить права своих сотрудников и свою организацию от административных санкций.
—
Полезные ссылки:
- Постановление Правительства РФ № 225 от
- Приказ Минтруда России № 320н от
- ГАРАНТ.РУ — справочная правовая система