Вопрос о количестве и порядке проставления подписей при увольнении — один из самых частых в кадровом делопроизводстве. Неправильное оформление может привести к признанию записи недействительной и проблемам для работника при трудоустройстве. Давайте разберемся детально, основываясь на действующем законодательстве и Правилах ведения и хранения трудовых книжек.

Общее правило: три обязательных элемента заверения

Согласно действующим нормам (в частности, на основе разъяснений КонсультантПлюс и других авторитетных источников), при увольнении запись в трудовой книжке должна быть заверена следующими элементами:

1. Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек (обычно это специалист отдела кадров, начальник отдела кадров или уполномоченное лицо).
2. Расшифровка подписи (фамилия и инициалы этого лица).
3. Должность лица, поставившего подпись.

Таким образом, минимально необходимо две подписи и одна должность (поскольку должность указывается текстом, а не отдельной подписью).

Что насчет подписи самого работника?

Здесь возникает путаница. Важно разделять два момента:

• Ознакомление с записью об увольнении. Работник должен быть ознакомлен с вносимой записей под подпись. Эта подпись ставится в личной карточке работника (форма Т-2) в графе, отражающей запись из трудовой книжки. Это подтверждает, что работник видел запись и с ней ознакомлен.
• Подпись в самой трудовой книжке. Согласно последним разъяснениям, подпись самого работника в самой трудовой книжке на записи об увольнении НЕ ТРЕБУЕТСЯ. Исключение составляют лишь случаи, когда работник отказывается от подписи в Т-2. Тогда составляется акт об отказе, но и в этом случае в трудовую книжку подпись работника не вносится.

А что с печатью?

Это еще один спорный момент. С 2020 года требования к наличию печати в трудовой книжке изменились.

• Если у организации есть печать (штамп), то ее проставление на записях об увольнении (и других значимых записях) является желательным, но не обязательным требованием. Отсутствие печати не делает запись недействительной, если есть все необходимые подписи.
• Если печать отсутствует (что часто бывает у ИП или новых организаций), то заверяются только подписями ответственного лица и руководителя (если он лично вносит запись).

Порядок действий при увольнении: пошаговая инструкция

1. Издается приказ (распоряжение) об увольнении. Запись в трудовой книжке должна точно соответствовать тексту приказа.
2. Работника знакомят с текстом записи, которая будет внесена. Это можно сделать, показав черновик или сразу после внесения.
3. Вносится запись об увольнении. В разделе «Сведения о работе» в соответствующую строку вносятся дата увольнения и основание (например, «Уволен по собственному желанию, п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ»).
4. Заверение записи. Ниже текста записи (или в графе 3, если она предусмотрена) ставится:
   • Подпись ответственного лица (например, начальника отдела кадров).
   • Расшифровка подписи (Иванова И.И.).
   • Должность (Начальник отдела кадров).
   • При наличии печати — печать организации (или отдела кадров).
5. Ознакомление работника под подпись. Работник ставит свою подпись в личной карточке Т-2 в графе, соответствующей записи об увольнении, с пометкой «С записью в трудовой книжке ознакомлен(а)».
6. Выдача трудовой книжки. Трудовая книжка возвращается работнику в день увольнения (или вместе с расчетом).

Сводная таблица: Кто и что подписывает при увольнении?

Типичные ошибки и их последствия

• Отсутствие подписи ответственного лица или должности. Запись может быть признана недействительной. Проблемы при оформлении пенсии, пособий, при трудоустройстве.
• Требование подписи работника в самой трудовой книжке. Это излишне и не предусмотрено правилами. Но если работник добровольно поставит подпись — это не ошибка, а лишний элемент.
• Несвоевременное внесение записи. Запись об увольнении должна быть внесена в день увольнения (п. 2.3 Правил). Задержка недопустима.
• Несоответствие текста записи тексту приказа. Должно быть полное соответствие: дата, основание, формулировки.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Может ли запись об увольнении заверять только руководитель организации?

Да, может. Если руководитель (директор, гендиректор) лично вносит запись и ставит свою подпись с расшифровкой и должностью, этого достаточно. Однако на практике эту функцию обычно делегирует кадровому специалисту.

Что делать, если работник отказывается подписать личную карточку Т-2?

Необходимо составить акт об отказе работника от подписи в личной карточке. В акте указывается причина отказа, дата, место составления. Акт подписывается кадровиком, руководителем (если присутствует) и, если возможно, самим работником (с пометкой «от подписи отказался»). Сам акт приобщается к личному делу работника. Запись в трудовую книжку при этом вносится и заверяется в обычном порядке.

Нужно ли ставить подпись на каждой странице трудовой книжки?

Нет. Подпись и (при наличии) печать ставятся только на последней внесенной записи (в данном случае, на записи об увольнении). Прошивка и нумерация страниц осуществляются при первом оформлении и при каждом последующем изменении (добавлении листов).

А если в трудовой книжке нет графы 3 для подписи?

В современных бланках трудовых книжек графа 3 (для подписи) обычно присутствует. Если же по какой-то причине ее нет (старый бланк), подпись ответственного лица с расшифровкой и должностью ставится под текстом внесенной записи об увольнении.