Вопрос о наличии у сотрудника более одной трудовой книжки часто возникает в процессе работы с кадрами. Правила, которые регулируют эту ситуацию, содержатся в Трудовом кодексе РФ (ТК РФ) и в сопутствующих нормативных актах. Ниже разберём, что именно допускается, какие риски могут возникнуть и как правильно оформить документы, чтобы избежать конфликтов с работодателем и нарушений закона.

Правовой статус трудовой книжки в РФ

• Статья 66 ТК РФ – «Трудовая книжка» является официальным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. В законе прямо указано, что у работника должна быть только одна трудовая книжка.
• Однако в тексте закона нет прямого запрета на наличие более одной трудовой книжки в разных обстоятельствах. Это значит, что в некоторых случаях наличие нескольких книжек может быть законным, но только при соблюдении определённых условий.
• С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это изменило правила ведения стажа, но не отменило принципа «одной трудовой книжки» для одного работника.

Когда допускается наличие нескольких трудовых книжек?

В большинстве случаев работник может вести несколько трудовых книжек, если каждая из них относится к разным работодателям. Это может быть актуально, например, при работе в нескольких организациях одновременно (многозадачность) или при переходе между работодателями, когда предыдущая книжка ещё не закрыта.

Случай 1: Работа в нескольких организациях одновременно

• Каждая трудовая книжка содержит записи только о работе у конкретного работодателя.
• Работник обязан вести отдельные записи в каждой книжке, чтобы не создавать путаницы с трудовым стажем.
• При этом работодатели должны согласовать порядок ведения записей, чтобы не возникло двойных записей о том же самом приёме на работу.

Случай 2: Переход между работодателями

• Если работник сменил работу, но предыдущая трудовая книжка ещё не закрыта, он может временно иметь две книжки.
• В такой ситуации важно закрыть предыдущую книжку (внести запись о прекращении трудового договора) и открыть новую, чтобы соблюсти порядок ведения стажа.

Случай 3: Указание работодателя о необходимости вести отдельные книжки

• В некоторых отраслях (например, в государственных учреждениях) работодатель может потребовать отдельную трудовую книжку для каждого вида деятельности.
• Если работодатель оформляет запись в одной из книжек, работник может согласовать с ним, в какой именно книжке будет внесена запись о приёме.

Что делать, если обнаружили, что у сотрудника несколько трудовых книжек?

1. Проверить наличие записей – убедитесь, что в каждой книжке есть корректные записи о приёме и увольнении.
2. Согласовать порядок ведения – обсудите с сотрудником, в какой книжке будет внесена запись о приёме, чтобы избежать двойных записей.
3. Закрыть предыдущую книжку – если работник сменил работодателя, в предыдущей книжке должна быть запись о прекращении трудового договора.
4. Обновить электронную трудовую книжку (ЭТК) – при переходе на ЭТК необходимо синхронизировать данные между бумажной и электронной версиями.
5. Если ситуация не соответствует нормам ТК РФ, работодателю может грозить штраф. Поэтому важно оперативно урегулировать вопросы с книжками.

Как оформить и вести несколько трудовых книжек правильно?

• Выделить отдельные номера книжек – каждая трудовая книжка должна иметь свой уникальный номер, чтобы избежать путаницы.
• Вести записи в соответствии с порядком – запись о приёме должна быть внесена в ту книжку, которая относится к данному работодателю.
• Сохранять копии всех записей – для внутреннего контроля храните копии всех записей о приёме и увольнении.
• Периодически проверять актуальность данных – особенно важно при переходе на электронную трудовую книжку.

Возможные последствия при нарушении правил

• Штрафы для работодателя – нарушение правил ведения трудовой книжки может повлечь штрафы в размере до 100 000 руб.
• Потеря прав на стаж – если записи не вносятся корректно, работник может потерять часть своего стажа;
• Нарушение прав работника – отсутствие правильных записей может повлиять на получение пенсионных и иных социальных выплат.

Как перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК)?

1. Регистрация в системе «Электронная трудовая книжка» – работник и работодатель регистрируются в официальном портале.
2. Синхронизация данных – все записи из бумажных трудовых книжек перенесены в электронную систему.
3. Подтверждение записей – каждая запись подтверждается обеими сторонами (работником и работодателем).
4. Проверка на соответствие требованиям ТК РФ – система автоматически проверяет, что у работника не более одной трудовой книжки в электронном виде.

• В большинстве случаев наличие нескольких трудовых книжек допустимо, но только при соблюдении строгих правил ведения записей.
• Работодатель обязан контролировать, чтобы у сотрудника не было более одной трудовой книжки, если это не связано с работой в нескольких организациях.
• При переходе на электронную трудовую книжку важно своевременно синхронизировать данные и закрывать старые книжки.
• Нарушения могут привести к штрафам и потере стажа, поэтому все действия по ведению трудовых книжек должны быть прозрачными и документированными.

Если вы столкнулись с ситуацией, когда у сотрудника несколько трудовых книжек, следуйте приведённым рекомендациям, чтобы сохранить правовую чистоту и избежать конфликтов с законодательством.