Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Вопрос о необходимости ознакомления работника с записями в трудовой книжке остаётся одним из самых актуальных в кадровой практике. Многие работодатели, особенно в малом и среднем бизнесе, допускают ошибки, полагая, что достаточно просто внести запись, и дело сделано. Однако законодательство РФ чётко регламентирует порядок ведения трудовых книжек, включая обязательное ознакомление сотрудника с каждым внесённым в них изменением. Давайте разберёмся подробно: когда, как и где нужно ознакомлять работника, и какие последствия могут быть при нарушении этих правил.

Законодательная основа

Основным нормативным актом, регулирующим ведение трудовых книжек, является Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей». Этот документ вступил в силу с 1 сентября 2021 года и отменил предыдущие правила.

Согласно пункту 37 Правил № 320н:

Работодатель обязан ознакомить работника с каждой внесённой записью в трудовую книжку под роспись.
Ознакомление производится в личной карточке работника (форма № Т-2).
В личной карточке в специальной графе (обычно «Примечания» или «Ознакомление с записями в трудовой книжке») указывается дата, содержание записи и подпись работника.

Важно: законодательство не требует вносить запись «С записью ознакомлен» непосредственно в саму трудовую книжку. Однако есть одно исключение — запись об увольнении.

Исключение: запись об увольнении

Согласно пункту 40 Правил № 320н, при увольнении работника:

В трудовую книжку вносится запись о прекращении трудового договора с указанием основания (статья ТК РФ).
Работник обязательно ставит подпись в самой трудовой книжке под этой записью, это является документальным подтверждением его ознакомления.
Также запись об увольнении должна быть повторена в личной карточке работника с его подписью.

Почему это важно? Подпись в трудовой книжке при увольнении — это не просто формальность. Она является юридически значимым доказательством того, что работник получил книжку и ознакомился с последней записью. Если подпись отсутствует, работник может оспорить основание увольнения в суде, а работодатель рискует быть признанным нарушителем трудового законодательства.

Как правильно ознакомить работника с записями?

Процедура ознакомления должна быть организована чётко и документально зафиксирована. Вот пошаговый алгоритм:

Шаг 1: Внесение записи

Ответственное лицо (кадровик, бухгалтер) вносит запись в трудовую книжку с соблюдением всех требований: чёткость, отсутствие помарок, указание даты, номера, наименования документа, основания, подписи и печати (если требуется).

Шаг 2: Ознакомление в личной карточке

В личной карточке работника (форма Т-2) в соответствующей графе (например, «Ознакомление с записями в трудовой книжке») указывается:

Дата внесения записи в трудовую книжку;
Содержание записи (например: «Принят на должность инженера-конструктора»);
Номер записи в трудовой книжке;
Подпись работника и дата ознакомления.

Пример записи в личной карточке:

Ознакомлен с записью в трудовой книжке № 12 от : «Принят на работу в должность инженера-конструктора»; Подпись: ___________ /Иванов И.И./

Шаг 3: Ознакомление при увольнении

В день увольнения работник получает трудовую книжку на руки. Перед передачей ему необходимо:

Показать последнюю запись (об увольнении);
Попросить работника поставить подпись непосредственно в трудовой книжке под этой записью;
Зарегистрировать факт ознакомления в личной карточке (как и по другим записям).

Важно! Работник не обязан подписывать трудовую книжку в присутствии кадровика — он может подписать её дома. Но работодатель должен зафиксировать факт передачи книжки и получения подписи (например, через акт передачи или расписку).

Мифы и распространённые ошибки

Миф 1: «Можно просто написать „С записью ознакомлен“ в трудовой книжке»

Это неверно. Законодательство не предусматривает такой формы ознакомления. Даже если кадровик пишет «С записью ознакомлен» и ставит подпись — это не имеет юридической силы, если нет подписи в личной карточке. Проверяющие органы (Государственная инспекция труда, прокуратура) могут признать такой способ несоответствующим требованиям.

Миф 2: «Если работник не подписал — ничего страшного»

Опасное заблуждение. Отсутствие подписи ознакомления, это нарушение, которое может повлечь:

Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ — до 50 000 рублей для организации;
Восстановление на работе по решению суда, если работник оспорит увольнение;
Признание записи в трудовой книжке недействительной.

Миф 3: «Достаточно ознакомить только при увольнении»

Нет! Ознакомление требуется с каждой записью: при приёме, переводе, повышении, изменении должности, награждении и т.д. Пропуск даже одной записи — уже нарушение.

Что делать, если работник отказывается подписываться?

Если работник отказывается ознакомиться с записью или поставить подпись:

Составьте акт об отказе (в присутствии двух свидетелей — коллег или представителей профсоюза).
Зафиксируйте дату, время, содержание записи, которую он отказался подписать.
Сохраните копию акта и трудовой книжки.
Повторите попытку ознакомления в письменной форме (например, направьте письмо с уведомлением о внесённой записи и просьбой подписать личную карточку).

Такой акт станет доказательством того, что работодатель предпринял все возможные меры для соблюдения закона.

Особенности для электронных трудовых книжек

С 2020 года в России действует возможность ведения трудовых книжек в электронном виде. В этом случае:

Работник получает доступ к своим данным через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ или Госуслуги;
Работодатель обязан уведомить работника о внесении записи через электронную почту, СМС или иной способ, предусмотренный трудовым договором;
Подтверждение ознакомления — это факт входа в личный кабинет и просмотра записи, зафиксированный системой.

Для электронных трудовых книжек не требуется ведение личной карточки в бумажном виде, но работодатель должен сохранять доказательства уведомления.