Вопрос о необходимости предоставления трудовой книжки при заключении трудового договора остаётся одним из самых актуальных как для работников, так и для работодателей. Несмотря на развитие цифровых технологий и внедрение электронных трудовых книжек, бумажный вариант документа всё ещё играет важную роль в системе трудоустройства. В этой статье мы подробно разберём, когда трудовая книжка обязательна, а когда её можно не предоставлять, а также как правильно оформить трудовой договор в различных ситуациях.

Что говорит Трудовой кодекс РФ о трудовой книжке

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ (ТК РФ), трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В неё вносятся:

• Сведения о работнике;
• Информация о выполняемой работе;
• Сведения о переводах на другую постоянную работу;
• Основания и даты увольнения;
• Сведения о награждениях за успехи в работе.

Однако статья 65 ТК РФ устанавливает перечень документов, которые работник обязан предъявить при заключении трудового договора. В этот список входят:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• Документы воинского учёта (для военнообязанных);
• Документ об образовании и (или) о квалификации;
• Справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования.

Трудовая книжка в этом списке не указана как обязательный документ для предъявления при приёме на работу.

Когда трудовая книжка обязательна при заключении трудового договора

Несмотря на то, что трудовая книжка не входит в обязательный перечень документов при приёме на работу, она необходима в следующих случаях:

При заключении трудового договора впервые

Если работник устраивается на работу впервые, то работодатель обязан оформить ему трудовую книжку в течение первой недели работы. Это следует из статьи 65 ТК РФ и статьи 66 ТК РФ.

Пример:

При устройстве на основную работу

Если работник устраивается на основное место работы, то он обязан предъявить трудовую книжку. Это необходимо для того, чтобы работодатель мог внести в неё запись о приёме на работу. Без трудовой книжки на основной работе не получится подтвердить трудовой стаж.

При устройстве на работу по совместительству

При оформлении на работу по совместительству, если основное место работы уже есть, трудовая книжка не требуется. Однако, если работник хочет, чтобы стаж по совместительству был учтён в его основной трудовой книжке, он может предъявить копию трудовой книжки для внесения соответствующих записей.

При наличии бумажной трудовой книжки и отсутствии электронных сведений

Даже если у работника есть электронная трудовая книжка (ЭТК), если у него есть бумажная версия, работодатель может потребовать её предъявить при заключении нового трудового договора. Это связано с тем, что бумажная трудовая книжка продолжает считаться основным документом о трудовой деятельности.

Когда трудовую книжку можно не предоставлять

Существуют ситуации, когда трудовая книжка не требуется при заключении трудового договора:

Как уже было сказано, в этом случае трудовая книжка оформляется работодателем, а не предоставляется работником.

При устройстве на работу по совместительству

При работе по совместительству трудовая книжка не требуется, так как основное место работы уже имеет свою трудовую книжку.

При наличии электронной трудовой книжки

С 2020 года в России внедрена система электронных трудовых книжек. Если у работника есть электронная трудовая книжка, то бумажная версия не требуется. Однако, если у работника есть бумажная трудовая книжка, он может её предъявить, если работодатель этого требует.

При устройстве к работодателю — физическому лицу, не являющемуся ИП

Согласно части 3 статьи 303 ТК РФ, работодатель — физическое лицо, не зарегистрированное в качестве индивидуального предпринимателя, не имеет права делать записи в трудовую книжку и не обязан оформлять трудовую книжку работникам, принимаемым на работу впервые.

Что делать, если работник отказывается предоставлять трудовую книжку

Если работник отказывается предоставлять трудовая книжку при заключении трудового договора, но предоставляет электронные сведения о трудовой деятельности, работодатель не вправе отказать ему в приёме на работу. Однако, если работник устраивается на основную работу, работодатель вправе потребовать трудовую книжку для внесения записи о приёме на работу.

Если работник отказывается предоставлять трудовую книжку и не имеет электронной трудовой книжки, работодатель может:

• Оформить трудовую книжку на работника, если он устраивается на работу впервые;
• Внести запись о приёме на работу в существующую трудовую книжку, если она у него есть;
• Потребовать от работника предоставить трудовую книжку в разумные сроки.

Как правильно оформить трудовую книжку при приёме на работу

При приёме на работу работодатель обязан:

1. Проверить наличие трудовой книжки у работника;
2. Если трудовой книжки нет и работник устраивается на работу впервые, оформить её в течение первой недели работы;
3. Внести в трудовую книжку запись о приёме на работу с указанием:
• Наименования организации;
• Должности;
• Дата приёма на работу;
• Основание — приказ о приёме на работу;
4. Ознакомить работника с записью в трудовой книжке под подпись;
5. Выдать работнику трудовую книжку в день увольнения.

Пример записи в трудовой книжке:

Ответственность работодателя за неправильное ведение трудовой книжки

Неправильное ведение трудовой книжки или отказ в её оформлении может повлечь за собой административную ответственность для работодателя. Согласно статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ, за нарушение трудового законодательства предусмотрены штрафы:

• Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
• Для юридических лиц, от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме того, неправильное ведение трудовой книжки может привести к судебным разбирательствам и компенсации морального вреда работнику.

Электронная трудовая книжка: что изменилось

С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек. Сведения о трудовой деятельности граждан теперь хранятся в электронном виде в Пенсионном фонде РФ. Работодатель обязан:

• Вносить сведения о трудовой деятельности работника в электронную трудовую книжку;
• Предоставлять работнику информацию о внесённых сведениях;
• Выдавать бумажную трудовую книжку по требованию работника.

Если у работника есть электронная трудовая книжка, бумажная версия не требуется. Однако, если у работника есть бумажная трудовая книжка, он может её предъявить, если работодатель этого требует.

Подведём итоги в виде таблицы:

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли делать запись в трудовую книжку при срочном трудовом договоре?

Да, записи в трудовую книжку делаются на общих основаниях независимо от того, является ли трудовой договор срочным или бессрочным.

Может ли работодатель требовать трудовую книжку при заключении трудового договора впервые?

Нет, при заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем, а не предоставляется работником.

Что делать, если работник отказывается предоставлять трудовую книжку?

Работодатель не вправе отказать в приёме на работу из-за отсутствия трудовой книжки. Если работник устраивается на основную работу и у него есть трудовая книжка, работодатель вправе её потребовать. Если трудовой книжки нет и работник устраивается на работу впервые, работодатель обязан её оформить.

Обязательно ли заводить бумажную трудовую книжку в 2026 году?

Нет, если у работника есть электронная трудовая книжка. Однако, если у работника есть бумажная трудовая книжка, он может её предъявить, если работодатель этого требует.

Трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим трудовой стаж работника, но её наличие не всегда обязательно при заключении трудового договора. Работодатель не вправе требовать трудовую книжку при устройстве на работу по совместительству, при заключении трудового договора впервые или при наличии электронной трудовой книжки. Однако, если работник устраивается на основную работу и у него есть трудовая книжка, работодатель вправе её потребовать для внесения записи о приёме на работу.

Главное помнить, что отсутствие трудовой книжки не является препятствием для трудоустройства. Работодатель обязан соблюдать нормы трудового законодательства и не вправе отказывать в приёме на работу только по причине отсутствия трудовой книжки.

Если у вас остались вопросы по теме, обратитесь к специалисту по трудовому праву или в Государственную инспекцию труда.