Вопрос о необходимости проставления печати (штампа) в трудовой книжке часто возникает у руководителей, кадровых специалистов и самих сотрудников․ Ответ зависит от нормативных актов, внутренних регламентов организации и наличия у компании печати․
Нормативная база
Основными документами, регулирующими порядок заполнения и оформления трудовой книжки, являются:
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г․
- Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 30 апреля 2023 г․ № 14‑2023 (с изменениями)․
- Ст․ 36 Трудового кодекса РФ (в части подтверждения сведений в кадровых документах)․
В этих актах указано, что проставление печати производится при наличии печати у организации и только в тех случаях, когда это предусмотрено уставом компании․
Что говорит закон
Согласно п․ 36 Правил, если сотрудник увольняется, все записи, сделанные в его трудовой книжке, должны быть зафиксированы подписью работодателя (или уполномоченного лица) и его печатью (если она есть)․ Если в компании нет кадровика, печать может поставить руководитель или назначенное им лицо (секретарь, бухгалтер и т․п․)․
Когда требуется проставить печать
Проставление печати обязательно в следующих ситуациях:
- На титульном листе (первой странице) трудовой книжки – при наличии печати организации․
- Вкладыше (дополнительный лист) – также с печатью, если он оформлен․
- При внесении сведений о приёме, переводе, повышении квалификации, а также при увольнении․
- В случае, когда в уставе организации указано, что печать должна быть проставлена на всех служебных документах․
Исключения и особенности
Если у организации нет печати, то:
- Печать не обязана ставиться ни на первой странице, ни вкладыше․
- Вместо печати может использоваться подпись уполномоченного лица (например, руководителя или секретаря)․
- В уставе организации может быть прямо указано, что печать не требуется для оформления трудовых книжек․
Некоторые источники (например, разъяснения Минтруда от 16 ноября 2016 г․) подчеркивают, что проставление печати в трудовых книжках не является обязательным требованием федерального законодательства, если иное не предусмотрено уставом․
Как правильно оформить запись при наличии печати
При наличии печати в организации порядок оформления выглядит так:
- Заполняются все графы, касающиеся сотрудника (ФИО, дата рождения, место работы и т․д․)․
- После завершения записи подпись ставит работодатель (или уполномоченное лицо)․
- Под подписью проставляется печать организации (чаще всего – печать кадровой службы)․
- При увольнении в конце записи также ставятся подпись и печать, подтверждающие факт прекращения трудовых отношений․
Если в организации используется несколько видов печать (например, общая фирменная и отдельная печать кадровой службы), то в трудовой книжке обычно ставят печать кадровой службы, если она имеет отдельный штамп․
Что делать, если печати нет
В случае отсутствия печати в компании:
- Записи в трудовых книжках оформляются только подписью уполномоченного лица․
- В уставе организации необходимо зафиксировать, что печать не требуется для оформления кадровых документов․
- При проверке (например, в ходе трудовой инспекции) такой документ считается действительным, если подпись ответственного лица подтверждена надписью о полномочиях․
Частые ошибки и последствия
Неправильное оформление может привести к следующим проблемам:
- Отказ в признании стажа при расчёте пенсии․
- Трудности при оформлении документов на увольнение или перевод․
- Риск проверки со стороны инспекции и штрафов за нарушение требований по ведению кадровых документов․
Особенно важно помнить, что ошибки в записи о работе могут отразиться на размере пенсии и вызвать отсрочку её назначения, как отмечают эксперты в области трудового права․
Обновлено: 00:12:54