Вопрос о необходимости регистрации заявлений о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК) остаётся актуальным для многих работодателей и сотрудников. С 2020 года в России начался обязательный переход на электронный формат трудовых книжек, и этот процесс требует соблюдения определённых правил. Давайте разберёмся, как правильно оформлять такие заявления и нужно ли их регистрировать.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог привычной бумажной трудовой книжки, который хранится в информационной системе Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР). С 2020 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном формате.

Когда требуется заявление о переходе на ЭТК?

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку необходимо в следующих случаях:

1. При приёме на работу: Если работник впервые устраивается на работу после 31 декабря 2019 года, его трудовая деятельность будет автоматически оформляться в электронном формате.
2. По желанию работника: Если сотрудник, у которого есть бумажная трудовая книжка, хочет перейти на электронный формат, он должен подать соответствующее заявление.
3. При изменении трудовой деятельности: В случаях, когда требуется корректировка данных в трудовой книжке.

Нужно ли регистрировать заявление о переходе на ЭТК?

Согласно действующему законодательству, заявление о переходе на электронную трудовую книжку не требует обязательной регистрации в книге учёта или иных документах. Однако, чтобы избежать спорных ситуаций, многие работодатели предпочитают фиксировать такие заявления в установленном порядке.

Рекомендации по оформлению заявления:

• Заявление должно быть составлено в письменной форме и подписано работником.
• Работодатель может хранить копию заявления в личном деле сотрудника.
• В заявлении необходимо указать дату подачи и подпись работника.
• Если работник отказывается от перехода на ЭТК, это также оформляется в письменном виде.

Как правильно оформить заявление о переходе на ЭТК?

Для корректного оформления заявления о переходе на электронную трудовую книжку рекомендуется придерживаться следующего образца:

Образец заявления:

Что делать, если работник отказывается от ЭТК?

Если работник не желает переходить на электронную трудовую книжку, его решение должно быть оформлено в письменном виде. Работодатель обязан:

• Получить письменный отказ от сотрудника.
• Вести бумажную трудовую книжку в соответствии с законодательством.
• Своевременно вносить записи в бумажную трудовую книжку.

Ответственность за нарушение правил ведения ЭТК

За нарушение правил ведения электронных трудовых книжек работодатель может быть привлечён к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ. Санкции могут включать:

• Штрафы для должностных лиц.
• Штрафы для юридических лиц.
• Приостановление деятельности организации.

Таким образом, регистрация заявлений о переходе на электронные трудовые книжки не является обязательной по закону, но их оформление и хранение рекомендуется для защиты интересов как работодателя, так и работника. Важно соблюдать все требования законодательства и своевременно вносить изменения в трудовые книжки, чтобы избежать возможных споров и санкций.