Вопрос о необходимости ведения трудовой книжки является одним из самых часто задаваемых в сфере кадрового учёта. Ответ зависит от ряда факторов: типа организации, даты начала трудовых отношений, формы занятости и даже от даты рождения сотрудника. Ниже подробно разберём, когда работодатель обязан вести трудовые книжки, какие есть исключения и какие обязанности возникают у работодателя и работника.
Что говорит Трудовой кодекс РФ
Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. Это правило действует с 2002 года, однако есть несколько нюансов:
- Для работников, принятых до 31 декабря 2001 г. ведение книжки было обязательным с самого начала отношений.
- Для работников, принятых с 1 января 2002 г. требование о пятидневном сроке применяется.
- Для индивидуальных предпринимателей (ИП) правило вступило в силу с 6 октября 2006 г.
Таким образом, если сотрудник проработал менее пяти дней, трудовая книжка не требуется. Однако в большинстве случаев это условие выполняется.
Кто обязан предъявлять трудовую книжку?
По ст. 65 ТК РФ, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Это подтверждает наличие у сотрудника трудового стажа и позволяет работодателю правильно оформить его трудовые отношения.
Что делать, если у сотрудника нет книжки?
Если у работника нет оформленной трудовой книжки, он может запросить её у предыдущего работодателя или же оформить новую через социальный фонд (СФР). При этом:
- Работник подаёт письменное заявление о выдаче копии или новой трудовой книжки.
- Работодатель обязан предоставить её в течение трёх рабочих дней с даты получения заявления.
Хранение и выдача книжки
В период действия трудовых отношений трудовая книжка может храниться у работодателя по месту работы. При этом:
- Хранение определяется внутренними нормативными актами организации.
- При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику его книжку или предоставить сведения о трудовом стаже.
Электронная трудовая книжка
С 2021 года в России вводится система электронной трудовой книжки, которая хранится в Социальном фонде. В ней отражаются:
- ФИО сотрудника;
- СНИЛС;
- Дата рождения;
- Информация о местах работы и сроках;
- Данные о премиях, отпуске и иных социальных выплатах.
Электронный вариант упрощает контроль над стажем и облегчает перенос данных при смене работодателя.
Особенности для отдельных категорий работников
Индивидуальные предприниматели (ИП)
ИП с 6 октября 2006 г. обязаны вести трудовые книжки для своих работников, если те проработали более пяти дней. До этой даты требование не применялось.
Работники, поступившие после 10 июня 2026 г. в Украине
В Украине до 10 июня 2026 г. все бумажные трудовые книжки должны быть оцифрованы и внесены в электронный Реестр застрахованных лиц. Это влияет на процесс оформления в России, когда речь идёт о международных трудовых отношениях.
Сотрудники, получающие премию или грамоту
Вопрос о внесении в трудовую книжку записи о награждении (например, почетной грамотой) регулируется внутренними документами организации. Обычно такие сведения фиксируются в отдельном разделе «Примечания» или в журнале учёта премий.
Как оформить трудовую книжку правильно
Для корректного оформления следует соблюдать следующие шаги:
- Получить бланк трудовой книжки (бумажный или электронный).
- Заполнить реквизиты работника (ФИО, дата рождения, СНИЛС, паспортные данные).
- Внести сведения о месте работы, дате начала отношений, сроке проработки.
- При необходимости добавить сведения о премиях, отпуске, отпуске по уходу за ребёнком.
- Подписать книгу у работника и у руководителя.
Часто задаваемые вопросы
- Может ли работодатель задержать выдачу трудовой книжки? – По закону задержка не допускается. При возникновении споров работник может обратится в Министерство труда или в суд.
- Нужна ли трудовая книжка для сезонных работников? – Если период работы менее пяти дней, книжка не требуется, однако работодатель всё равно должен вести учёт в СФР.
- Какие документы требуются для оформления новой книжки? – Паспорт, СНИЛС, копия предыдущей трудовой книжки (если есть), а также заявление работника.
- Работник был принят до 31 декабря 2001 г. (тогда книжка обязана была вестись с первого дня);
- Работник проработал менее пяти дней;
- Речь идёт о сезонных или временных работниках с ограниченным сроком.
Важно помнить, что трудовая книжка – это не просто формальный документ, а важный инструмент учёта трудового стажа, который влияет на расчёт пенсии, компенсаций и других выплат. Поэтому соблюдение требований законодательства в этой области необходимо и работодателю, и работнику.
Автор статьи: Кадровый консультант, 22 мая 2026 г.