Вопрос о приеме сотрудника без трудовой книжки (ТК) или сведений о трудовой деятельности (СТД) остается одним из самых частых и неоднозначных на практике. С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) и изменением подходов регуляторов ситуация усложнилась. Данная статья разбирает все законные сценарии, порядок действий и риски.

Когда трудовую книжку предъявлять НЕ обязаны?

Согласно Трудовому кодексу РФ и разъяснениям Минтруда (ГАРАНТ, КонсультантПлюс), предъявить документ не нужно в двух основных случаях:

Трудовой договор заключается впервые

Если человек никогда ранее не работал (не было ни одной записи о трудоустройстве), у него физически нет трудовой книжки. В этом случае он предоставляет только паспорт и другие необходимые документы (СНИЛС, ИНН, диплом и т.д.).

Что делает работодатель: Оформляет сотрудника как впервые поступающего на работу. Запись в книжку (бумажную или электронную) будет сделана после приема.

Работник перешел на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 1 января 2024 года работник имеет право по собственному заявлению перевестии из бумажной книжки в электронную форму. После этого он не обязан предоставлять бумажный документ при смене работы.

Как убедиться в наличии ЭТК:

• Запросить у кандидата выписку из электронной трудовой книжки (она имеет ту же юридическую силу, что и запись в бумажной).
• Проверить наличие записи о предыдущем работодателе через интегрированную систему (СЗВ-ТД) или портал «Работа в России» (требует согласия работника).
• Убедиться, что у работника есть подтверждающий документ от предыдущего работодателя о переходе на ЭТК (например, выписка из приказа).

Что делать, если трудовую книжку потеряли или она есть, но не предоставляют?

Это самый распространенный и рискованный сценарий. Работник может утверждать, что потерял книжку, но на самом деле продолжать работать по ней на другом месте, что является нарушением.

Обязательное требование: письменное заявление

Ключевое правило: Если работник не имеет трудовой книжки (бумажной или электронной), работодатель обязан оформить новую только на основании его письменного заявления.

В заявлении должно быть указано:

1. ФИО, паспортные данные;
2. Причина отсутствия трудовой книжки (утрата, переход на ЭТК без возможности выписки и т.д.).
3. Явное прошение об оформлении новой трудовой книжки.

Важно: Без этого заявления работодатель не вправе самостоятельно создавать новую книжку. Это может быть расценено как подделка документа.

Порядок действий работодателя

1. Запросить письменное заявление от сотрудника с указанием причины.
2. Оформить новую трудовую книжку (бумажную) в установленном образце.
3. Сделать первую запись о приеме на работу с указанием даты приема и основания (трудовой договор).
4. Уведомить предыдущего работодателя (если он известен) о факте утраты книжки и оформлении новой. Это можно сделать письмом с уведомлением.
5. Передать книжку работнику под роспись в личной карточке (Т-2) или ином документе.

Особенности приема на работу в 2026 году

С 2024 года активно внедряется система ЭТК. К 2026 году ожидается полный переход на электронный документооборот. Важные нюансы:

Если работник хочет сразу перейти на ЭТК

При первичном приеме сотрудник может заявить, что ведет ЭТК с предыдущего места работы. В этом случае:

• Он предоставляет выписку из ЭТК.
• В его бумажную трудовую книжку (если она у него есть) вносится запись: «С [дата] ведется электронная трудовая книжка. Запись о приеме на работу внесена в электронную трудовую книжку».
• Запись о приеме делается только в ЭТК.

Проверка достоверности записей

Если в предоставленной (бумажной или электронной) книжке есть записи без печати или сомнительные, работодатель вправе:

• Запросить у предыдущего работодателя подтверждение (через СЗВ-ТД или письменно).
• Отказать в приеме, если запись не может быть подтверждена, а ее наличие является обязательным условием (например, для работы по специальности).

Краткий алгоритм действий для HR и бухгалтерии

1. Уточните у кандидата: Есть ли у него трудовая книжка (бумажная/электронная)? Была ли она утеряна?
2. Если есть бумажная: Примите ее, проверьте заверенность записей (печать и подпись).
3. Если есть ЭТК: Запросите выписку. Проверьте через СЗВ-ТД (с согласия работника).
4. Если нет вообще: Попросите написать заявление об оформлении новой трудовой книжки с указанием причины.
5. Оформите новую книжку (если заявление есть) и внесите первую запись.
6. Внесите запись о приеме в соответствующую книжку (бумажную или ЭТК).
7. Сохраните копию заявления в личном деле.

Ответы на частые вопросы

Можно ли принять без книжки, если человек впервые работает?

Да, обязательно. Это прямо предусмотрено ТК РФ (ч. 1 ст. 67). Первая запись будет сделана после приема.

Что, если сотрудник не хочет оформлять новую книжку?

Работодатель не может принять на работу без оформления трудовых отношений. Если сотрудник отказывается от новой книжки, но хочет работать, это странная ситуация. Лучше отказать в приеме, так как вы не сможете легально оформить трудовые отношения и внести запись о приеме.

Как быть, если предыдущий работодатель не подтверждает утерю?

Вы вправе принять сотрудника, оформив новую книжку по его заявлению. Но риски, указанные выше (скрытая занятость), остаются. Можно запросить у работника справку об отсутствии трудовой книжки из архива предыдущего работодателя (если он его знает).

Можно ли внести запись о приеме, если человек отработал менее 5 дней?

Да, можно и нужно. Позиция некоторых инспекторов о записи только после 5 дней неверна. Запись вносится в день приема на работу (ст. 67 ТК РФ). Если сотрудник увольняется через день, вы все равно вносите запись о приеме и увольнении.

Материал подготовлен на основе актуальных разъяснений Минтруда России, ГАРАНТ и КонсультантПлюс за 2024-2026 годы. Перед применением в спорных ситуациях рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.