Вопрос о сроках подачи заявлений, связанных с трудовыми книжками (переход на электронную трудовую книжку – ЭТК, запрос на выдачу бумажной трудовой книжки, уведомление о переводе на другую постоянную работу и т․д․), актуален для работников и кадровых служб․ Ниже приведён подробный разбор действующих нормативов и практических рекомендаций, основанных на информации из открытых источников (данные на )․
Нормативная база
Основные положения регулируются:
- Федеральным законом № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» (в части учёта трудового стажа);
- Приказом Минтруда России от № 724н «О порядке ведения трудовых книжек и представления сведений в Пенсионный фонд»;
- Постановлением Правительства РФ от № 342 «О переходе на электронные трудовые книжки» (издание «Главная книга», 2026);
- Разъяснениями Пенсионного фонда РФ и Социального фонда РФ (информация от , , , )․
Основные сроки подачи заявлений
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК)
Согласно пункту 4 Приказа Минтруда № 724н и разъяснениям от :
- Заявление должно быть подано не позднее 25 числа месяца, следующего за отчётным (т․е․ за месяц, в котором работник желает перейти на ЭТК)․
- Если заявление подано позже указанного срока, переход на ЭТК осуществляется с первого дня следующего месяца после подачи․
Заявление о выдаче бумажной трудовой книжки (отказ от ЭТК)
Правила те же, что и для перехода на ЭТК:
- Срок подачи – до 25 числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления․
- После получения заявления работодатель обязан в течение 3 рабочих дней выдать бумажную трудовую книжку․
Уведомление о переводе сотрудника на другую постоянную работу
Согласно информации от :
- Работодатель должен сообщить об этом до 25 числа следующего месяца после месяца, в котором произошёл перевод․
Заявление при увольнении (выдача трудовой книжки приDismissal)
Из разъяснений от :
- Если заявление о выдаче трудовой книжки подано менее чем за три рабочих дня до дня увольнения, трудовая книжка должна быть выдана работнику не позднее дня увольнения․
- В обычных случаях рекомендуется подавать заявление за 5‑7 рабочих дней до планируемой даты увольнения, чтобы избежать задержек․
Заявления, связанные с отказом от бумажной трудовой книжки (возврат к ЭТК)
Порядок аналогичен пункту 1: подача до 25 числа следующего месяца․
Исторические изменения сроков
До года срок подачи большинства заявлений (в т․ч․ сведений о трудовой деятельности) составлял до 15 числа следующего месяца․ С года срок был сдвинут на 25 число (см․ информация от и )․ Это изменение связано с переходом на электронный документооборот и необходимостью более длительного периода для обработки данных в Социальном фонде․
Что делать, если срок пропущен?
Согласно разъяснениям от и :
- Лица, которые не имели возможности подать заявление до 31 декабря 2020 года включительно, могут сделать это в любое время, подав работодателю соответствующее письменное заявление․
- Для текущих периодов пропуск срока не приводит к штрафам, но может вызвать задержку в выдаче трудовой книжки или в учёте стажа․ Рекомендуется как можно скорее подать заявление и уведомить отдел кадров о причине задержки․
Хранение заявлений
Заявления о переходе на ЭТК, о выдаче бумажной трудовой книжки и связанные с ними документы хранятся:
- В личном деле сотрудника (раздел «Кадровые документы») в течение 50 лет после увольнения (в соответствии с требованиями архивного законодательства)․
- Электронные копии – в информационной системе кадрового учёта, доступной только уполномоченным лицам․
Практический чек‑лист для работника
- Определите тип заявления (переход на ЭТК, запрос бумажной ТК, уведомление о переводе и т․д․)․
- Узнайте текущий месяц и месяц, за который подаётся заявление․
- Подайте заявление не позднее 25 числа следующего месяца․
- Если речь об увольнении – подайте заявление за ≥3 рабочих дня до последнего рабочего дня․
- Сохраните копию поданного заявления (электронную или бумажную) для личного архива․
- При пропуске срока – немедленно обратитесь к кадровому отделу с объяснением и подайте заявление как можно скорее․
Для большинства ситуаций, связанных с трудовыми книжками (переход на ЭТК, запрос бумажной ТК, уведомление о переводе), ключевой срок подачи заявления – до 25 числа месяца, следующего за отчётным месяцем․ При увольнении важно учитывать трёхдневный срок: заявление должно быть подано не позже трёх рабочих дней до дня увольнения, иначе трудовая книжка выдаётся в день увольнения․ Исключение составляют случаи, когда заявление не могло быть подано до – в этом случае подача возможна в любое время․
Соблюдение этих сроков обеспечивает своевременную выдачу трудовой книжки, корректный учёт трудового стажа и избежание задержек в начислении пенсий и пособий․