Вопрос о том, как и когда вносить запись в трудовую книжку при переводе сотрудника на другую работу, остаётся актуальным для кадровых специалистов и бухгалтеров. Ниже рассмотрены нормативные основания, порядок оформления, особенности отражения временного перевода и примеры записей.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 66, ст. 72.1.
- Приказ Минтруда России № 320н от «О порядке ведения трудовых книжек и выдаче справок о трудовой деятельности».
- Разъяснения КонсультантПлюс и Кадровик‑практик о том, что в трудовую книжку вносятся только сведения о постоянных переводах.
Что считается временным переводом?
Согласно ст. 72.1 ТК РФ, временный перевод – это изменение трудовой функции сотрудника, смена структурного подразделения или переезд вместе с работодателем на определенный срок, оговоренный в дополнительном соглашении или приказе. Ключевые признаки:
- Перевод оформляется на срок, не превышающий один год (может быть продлён по соглашению сторон).
- По истечении срока сотрудник возвращается на прежнюю должность (или перевод может быть признан постоянным).
- В трудовом договоре указывается условие о временном характере перевода.
Нужно ли вносить запись в трудовую книжку при временном переводе?
Согласно ч. 4 ст. 66 ТК РФ и пункту 1.2 Приказа № 320н, в трудовую книжку вносятся только сведения о постоянных переводах. Поэтому:
- При оформлении временного перевода запись в трудовую книжку не делается.
- Вместо этого оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору и приказ о временном переводе, которые хранятся в личном деле сотрудника.
Однако, если временный перевод впоследствии признаётся постоянным, в трудовую книжку вносится запись уже о постоянном переводе (см. раздел 4).
Оформление признания временного перевода постоянным
Когда по истечении срока временного перевода работник продолжает выполнять новые обязанности и сторонами оформляется дополнительное соглашение о признании перевода постоянным, необходимо внести запись в трудовую книжку.
Что указывается в трудовой книжке?
Согласно пункту 1.2 Приказа № 320н, запись о постоянном переводе заполняется в разделе «Сведения о работе»:
- Графа 1 – порядковый номер записи;
- Графа 2 – дата фактического начала исполнения новых обязанностей (дата, с которой перевод считается постоянным).
- Графа 3 – наименование структурного подразделения, должности, профессии или специальности, на которые осуществлен перевод.
- Графа 4 – номер и дата приказа о постоянном переводе (или дополнительного соглашения, если оно оформлено как приказ).
Пример записи
Инженер‑конструктор отдела проектирования Приказ № 145 от о признании временного перевода постоянным
<p><b>1.</b> <br> <b>2.</b> Инженер‑конструктор отдела проектирования<br> <b>3.</b> Приказ № 145 от о признании временного перевода постоянным</p>
Как оформить приказ о временном переводе
Даже если запись в трудовую книжку не делается, приказ оформляется обязательно. Типовая структура приказа:
- Наименование организации.
- Наименование документа – «Приказ о временном переводе сотрудника».
- Дата и номер приказа.
- ФИО сотрудника, его текущая должность и структурное подразделение.
- Наименование новой должности, подразделения и срок перевода (например, с по ).
- Основание – дополнительное соглашение к трудовому договору № ___ от ___.
- Подпись руководителя и печать организации.
Что делать, если временный перевод стал постоянным без оформления дополнительного соглашения?
Если фактически сотрудник продолжает выполнять новую работу более срока, указанного в приказе о временном переводе, и нет оформленного дополнительного соглашения, следует:
- Срочно оформить дополнительное соглашение о признании перевода постоянным (с обратной силой, если это допустимо внутренними локальными актами).
- Издать приказ о постоянном переводе на основании данного соглашения.
- Внести запись в трудовую книжку согласно пункту 4.1.
- Уведомить сотрудника о внесении изменений в трудовую книжку под роспись.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли сделать запись о временном переводе «зачёркнутой» в трудовой книжке?
- Нет. Трудовая книжка является документом строгой отчётности; любые исправления должны выполняться согласно правилам ведения трудовых книжек (зачёркивание с указанием «Недействительно» и подпись ответственного лица). Однако запись о временном переводе вообще не вносится, поэтому необходимости в зачёркивании нет.
- Нужно ли указывать номер приказа о временном переводе в трудовой книжке, если перевод стал постоянным?
- В трудовую книжку вносится только номер и дата приказа о постоянном переводе (или дополнительного соглашения, оформленного как приказ). Номер приказа о временном переводе указывается только в личном деле сотрудника.
- Какой срок считается «временным»?
- Согласно практике и разъяснениям Минтруда, временный перевод обычно оформляется на срок до одного года. По истечении этого срока перевод либо прекращается, либо оформляется как постоянный.
- Всегда различайте временный и постоянный перевод – это определяет необходимость записи в трудовую книжку.
- Оформляйте временный перевод приказом и дополнительным соглашением; запись в трудовую книжку не требуется.
- При переходе временного перевода в постоянный – оформите дополнительное соглашение, издайте приказ о постоянном переводе и внесите запись в трудовую книжку согласно Приказу № 320н.
- Храните все приказы и соглашения в личном деле сотрудника не менее 50 лет после увольнения (в соответствии с требованиями к хранению кадровых документов).
- Регулярно проводите внутренний аудит: проверяйте, нет ли в трудовых книжках ошибочных записей о временных переводах.
Соблюдение указанных правил позволит избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечит корректное ведение трудовых книжек сотрудников.