Вопрос о том‚ как правильно оформить смену фамилии индивидуального предпринимателя (ИП) в трудовой книжке сотрудника‚ возникает довольно часто․ В статье подробно рассматриваются:

• какой закон регулирует данную процедуру;
• когда запись обязана быть сделана (смена фамилии работника и смена фамилии работодателя‑ИП);
• какие документы нужны для внесения записи;
• пошаговый алгоритм действий кадровика/бухгалтера;
• образец записи в бумажной и электронной трудовой книжке;
• пример заявления сотрудника и образец приказа работодателя․

Правовая база

Основные нормативные акты‚ регулирующие оформление записей в трудовой книжке:

1. Трудовой кодекс РФ (ст․ 65‚ 66‚ 67) – определяет порядок ведения трудовой книжки․
2. Приказ Минтруда России от № 354н «Об утверждении формы и порядка заполнения трудовой книжки» (введён в действие с )․
3. Письмо Роструда от № ПГ/28836‑6‑1 – разъясняет порядок внесения записей при изменении фамилии работодателя‑ИП․
4. Приказ Минтруда России от № 62н – новые правила заполнения бумажных и электронных трудовых книжек․

Согласно этим документам‚ любые изменения личных данных работника (в т․ч․ фамилии) и изменения реквизитов работодателя (в т․ч․ фамилии ИП) должны быть отражены в трудовой книжке․

Когда запись обязательна?

2․1 Смена фамилии работника

Запись в трудовой книжке требуется‚ если сотрудник изменил фамилию (по браку‚ разводу‚ решению суда‚ усыновлению и т․п․)․

2․2 Смена фамилии индивидуального предпринимателя (работодателя)

Если ИП изменил фамилию (например‚ после регистрации брака)‚ то в трудовых книжках всех его работников должна быть сделана запись об изменении реквизита работодателя․

Необходимые документы

Пошаговый алгоритм внесения записи

Шаг 1․ Получить от сотрудника (или от ИП) все требуемые документы․

Шаг 2․ Составить заявление․

Для работника – в свободной форме‚ указывая ФИО‚ дату рождения‚ прежнюю и новую фамилию‚ причину изменения и перечень приложенных документов․

Шаг 3․ Подготовить приказ (если запись делается в бумажной трудовой книжке)․

Приказ оформляется в виде «Приказа № … от «дд․мм․гггг» с заголовком «Об изменении фамилии в трудовой книжке»․

Шаг 4․ Внести запись в трудовую книжку․

Запись делается в графе «Сведения о кадровых изменениях» (стр․ 5‑6 трудовой книжки) в следующем виде:

Образец записи в бумажной трудовой книжке

 1) ФИО работника: Иванов Иван Сергеевич
 2) Дата рождения: 
 3) Смена фамилии: Иванов → Петров
 4) Основание: свидетельство о браке от № 1234
 5) Приказ № 12 от «Об изменении фамилии в трудовой книжке»

Образец записи при смене фамилии ИП‑работодателя

 1) ФИО работника: Петрова Мария Алексеевна
 2) Дата рождения: 
 3) Смена фамилии работодателя: ИП Сидорова Ирина Александровна → ИП Петрова Ирина Александровна
 4) Основание: выписка из ЕГРИП от № 5678
 5) Приказ № 7 от «Об изменении фамилии ИП в трудовых книжках работников»

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Для ЭТК запись вносится через портал Госуслуги или через специализированную программу «Контур․ЭТК»․ Не требуется печатный приказ‚ достаточно загрузить скан‑копию заявления и подтверждающих документов․ После проверки система автоматически формирует запись в разделе «Кадровые изменения»․

Шаг 5․ Подписать запись․

Запись подписывается руководителем (ИП) и‚ при необходимости‚ сотрудником (для подтверждения согласия)․

Шаг 6․ Внести запись в личное дело и в Единый государственный реестр записей (ЕГРЗ)․

Для ИП‑работодателя запись также фиксируется в реестре‚ если ИП изменил реквизиты в ЕГРИП․

Пример заявления сотрудника

ИП «Петрова Ирина Александровна»
от _______________________________
(ФИО работника)
Заявление
«О внесении изменений в трудовую книжку»

Прошу внести в трудовую книжку запись об изменении моей фамилии в связи с
сменой фамилии после заключения брака․

Фамилия (до изменения): Иванова
Фамилия (после изменения): Петрова
Дата рождения: 
Серия и номер паспорта: 45 12 123456
Приложения:
Копия свидетельства о браке от № 1234;
Копия паспорта с новой фамилией․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли сдавать форму ЕФС‑1 после смены фамилии?

Да․ При изменении фамилии ИП‑работодателя в ЕФС‑1 (единой формы сведений) необходимо указать новые реквизиты работодателя․ При смене фамилии работника в ЕФС‑1 запись не требуется‚ так как в этой форме фиксируются только данные работодателя․

Можно ли оформить запись без заявления сотрудника?

Нет․ По статье 66 ТК РФ изменение личных данных работника в трудовой книжке возможно только по его письменному заявлению․

Как оформить запись‚ если у работника электронная трудовая книжка?

Для ЭТК необходимо загрузить скан‑копию заявления и подтверждающих документов в личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги»․ После проверки запись появляется автоматически․

Сколько времени даёт закон на внесение записи?

Запись должна быть внесена в течение трёх рабочих дней со дня получения всех необходимых документов․

Что делать‚ если в трудовой книжке уже есть запись о прежней фамилии?

Старая запись остаётся в книжке как исторический факт․ Новая запись делается в следующей свободной строке‚ указывая «смена фамилии» и новое ФИО․

Оформление смены фамилии в трудовой книжке – достаточно простая‚ но строго регламентированная процедура․ Главное – собрать правильный пакет документов‚ оформить заявление и приказ (или загрузить их в ЭТК) и своевременно внести запись․ При соблюдении всех требований запись будет признана законной‚ а трудовой стаж сотрудника сохранится без потерь․

Помните: любые изменения в трудовой книжке требуют подписи руководителя и согласия работника․ При работе с ИП‑работодателем особое внимание следует уделять документам‚ подтверждающим изменение реквизитов в ЕГРИП․

Скачать готовые шаблоны

• Заявление сотрудника о смене фамилии (DOCX)
• Приказ о внесении записи в трудовую книжку (DOCX)
• Образец записи в бумажной трудовой книжке (PDF)

Если у вас остались вопросы‚ обратитесь к специалисту по кадровому делопроизводству или к юристу‚ специализирующемуся на трудовом праве․