Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника․
В ней фиксируются все места работы, должности, квалификационные категории, а также награды и достижения․
Отсутствие записи о работе в предыдущем месте работы может создать серьёзные трудности при дальнейшем трудоустройстве, оформлении пенсионных прав, получении пособий и т․д․
В этой статье мы разберём, что делать, если в трудовой книжке пропущена запись о работе в прежнем работодателе, какие правовые нормы регулируют этот вопрос, как правильно исправить ошибку и какие документы понадобятся․
Законодательные основы
Ведение трудовой книжки регулируется:
- Федеральным законом «О трудовой книжке» (от № 146-ФЗ);
- Порядком ведения трудовых книжек (Порядок № 320н1);
- Постановлением Правительства РФ от № 1470 «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек»․
Ключевые положения, касающиеся ошибок и пропусков:
- Записи в разделе «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» не могут быть зачеркиваны без оформления специального документа, подтверждающего признание записи недействительной․
- Исправление ошибок производится путем признания ошибочной записи недействительной и внесения новой корректной записи․
- В случае пропуска записи о работе, в соответствии с Порядком № 320н1, допускается внесение пропущенной записи после последней существующей записи при наличии приказа о переводе/присвоении новой квалификации․
- Если трудовая книжка потеряна, украдена или признана недействительной, можно оформить дубликат․ На ьном листе дубликата не должно быть ошибок и исправлений․
Что значит «пропущенная запись»?
Пропущенная запись – это отсутствие в трудовой книжке сведений о месте работы, должности, дате начала и окончания работы, а также о начисленных выплатах и надбавках, которые должны были быть зафиксированы в момент приёма на работу․ Пропущенная запись может возникнуть из‑за:
- Неправильного оформления приказа о приёме;
- Забывания сотрудником или работодателем о необходимости внести запись;
- Проблем с хранением и учётом документов в кадровом отделе․
Как исправить пропущенную запись?
Существует два основных пути решения проблемы:
- Внесение пропущенной записи в существующую трудовую книжку․
- Выдача дубликата трудовой книжки․
Внесение пропущенной записи в существующую книжку
Если вы хотите оставить оригинальную трудовую книжку, а в неё добавить пропущенную запись, следуйте этим шагам:
- Подготовьте приказ о переводе/присвоении новой квалификации (если он ещё не оформлен)․ Приказ должен содержать дату начала работы в новой должности и быть подписанным руководителем․
- Заполните новую запись в разделе «Сведения о работе»․ Важно указать номер страницы в хронологическом порядке, даже если это будет последняя запись․
- В тексте записи укажите дата фактического начала работы (если она отличается от даты приказа)․
- Сделайте копию приказа и приложите её к записи (если это требуется в вашем регионе)․
- Подпишите запись и поставьте печать работодателя․
Пример заполнения записи (текстовый формат):
№ 12 Место работы: ООО «Ромашка» Должность: Менеджер по продажам Квалификационная категория: 2 Заработная плата: 60 000 руб․ Примечание: Пропущенная запись о приёме на работу, внесена после последней записи․
Важно: Запись должна быть оформлена в соответствии с Порядком № 320н1, без зачеркивания предыдущих записей․
Выдача дубликата трудовой книжки
Если в трудовой книжке имеются серьёзные ошибки, пропущенные записи, а также если книжка потеряна, украдена или признана недействительной, рекомендуется оформить дубликат․ Дубликат имеет юридическую силу, но в нём не должно быть ошибок․
- Подайте заявление о выдаче дубликата в отдел кадров работодателя или в Фонд социального страхования (если вы уже не работаете в компании)․
- Прикрепите к заявлению копии всех документов, подтверждающих вашу трудовую деятельность (приёмные документы, договоры, справки о работе)․
- Получите дубликат, в котором будут перечислены все места работы, должности, даты начала и окончания работы, а также начисленные выплаты․
- Проверьте, что в дубликате нет ошибок и исправлений․ Если ошибки обнаружены, повторите процедуру․
Что делать, если пропущена запись о переименовании организации?
Если в трудовой книжке пропущена запись о переименовании организации, это тоже считается пропущенной записью․ В таком случае:
- Подготовьте приказ о переименовании (если он ещё не оформлен)․
- Внесите новую запись, указывая дату переименования и новую наименование организации․
- Сохраните копию приказа и приложите к записи․
Как проверить, что запись внесена правильно?
После внесения записи в трудовую книжку обязательно проверьте:
- Наличие печатей и подписей руководителя․
- Наличие номерной страницы в хронологическом порядке․
- Согласование даты начала работы с датой приказа․
- Отсутствие зачеркиваний и исправлений в предыдущих записях․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли просто написать пропущенную запись в свободном месте?
Нет․ Запись должна быть оформлена в соответствии с Порядком № 320н1, без зачеркивания предыдущих записей․ - Что делать, если у меня нет приказа о приёме?
Оформите приказ о приёме в отделе кадров․ Если приказ уже был, попросите его скопировать․ - Можно ли исправить запись в электронной трудовой книжке?
Да, но процедура аналогична бумажной: необходимо признать ошибочную запись недействительной и внести новую․ - Как получить дубликат, если я уже не работаю в компании?
Обратитесь в Фонд социального страхования с заявлением и копиями всех подтверждающих документов․
Образцы записей и форм
Ниже приведены шаблоны для записи о приёме и о переименовании организации․
Шаблон записи о приёме
№ 10 Место работы: ООО «Ромашка» Должность: Менеджер по продажам Квалификационная категория: 2 Заработная плата: 60 000 руб․ Примечание: Пропущенная запись о приёме, внесена после последней записи․
Шаблон записи о переименовании
№ 11 Место работы: ООО «Ромашка» (переименовано в ООО «Лютик») Должность: Менеджер по продажам Квалификационная категория: 2 Заработная плата: 60 000 руб․ Примечание: Пропущенная запись о переименовании организации․
Пропущенная запись в трудовой книжке – это не просто бумажная ошибка․ Это может повлиять на ваши права и возможности в дальнейшем․ Поэтому важно своевременно выявлять и исправлять пропуски, следуя установленным правилам․ Если вы не уверены в правильности оформления, обратитесь к специалисту по кадрам или в юридическую службу․ Помните, что в трудовой книжке нельзя зачеркивать записи без официального признания их недействительными, а при необходимости – оформлять дубликат․
Надеемся, что данная статья поможет вам разобраться в процедуре исправления пропущенной записи и избежать лишних проблем в будущем․