Вопрос о том‚ как правильно внести в трудовую книжку сведения о смене фамилии‚ часто возникает у кадровых специалистов‚ работников и работодателей․ Ниже приведён подробный разбор всех этапов‚ необходимых документов‚ кто и как должен это делать‚ а также примеры оформления записи․
Кому принадлежит обязанность внесения записи?
- Текущий работодатель – обязан внести запись о смене фамилии‚ если она произошла после начала трудового договора․
- Если фамилия изменена после увольнения с предыдущего места работы‚ то новый работодатель обязан сделать запись в трудовой книжке сотрудника․
Таким образом‚ в любой ситуации запись делает текущий работодатель‚ а не предыдущий․
Какие документы нужны для внесения записи?
Для корректного оформления записи необходимо предоставить один из следующих документов (или их комбинацию):
- Свидетельство о расторжении брака (если фамилия меняется в результате развода)․
- Свидетельство о смене фамилии (если фамилия меняется по другим основаниям)․
- Паспорт (с актуальной фамилией)․
- Свидетельство о рождении (для подтверждения даты рождения)․
- Свидетельство о браке (если фамилия меняется в результате вступления в брак)․
Документы должны быть оригиналами или заверенными копиями․ Важно‚ чтобы в них были указаны:
- Номер и дата документа․
- Фамилия до и после изменения․
- Дата рождения сотрудника․
Как правильно оформить запись в трудовой книжке?
Запись о смене фамилии оформляется в одной строке на той же странице‚ где была сделана предыдущая запись о приёме на работу․ Если на странице нет свободного места‚ создаётся новая страница․
Стандартный формат записи (согласно Постановлению Минтруда России от № 320н и Порядку заполнения трудовых книжек):
Смена фамилии – от «Старое Фамилия» на «Новая Фамилия» (свидетельство о расторжении брака № 12345 от ‚ паспорт № 12345678 от )․
Дата изменения: ․
Важные нюансы:
- Старую фамилию зачёркивают одной чертой․
- Новая фамилия пишется на той же строке‚ но без изменения даты начала работы․
- В конце записи указывается номер и дата документа‚ подтверждающего изменение․
- Запись подписывается работодателем и сотрудником․
Пример оформления записи
Смена фамилии – от «Иванов» на «Петрова» (свидетельство о расторжении брака № 98765 от ‚ паспорт № 12345678 от )․
Дата изменения: ․
Что делать‚ если фамилия изменена между работами?
Если сотрудник сменил фамилию после увольнения с предыдущего работодателя‚ но до начала работы у нового‚ то новый работодатель обязан внести запись в трудовую книжку․ В таком случае:
- Новый работодатель заполняет запись о смене фамилии на основании предоставленных документов․
- В случае‚ если в трудовой книжке уже есть запись о приёме на работу с прежней фамилией‚ новая запись делается в том же месте‚ где была сделана предыдущая запись․
- Если в трудовой книжке нет свободного места‚ создаётся новая страница․
Как проверить правильность внесения записи?
После внесения записи работодатель обязан:
- Проверить‚ что дата изменения фамилии совпадает с датой выдачи документа․
- Убедиться‚ что в записи указаны правильные номера и даты документов․
- Сохранить копию документа в кадровом архиве․
- При необходимости предоставить копию записи в органы исполнительной власти (например‚ при проверке инспекцией)․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли изменить фамилию в трудовой книжке‚ если сотрудник работает без официального договора? – Да‚ но запись должна быть сделана работодателем‚ который оформил трудовой договор․
- Что делать‚ если сотрудник не предоставил документы? – Работодатель может отказать в внесении записи до получения подтверждающих документов․
- Можно ли изменить фамилию в трудовой книжке‚ если она уже была записана в другом месте? – Нет‚ запись о смене фамилии должна быть сделана в той же странице‚ где была сделана запись о приёме на работу․
Для правильного и законного внесения в трудовую книжку сведений о смене фамилии необходимо:
- Собрать все подтверждающие документы (свидетельство о расторжении брака‚ свидетельство о смене фамилии‚ паспорт)․
- Проверить‚ что запись делается текущим работодателем․
- Внести запись в соответствии с форматом‚ установленным Минтрудом․
- Подписать запись работодатель и сотрудник․
- Сохранить копии документов в кадровом архиве․
Следуя этим рекомендациям‚ вы избежите ошибок‚ штрафов и обеспечите правильное ведение кадровой документации․