Вопрос о том, какой формат трудовой книжки выбрать – традиционный бумажный или электронный – стоит перед большинством работодателей и работников в России и Беларуси. С 2020‑го года законодательство существенно изменилось, появились новые требования к оформлению и хранению сведений о трудовой деятельности. В статье разберём, какие варианты существуют, кому и когда необходимо делать выбор, а также какие плюсы и минусы у каждого из форматов.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие ведение трудовых книжек, включают:

1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 66, где определяется форма, порядок ведения и хранения трудовой книжки.
2. Федеральный закон № 439‑ФЗ от  г. «О внесении изменений в ТК РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
3. Федеральный закон № 436‑ФЗ от  г. «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования работодателей».
4. Приказ Минтруда России № 320н (утверждённый в 2025‑м году) – правила ведения и хранения как бумажных, так и электронных трудовых книжек, а также журналов учёта их движения.
5. В Беларуси – постановление от 28 февраля 2020 г., согласно которому физические лица‑предприниматели (ИП, адвокаты, нотариусы, агро‑экотуризм и др.) не обязаны вести бумажные трудовые книжки.

Эти документы определяют, кто обязан вести трудовую книжку, в каком виде и в какие сроки.

Кто обязан вести трудовую книжку?

• Все работодатели‑юридические лица (компании, организации, учреждения) обязаны вести трудовые книжки для своих работников.
• Индивидуальные предприниматели (ИП) – обязаны вести электронную трудовую книжку, если они не подпадают под исключения, указанные в белорусском законодательстве.
• Работодатели‑физические лица (домашние работники, няни, сиделки и др.) в России могут вести как бумажную, так и электронную форму, но с 2024 года предпочтительно использовать электронную.
• Работники, уже имеющие бумажную трудовую книжку, могут перевести её в электронный формат по своему желанию, но при этом обязаны уведомить работодателя.

Выбор формата: бумажный vs электронный

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Плюсы:

• Автоматическое обновление данных – запись происходит в тот же день, когда издаётся приказ.
• Удобство при смене работодателя – сведения переносятся автоматически, без необходимости вручную копировать записи.
• Снижение риска потери или порчи документа (не требуется физическое хранение).
• Интеграция с КЭДО (кадровый электронный документооборот) и пенсионным фондом.
• Доступ к данным 24/7 через портал Госуслуги или корпоративные сервисы.

Минусы:

• Требуется техническая инфраструктура (серверы, программное обеспечение, доступ к Интернету).
• Не все небольшие организации готовы к внедрению КЭДО.
• Необходима подготовка персонала к работе с электронными документами.

Бумажная трудовая книжка

Плюсы:

• Традиционный формат, привычный большинству работников.
• Не требует специального программного обеспечения.
• Можно использовать в организациях, где электронный документооборот пока не внедрён.

Минусы:

• Необходимо вести журнал учёта движения книжек (приказ Минтруда № 320н).
• Риск потери, порчи или несанкционированного доступа.
• При смене работодателя требуется вручную передавать книжку, что может вызвать задержки.
• Записи вносятся не позже недельного срока после издания приказа, а при увольнении – в день увольнения (по требованиям КонсультантПлюс).

Как сделать правильный выбор?

Решение зависит от нескольких факторов:

1. Размер и профиль организации. Крупные компании и государственные структуры уже обязаны использовать электронный документооборот. Малый бизнес может выбрать бумажный формат, но рекомендуется планировать переход к ЭТК.
2. Техническая готовность. Если у вас есть доступ к облачным сервисам или собственному серверу, внедрение ЭТК будет проще.
3. Потребности работников. Некоторые сотрудники предпочитают бумажный вариант (особенно старшее поколение). В таком случае можно вести двойной учёт: электронный + бумажный.
4. Сроки перехода. По федеральному закону к 31 декабря 2020 г. все новые сотрудники должны были выбрать вариант ведения трудовой книжки. С 2024 года переход на электронный формат стал обязательным для большинства работодателей.

Пошаговая инструкция по переходу на электронную трудовую книжку

Если вы решили перейти на ЭТК, выполните следующие действия:

1. Оценка готовности. Проверьте наличие лицензии на использование программного обеспечения для КЭДО, наличие доступа к Интернету и квалификации персонала.
2. Выбор поставщика. Рекомендуются сервисы, сертифицированные Минтрудом (например, «Электронный кадровый сервис», «1С:Кадры»).
3. Регистрация в системе. Зарегистрируйте организацию в Госуслуги как работодателя, получите электронную подпись.
4. Обучение персонала. Проведите инструктаж по работе с системой, оформлению приказов и внесению записей.
5. Перенос данных. Сканируйте существующие бумажные трудовые книжки и загрузите сведения в электронный реестр (при необходимости – с согласия работников).
6. Ведение журнала движения. В системе автоматически формируется журнал учёта, но рекомендуется вести резервную копию.
7. Уведомление работников. Разошлите каждому сотруднику уведомление о переходе, укажите ссылку на личный кабинет в Госуслугах.
8. Контроль и аудит. Проводите ежеквартальные проверки корректности записей и соответствия приказов.

Как вести бумажную трудовую книжку в 2026 году

Если вы сохраняете традиционный формат, соблюдайте следующие правила (по приказу Минтруда № 320н):

• Записи вносятся не позднее недели после издания приказа, а при увольнении – в тот же день.
• Все записи должны точно соответствовать тексту приказа (без сокращений, без ошибок).
• Вести журнал учёта и движения трудовых книжек (вкладка «Вкладка № 1»), в котором фиксируются даты выдачи, возврата и списания книжек.
• Хранить книжки в отдельном, закрытом помещении, обеспечив защиту от повреждений и несанкционированного доступа.
• Проводить ежегодную проверку состояния книжек и их соответствия данным в журнале.

Сравнительная таблица

Рекомендации для разных категорий работодателей

• Крупные компании и государственные организации. Обязательно переходят на электронный формат; рекомендуется использовать интегрированные системы КЭДО.
• Средний бизнес. Если есть возможность инвестировать в ИТ‑инфраструктуру – переход в 2025‑2026 годах будет выгодным с точки зрения экономии времени и снижения риска.
• Малый бизнес и ИП. Можно начать с двойного учёта (бумажный + электронный) и постепенно перейти полностью на ЭТК.
• Работодатели‑физические лица (домашние работники). По закону допускается любой формат, но электронный вариант упрощает контроль за трудовыми правами работников.

Выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой – не просто вопрос предпочтения, а стратегическое решение, которое должно учитывать юридические требования, техническую готовность организации и интересы работников. С 2024 года электронный формат становится de‑facto стандартом в России, а в Беларуси физические лица‑предприниматели освобождены от обязательного ведения бумажных книжек.

Если ваш бизнес уже использует КЭДО или планирует внедрить его в ближайшее время, переход на электронную трудовую книжку – логичный шаг, который сократит административные издержки и повысит прозрачность кадрового учёта. Для небольших компаний и индивидуальных предпринимателей целесообразно начать с двойного учёта, а затем постепенно отказываться от бумажных форм.

Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Источники: Министерство труда и социальной защиты РФ, Министерство труда и социальной защиты Республики Беларусь, КонсультантПлюс, Приказ Минтруда РФ № 320н (2025), официальные сайты Госуслуг и банковских порталов.