Вопрос о том, когда и как вносить запись в трудовую книжку, возникает у большинства работодателей и работников.
Ни одна запись не должна быть сделана «по желанию», она обязана соответствовать законодательству РФ и Порядку ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда России № 320н от г.). В этой статье мы подробно разберём, какие случаи требуют обязательного внесения записи, какие правила действуют для бумажных и электронных книжек, как правильно оформить запись и что делать в случае ошибки.
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – общие требования к оформлению трудовых отношений.
- Приказ Минтруда России № 320н от г. – Порядок ведения и хранения трудовых книжек.
- Федеральный закон № 273-ФЗ «Об электронных трудовых книжках» (вступил в силу г.).
Согласно этим актам запись в трудовую книжку вписывается только в случаях, предусмотренных ТК РФ и Порядком 320н. Любая запись без соответствующего приказа или заявления считается недействительной.
Кто обязан вести бумажную трудовую книжку?
Бумажную трудовую книжку обязаны вести:
- Работники, принявшие трудовую книжку до г., если они отказались от перехода на электронный формат.
- Работники, трудоустроенные до г., у которых уже есть старый образец книжки – в этом случае записи вносятся в существующую книжку, а при её заполнении используют вкладыши.
Если работник перешёл на электронную трудовую книжку, то записи вносятся в электронный реестр, а бумажная книжка более не используется (за исключением случаев, когда работник вновь отказывается от электронного формата).
Какие события требуют обязательной записи?
В трудовую книжку вносятся записи о следующих событиях:
- Приём на работу (полный/частичный рабочий день, срочный/бессрочный договор, перевод).
- Перевод на другую должность, в другое подразделение, изменение условий труда.
- Повышение квалификации, получение нового квалификационного разряда.
- Награждения, премии, присвоение государственных наград.
- Увольнение (по собственному желанию, по инициативе работодателя, по соглашению сторон).
- Приостановление действия трудового договора (отпуск без сохранения заработной платы, командировка).
- Восстановление на работе после увольнения.
Каждая запись должна сопровождаться соответствующим приказом работодателя (или заявлением работника в случае увольнения по собственному желанию).
Как правильно оформить запись: пошаговая инструкция
Шаг 1. Подготовка приказа
Приказ оформляется в соответствии с образцами, утверждёнными в организации, и подписывается руководителем (или уполномоченным лицом). В приказе указываются:
- Дата и номер приказа;
- Полные ФИО работника;
- Основание записи (приём, перевод, увольнение и т.д.);
- Сведения о должности, ставке, дате начала (и, если применимо, окончания) работы;
- Подпись руководителя и печать организации.
Шаг 2. Заполнение полей в трудовой книжке
Трудовая книжка имеет фиксированный набор полей (см. образец ниже). Заполняются только печатными буквами, без исправлений.
Шаг 3. Подпись работника
Работник ставит подпись в графе «Подпись работника» сразу после внесения записи. Это подтверждает согласие с данными.
Шаг 4. Выдача книжки
После внесения записи работнику выдают книжку «на руки». Если запись делается в электронном виде, работнику предоставляется доступ к личному кабинету в системе «Электронная трудовая книжка».
Образец записи о приёме на работу (2026 г.)
Графа 1. Дата приёма: Графа 2. Наименование организации: ООО «Пример», ИНН 7701234567 Графа 3. Должность: инженер‑технолог Графа 4. Основание: приказ № 45/2026 от Графа 5. Ставка: 1,0 Графа 6. Срок испытательного периода: 3 месяца Графа 7. Подпись работника: ___________________
Если в графе 4 указаны неверные реквизиты приказа, запись не считается ошибкой и её нельзя зачеркивать. Нужно оформить дополнительную запись в следующей свободной строке, указав правильные реквизиты и пометив «Исправление».
Как исправлять ошибочные записи
- Не зачеркивать запись. По Порядку 320н запись в трудовой книжке нельзя зачеркивать.
- Внести дополнительную запись в следующую свободную строку с пометкой «Исправление».
- Указать в графе 4 правильный номер и дату приказа, а также добавить комментарий (например, «Запись исправлена , приказ № 78/2026»).
- Подписать исправление работником и руководителем.
Если ошибка была допущена в самом приказе (например, в нём указана неверная дата), в графе 4 указывается дата и номер отменяющего приказа.
Переход на электронную трудовую книжку
С 2025 года большинство организаций переводят сотрудников на электронный формат. При переходе необходимо:
- Получить согласие работника (если он не отказался от электронного формата).
- Сделать запись в бумажной книжке о переходе (по образцу: «Переведено в электронный формат , приказ № 102/2025»).
- Зарегистрировать запись в системе «Электронная трудовая книжка».
- Выдать работнику подтверждение о переходе (скриншот/распечатка из системы).
Если работник отказался от электронного формата, он сохраняет бумажную книжку, и все дальнейшие записи вносятся в неё.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Можно ли вносить запись в трудовую книжку без приказа?
Нет. Любая запись должна быть основана на документе (приказе, заявлении работника, договоре). Без этого запись считается недействительной.
Вопрос: Что делать, если в книжке закончились свободные строки?
Оформляют вкладыш в той же трудовой книжке. Вкладыш заполняется теми же полями, что и основная книжка.
Вопрос: Можно ли исправить запись, используя корректирующую ленту?
Нет. По Порядку 320н исправления допускаются только в виде новой записи. Корректирующая лента, стирательная жидкость и зачёркивания запрещены.
Вопрос: Нужно ли ставить печать организации при каждой записи?
Печать ставится только в приказе. В самой трудовой книжке печать не ставится, но иногда работодатели ставят её рядом с подписью руководителя – это не является обязательным требованием.
Запись в трудовой книжке – обязательное действие, регулируемое Трудовым кодексом и Приказом Минтруда № 320н. Важно помнить, что:
- Запись вносится только на основании официального приказа или заявления;
- Для сотрудников, принявших книжку до 2021 г., бумажный формат сохраняется, если они отказались от электронного.
- Ошибки исправляются только новой записью, а не зачёркиванием.
- При переходе на электронный формат обязательна запись о переходе в бумажной книжке;
Соблюдая эти правила, работодатель гарантирует законность трудовых отношений, а работник – корректное оформление своей трудовой истории.
Автор: ваш помощник по трудовому праву. Дата публикации: .