Вопрос о том, когда и на каких основаниях трудовая книжка выдается работнику на руки, является одним из самых частых как у начинающих, так и у опытных кадровиков. Долгое время законодательство строго регламентировало этот процесс, но со временем нормы изменились. В данной статье мы подробно разберем, в каких случаях оригинал документа покидает сейф работодателя, какие для этого нужны основания и как правильно оформить процедуру, чтобы избежать штрафов.
Главное правило: когда выдается трудовая книжка
Если отвечать на вопрос кратко, то традиционно трудовая книжка выдается работнику на руки в день его увольнения (прекращения трудового договора). Это прямая обязанность работодателя, и задержка выдачи документа в этот день грозит серьезными санкциями.
Однако жизнь и законодательство не стоят на месте. Существуют ситуации, когда выдать оригинал на руки необходимо не только при увольнении, но и в период работы сотрудника в компании.
Выдача трудовой книжки работающему сотруднику
Ранее законодательно был закреплен запрет на выдачу оригинала трудовой книжки работающему сотруднику. Но с 1 января 2015 года ситуация изменилась. Сейчас работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку на руки по запросу работника, который продолжает трудиться в организации.
Основание для выдачи оригинала
Чтобы получить оригинал документа, сотрудник должен обратиться к работодателю с заявлением в свободной форме. В заявлении обязательно должна быть указана цель получения трудовой книжки на руки. Чаще всего такой целью является предоставление документа в орган обязательного социального страхования (например, для назначения пенсии или социальных выплат). Это требование подкрепляется письмом Роструда от № ПГ/25181-6-1.
Сроки выдачи и возврата
Закон устанавливает четкие временные рамки для кадровика:
- Выдача: Кадровик обязан выдать трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня получения от работника соответствующего запроса (заявления).
- Возврат: Те же самые 3 рабочих дня даются работнику на возврат оригинала трудовой книжки работодателю после того, как цель получения будет достигнута (например, после возвращения из фонда социального страхования).
Выдача трудовой книжки при увольнении
Прекращение трудовых отношений — это основной случай, когда работодатель обязан обеспечить выдачу трудовой книжки на руки в месте исполнения трудовых обязанностей.
- В документ вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса РФ.
- Работник расписывается в личной карточке и в самой трудовой книжке (а также в книге учета движения трудовых книжек).
- Документ выдается на руки в последний рабочий день.
Особый случай: смерть работника
В случае трагического исхода — смерти работника — трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку. Также допускается вариант высылки документа по почте, если от родственника поступило соответствующее письменное заявление.
Как правильно оформить выдачу оригинала
Выдавая оригинал бумажного документа, работодатель несет ответственность за его сохранность. Чтобы обезопасить себя от возможных претензий и штрафов со стороны трудовой инспекции, необходимо соблюдать строгий порядок оформления:
- Заявление работника. Обязательно наличие письменного запроса с указанием цели (если это не увольнение).
- Ксерокопия документа. Выдавая оригинал, работодателю следует сделать ксерокопию трудовой книжки и оставить её в своем архиве. Это позволит подтвердить стаж сотрудника в случае утери им оригинала.
- Расписка о получении трудовой книжки на руки. Это критически важный документ! Расписка подтверждает факт передачи оригинала и снимает с работодателя ответственность за сохранность книжки в период её отсутствия в сейфе.
Ответственность за невыдачу
Невыполнение требований законодательства чревато для компании негативными последствиями. Если трудовая книжка не была выдана работнику на руки в установленный срок (в день увольнения или в течение 3 дней по запросу), работодателю может грозить:
- Административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.
- Обязанность возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться (согласно ст. 234 ТК РФ). Это может выражаться в выплате среднего заработка за все время вынужденного прогула.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С переходом на электронные трудовые книжки вопрос выдачи оригинала приобрел новые нюансы. Сведения о трудовой деятельности теперь формируются в электронном виде. Тем не менее, если работник выбрал бумажный формат ведения или не отказался от него, на него распространяются все описанные выше правила. Если же сотрудник перешел исключительно на ЭТК, он имеет право подать заявление, и работодатель также обязан выдать ему на руки бумажную трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления. В этом случае в бумажный бланк вносится соответствующая запись о подаче заявления о переходе на электронный формат.