Вопрос о том, кто имеет право ставить подпись в трудовой книжке при увольнении генерального директора, часто вызывает споры среди руководителей и специалистов по кадрам. Ответ зависит от того, есть ли в организации назначенное лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, и от того, был ли издан соответствующий приказ.
Кто является ответственным за ведение трудовых книжек?
Согласно п. 2.2 Инструкции по ведению трудовых книжек и п. 35 Правил, в первую очередь в трудовую книжку вносится подпись работодателя или лица, ответственного за выдачу и ведение трудовых книжек. Если в организации нет отдельного кадрового отдела, эта роль может быть возложена на:
- генерального директора;
- уполномоченного сотрудника, подпись которого указано в приказе о приеме на работу;
- любого другого лица, которое явно указано в локальных нормативных актах как ответственное за кадровую документацию.
Если такой человек не назначен, то в отсутствие кадровой службы подпись может ставить любое лицо, чья подпись уже стоит в приказе о приеме на работу (например, сам директор).
Пример из практики
В случае, когда в организации работает только один сотрудник – генеральный директор, подпись в трудовой книжке ставится им же, поскольку он одновременно является и работодателем, и ответственным за ведение кадровых документов.
Кто подписывает запись об увольнении директора?
Запись о прекращении трудовых отношений в трудовой книжке заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью организации (если она есть).
Если в организации есть назначенный ответственный
Когда в приказе о приеме на работу указано, что специалист по кадрам или иной сотрудник отвечает за ведение трудовых книжек, он имеет полное право ставить подпись при увольнении любого работника, включая директора.
Если ответственного нет
Если официального приказа о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек, не издавался, то подпись может ставить любое лицо, подпись которого уже присутствует в приказе о приеме на работу. Чаще всего этим лицом является сам директор.
Пример из официальных разъяснений
По материалам Роструда (Письмо от № 1143‑ТЗ) в случае отсутствия кадровой службы запись об увольнении в трудовых книжках может быть заверена генеральным директором лично.
Может ли подпись ставить специалист по кадрам?
Да, специалист по кадрам может ставить подпись в трудовых книжках, если ему официально переданы полномочия по ведению кадровой документации. Это подтверждается:
- Приказом о назначении ответственного за ведение трудовых книжек;
- Пунктом 2.2 Инструкции, где указано, что лицо, ответственное за выдачу и ведение трудовых книжек, подписывает первую страницу (ьный лист) и последующие записи.
Если же такой приказ не издавался, специалист по кадрам не имеет права самостоятельно ставить подписи в трудовых книжках.
Требуется ли подпись самого работника?
В соответствии с общими требованиями к оформлению трудовых книжек, каждая новая запись должна быть уведомлена работником – он подписывает свою личную карточку, где повторяется внесенная запись. Однако подпись самого работника в книге не обязана стоять рядом с записью об увольнении; достаточно подписи лица, ответственного за её оформление.
Что делать, если директор находится в отпуске?
Если директор ушел в отпуск и его обязанности временно исполняет заместитель, но при этом не было отдельного приказа, позволяющего ему подписывать кадровые документы, то:
- Подпись может ставить заместитель, если в локальных нормативах указано, что он уполномочен вести трудовые книжки;
- В противном случае подпись должна ставить директор (после возвращения из отпуска) или лицо, чья подпись уже присутствует в приказе о приеме на работу.
Краткие рекомендации для руководителей
- Определите, кто официально назначен ответственным за ведение трудовых книжек (приказ, локальный нормативный акт).
- Убедитесь, что в приказе о приеме на работу указана подпись этого лица – она будет основанием для последующего оформления записей.
- При отсутствии назначенного лица подпись может ставить любой сотрудник, чья подпись уже присутствует в приказе о приеме.
- При увольнении директора используйте подпись работодателя или уполномоченного лица, а также печать организации.
- Не забывайте о необходимости уведомить работника о внесенной записи и зафиксировать её в его личной карточке.
Подпись в трудовой книжке при увольнении генерального директора ставится лицом, ответственным за ведение кадровой документации; Если такой человек официально назначен, он может ставить подпись независимо от того, является он директором, специалистом по кадрам или другим сотрудником. В случае отсутствия официального назначения подпись может ставить любое лицо, подпись которого уже содержится в приказе о приеме на работу – чаще всего это сам директор.
Соблюдение этих правил позволяет избежать юридических рисков и обеспечить правильное оформление кадровых документов в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и разъяснениями Министерства труда.