Вопрос о том‚ кто имеет право ставить подпись в трудовой книжке работника и как правильно её заверять‚ часто вызывает споры между HR‑специалистами‚ руководителями и самими сотрудниками. В 2026 году нормы ТК РФ и разъяснения Минтруда дают чёткие рекомендации‚ которые необходимо соблюдать‚ чтобы избежать ошибок при оформлении документа.
Кто может вносить записи в трудовую книжку?
Согласно п. 2.2 Инструкции по ведению трудовых книжек и п. 35 Правил‚ в первую очередь в ьный лист (страницу с данными работника) вносят только те лица‚ которые официально назначены на эту ответственность.
- Ответственный за ведение трудовых книжек – обычно это специалист по кадрам или руководитель отдела кадров.
- Если приказ о его назначении не издавался‚ такие записи делать нельзя.
Таким образом‚ без официального приказа о назначении ответственного лица введённые записи не имеют юридической силы.
Как правильно ставить подпись?
Подпись ответственного лица размещается в графе 3 ьного листа после заполнения сведений о работе. При этом необходимо указать:
- ФИО подписи.
- Должность лица‚ ставящего подпись.
- Дата подписи.
Если в организации используется печать‚ её оттиск ставится рядом с подписью.
Как заверить копию трудовой книжки?
Копии трудовых книжек часто требуются для:
- перерасчёта стажа;
- расчёта надбавок за выслугу лет;
- других штатных процедур.
В 2026 году порядок заверения копий регламентирован следующим образом:
- После заполнения раздела «Сведения о работе» о прекращении трудового договора делается отступ в одну строку.
- В графе 3 копии ставится подпись лица‚ оформившего запись‚ с указанием его должности.
- Подпись сопровождается расшифровкой и датой.
- Если в организации есть печать‚ её оттиск ставится рядом с подписью.
Для руководителей подразделений достаточно написать слово «Верно»‚ указать должность того‚ кто заверяет копию‚ и поставить подпись с расшифровкой.
Электронные трудовые книжки
Электронная форма СТД‑Р выдаётся в двух случаях:
- при переходе на электронный документооборот;
- по требованию работника.
Заверение такой копии происходит тем же способом – подписью ответственного лица и отметкой о дате.
Подпись при увольнении директора и других руководителей
При увольнении директора или иных руководителей часто возникает вопрос‚ кто может ставить подпись в их трудовых книжках.
- Подпись может ставиться либо от имени работодателя‚ либо от имени работника‚ ответственного за ведение трудовых книжек.
- Важно‚ чтобы подпись была поставлена в соответствии с приказом об увольнении и сопровождалась расшифровкой.
В случае‚ когда в доверенность включено право заверять записи в трудовых книжках‚ подпись может ставиться даже без отдельного приказа.
Практические рекомендации для HR‑специалистов
Чтобы избежать ошибок‚ следуйте этим простым правилам:
- Проверьте наличие официального приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек.
- Убедитесь‚ что подпись ставится в графе 3 ьного листа и сопровождается должностью и датой.
- При заверении копий используйте образцы из 2026 года‚ чтобы соблюсти требования к оформлению.
- Если используется печать‚ не забудьте поставить её оттиск рядом с подписью.
- Для электронных копий соблюдайте те же требования к подписи и датировке.
Частые ошибки
- Подпись ставят без указания должности.
- Отсутствует дата подписи.
- Подпись ставится без официального приказа о назначении ответственного.
- Не ставят печать‚ когда она обязательна.
Подпись в трудовой книжке – это не просто формальность‚ а юридически значимый акт‚ который подтверждает законность внесённых записей. Правильное оформление подписи и её заверение гарантирует:
- соответствие ТК РФ и локальным нормативным актам;
- отсутствие рисков при проверках трудовой инспекции;
- упрощение дальнейшего использования копий документа.
Следуя рекомендациям‚ изложенным выше‚ вы сможете без проблем вести учётные документы‚ а работники получат корректные сведения о своей трудовой истории.