Вопрос о том, можно ли взять трудовую книжку в руки во время отпуска, часто возникает у сотрудников, которые планируют уйти в длительный отпуск с последующим увольнением. Ответ зависит от нескольких нюансов, регулируемых Трудовым кодексом РФ и практикой кадровых отделов.
Что говорит закон?
Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовая книжка выдается работнику в последний рабочий день отношений. При этом:
- Если работник уходит в отпуск с последующим увольнением, выдача книжки должна произойти в последний день отпуска, то есть непосредственно перед увольнением.
- В случае, когда увольнение происходит в последний день отпуска, работодатель обязан выдать трудовую книжку в тот же день, когда сотрудник официально прекращает работу.
Таким образом, взять трудовую книжку «на время отпуска» нельзя, если это не предусмотрено специальным соглашением сторон. Книжка передаётся только после окончания всех выплат и составления приказа об увольнении.
Исключения
В практике встречаются случаи, когда работодатель предоставляет сотрудникам временную выдачу следующего документа:
- Копию записи в трудовой книжке (например, при необходимости подтвердить стаж для получения кредита).
- Электронную форму записи, если она оформлена в электронном виде.
Однако такие копии не заменяют оригинал, а лишь служат подтверждением данных до момента получения полной книжки.
Как правильно оформить выдачу в случае отпуска с последующим увольнением?
Чтобы избежать споров и юридических проблем, рекомендуется соблюдать следующий порядок действий:
- Подготовка приказа об увольнении. Приказ должен быть подписан и датирован.
- Оформление расчётов. Выплата всех начислений, компенсаций и отпускных должна быть произведена в последний рабочий день.
- Выдача трудовой книжки. В последний день отпуска (т.е. в последний рабочий день сотрудника) работодатель передаёт оригинал трудовой книжки.
- Подтверждение получения. Сотрудник подписывает акт приёма‑передачи, где указывает, что книжка получена в полном объёме.
Если по какой‑то причине сотрудник хочет забрать книжку раньше, необходимо оформить письменное согласование с работодателем, в котором фиксируется, что выдача будет произведена в установленный срок, а до этого сотрудник получает лишь копию записи.
Что делать, если работник уже ушёл в отпуск, а трудовая книжка ещё не выдана?
В этом случае возможны два варианта:
- Выдача в последний день отпуска. Работодатель обязан предоставить книжку в последний день отпуска, даже если сотрудник уже находится в отпуске.
- Отсрочка выдачи. Если по объективным причинам (например, задержка расчётов) выдача не может быть произведена в последний день, работодатель обязан уведомить сотрудника о дате выдачи и предоставить письменное объяснение.
Важно, чтобы в обоих случаях выдача происходила до начала следующего периода работы (если он наступает) и не нарушала сроки, установленные Трудовым кодексом.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли взять трудовую книжку в отпуск, чтобы показать её будущему работодателю? – Нет, оригинал нельзя брать с собой в отпуск, так как это может привести к потере документа. Вместо этого лучше попросить у работодателя копию записи или выдать книжку в последний рабочий день.
- Что делать, если я потерял трудовую книжку? – При утере необходимо обратиться в отдел кадров для оформления дубликата. Дубликат оформляется на основании приказа и копий записей.
- Можно ли оформить увольнение без выдачи трудовой книжки? – Нет, выдача трудовой книжки обязательна в последний рабочий день увольнения, независимо от причины увольнения.
- Трудовую книжку выдают в последний рабочий день, то есть в последний день отпуска, если он сопровождается увольнением.
- Забирать книжку «на время отпуска» нельзя, если только работодатель не предоставил письменного согласия и оформил соответствующую процедуру.
- Все действия должны быть задокументированы: приказ, расчёт, акт приёма‑передачи.
Соблюдение этих требований гарантирует, что процесс увольнения пройдёт без нарушений трудового законодательства и без риска потери важного документа, такого как трудовая книжка.