Вопрос о том, нужно ли вносить запись в трудовую книжку при временном исполнении должностных обязанностей, часто возникает у руководителей и специалистов по персоналу. Ниже представлено подробное разъяснение, подкреплённое нормативными актами, практикой и примерами.

Когда требуется запись о временном исполнении обязанностей?

Согласно разъяснениям КонсультантПлюс (2026) и другим источникам, запись в трудовую книжку вносится в следующих случаях:

• Приём сотрудника на временно исполняющую обязанности по срочному трудовому договору, когда эта работа становится его основной;
• При временном переводе сотрудника в другую позицию (например, в связи с отпуском, болезнью, командировкой и т.п.);
• При признании временного перевода постоянным – тогда вносится отдельная запись о начале временного перевода.

Если же временное исполнение является лишь частью основной работы (например, исполнение обязанностей заместителя одновременно с текущей должностью), запись в трудовую книжку не обязана вноситься.

Как правильно оформить запись?

Форма записи регламентируется Трудовым кодексом РФ и внутренними нормативными актами организации. Пример оформления:

С по исполняла обязанности по должности
бухгалтера по расчету заработной платы в порядке исполнения обязанностей

временно отсутствующего сотрудника наряду с работой, определенной
трудовым договором от 348, с доплатой в размере 20 000 рублей
(приказ от 5).

В графе 1 (раздел «Сведения о работе») указывается порядковый номер записи, в графе 2 – дата фактического начала исполнения обязанностей, в графе 3 – наименование новой должности.

Если временный перевод признаётся постоянным, в трудовую книжку вносится запись о переходе в постоянную должность, как описано в пункте III КонсультантПлюс.

Примеры разных вариантов записей

Замена главного бухгалтера

Запись может выглядеть так:

С по исполняла обязанности главного бухгалтера
временно, одновременно с работой, определённой трудовым договором от
 12. С доплатой в размере 30 000 рублей (приказ от 3).

Исполнение обязанностей секретаря в отпуске

Приём на период отпуска основного секретаря оформляется так:

С по исполняла обязанности секретаря
временно в связи с отпуском главного секретаря, с доплатой 15 000 рублей
(приказ от 7).

Временное исполнение обязанностей начальника отдела

Согласно разъяснению Онлайнинспекции (2025), отдельная запись о временном исполнении обязанностей не допускается, если только сотрудник не был официально назначен на эту должность по трудовому договору.

Что не требует записи?

В следующих ситуациях в трудовую книжку не вносят отдельную запись о временном исполнении обязанностей:

1. Когда сотрудник продолжает выполнять свои текущие обязанности и одновременно временно исполняет задачи другого подразделения, но не получает новой должности;
2. При временном переводе, который не оформлен как отдельная должность (например, временный исполнитель обязанностей в рамках текущей должности);
3. Если перевод имеет лишь временный характер и не оформлен приказом о переводе.

В таких случаях достаточно отразить изменения в служебных документах (приказах, распоряжениях), а в трудовой книжке оставить прежнюю запись.

Как оформить доплату за временное исполнение?

Доплата за временное исполнение обязанностей указывается в записи и в приказах. Пример:

С по исполняла обязанности бухгалтера по расчету заработной платы
в порядке исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника
наряду с работой, определённой трудовым договором от 348,
с доплатой в размере 40 000 рублей (приказ от 5).

Доплата оформляется отдельным пунктом в приказе и отражается в расчётных документах.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли одновременно вести две записи о временном исполнении? – Да, если сотрудник исполняет обязанности по нескольким вакантным позициям, но каждая запись оформляется отдельно.
• Нужна ли подпись сотрудника под записью? – Подпись не обязана, но рекомендуется для подтверждения согласия.
• Как вести учёт в электронных кадровых системах? – В электронных системах обычно создаётся отдельный документ «Запись о временном исполнении обязанностей», привязываемый к кадровому файлу сотрудника.

Запись в трудовую книжку о временном исполнении обязанностей внести обязательна, когда:

1. Сотрудник официально назначен на другую должность по срочному трудовому договору;
2. Временный перевод признан постоянным;
3. Запись отражает начало и окончание периода исполнения обязанностей.

В противном случае (когда сотрудник просто временно выполняет задачи без изменения должностного статуса) отдельная запись в трудовую книжку не требуется.

Правильное оформление и своевременное внесение записей позволяют избежать юридических рисков и обеспечить прозрачность кадровых отношений.

Автор: кадровый специалист, 2026 год.